Implementando un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos: antes, durante y después

No podemos negar que la producción documental actual es, en gran medida, en soportes electrónicos. Sin importar si se trata de una entidad pública o privada, este es el común denominador. Así como también lo es, que la Gestión Documental se sigue centrando en los documentos que se producen o reciben en soportes análogos y por ello, la gestión de documentos electrónicos actual, es un camino casi seguro a un alzheimer digital, pero luego hablaremos de ello. Hoy quiero hablar sobre qué hacer antes, durante y después, tal y como el título del post lo sugiere.

Leer más

3 propuestas de valor del consultor de gestión documental

Uno de los lamentos más recurrentes entre quienes nos dedicamos a la gestión documental es que no se visibiliza ni valora nuestro trabajo. “¿Archivero? ¿Consultor de gestión documental? ¿Eso qué es?”, son palabras que escuchamos demasiado a menudo. Leer más

¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?

Contar con un buen sistema de gestión documental (y saberlo utilizar de manera correcta), ayuda claramente a mejorar la productividad, consiguiendo mayor eficacia en las gestiones asociadas al uso de la información. Aporta dos tipos de ahorro básicos en el día a día de cualquier empresa, sea del sector que sea: ahorro de tiempo (toda la documentación es más fácil de localizar y se reducen los tiempos de respuesta de manera muy significativa) y ahorro de costes (espacios específicos dedicados al archivo, personal y otras acciones asociadas: reducción papel, toner para imprimir…) Leer más

4 funciones principales de la gestión documental

Nuestro último post ha tenido un gran éxito de visitas y de comentarios. Recogemos, por ello, algunos de ellos en esta entrada a modo de resumen, que nos ha facilitado nuestro amigo y experto en gestión documental Sergio Gómez. Leer más

Lo que Iron Man le aportaría a la Gestión Documental

Pensar en cómo será la Gestión Documental
en un futuro no muy lejano es un ejercicio que deberíamos hacer todos los días. No sólo como ejercicio imaginativo, sino como una forma de visualizarnos como profesionales capaces de brindar soluciones efectivas, independientemente de los cambios tecnológicos que vengan. Leer más

10 Buenas prácticas para la implementación de un software de gestión documental

Cuando hablamos de instalar un nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, nos enfrentamos a una triste realidad: suelen ser más los fracasos que los aciertos. Y esto es, en gran medida, por el cambio cultural que dicho proceso supone. Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta. Leer más

RATIOS DE ARCHIVOS 2. Búsqueda de valores

Jano Archivos y Gestión nos trae la fórmula para controlar el funcionamiento del Sistema de Archivos de forma global, detectar desviaciones, y defender de forma clara y transparente la rentabilidad económica de los documentos que lo forman. Leer más

RATIOS DE ARCHIVOS

En un interesante trabajo de Carlos Alcalide Martín-Calero, Jefe de Servicio de Archivo de la Diputación de Valladolid, nos introducía en los “INDICADORES DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN LOCAL”, en el que se pretende establecer modelos de indicadores para evaluar y planificar la gestión de un archivo, que desde nuestro punto de vista es aplicable a cualquier archivo, tanto público como privado. Leer más