RATIOS DE ARCHIVOS; 3. ¿Por qué esta fórmula?.

No os perdáis una nueva colaboración de los expertos en gestión documental Jano Archivos y Gestión.

Para aquellos que siguen nuestros post (ratios de archivos 1 y ratios de archivos 2), y que desde aquí queremos agradecer su fidelidad y paciencia, les pudo resultar una tanto arriesgada nuestra propuesta de fórmula que hicimos en nuestra última colaboración, es por ello que vamos a intentar explicar brevemente la justificación de la misma, y de paso realizar una disculpa al efecto.

Con una breve revisión de nuestra propuesta, se identificará rápidamente nuestra fórmula como dentro de la familia de las fórmulas de Variación de Costo, y que a su vez nos ayudará a identificar el llamado Índice de Desempeño de Costo adaptado por nosotros a los archivos, veámoslo a continuación.

Qué es un Costo Real

Primeramente debemos definir lo que es un Costo Real, y que se expresa en la fórmula como los costes de descripción, costes de acceso o consulta u costes de conservación, aunque se puede ser más explícito y detallista en hacer relación de los mismos, no nos vamos a extender, pero debemos tener claro que es el costo total incurrido por el trabajo realizado en los principales procesos propios de un Sistema de Archivos sobre un fondo o grupo documental en un periodo concreto, es decir, el monto total de dinero gastado entre unas fechas predefinidas. Gastos asociados a la descripción, clasificación y ordenación, traslados de documentación, signaturación, adquisición de mobiliario, adecuación de instalaciones, costes asociados a la realización de las consultas, o la conservación de los documentos.

El Costo Real se calcula tomando la sumatoria de todos los gastos de los procesos, actividades y elementos en un periodo determinado y sobre fondos o grupos documentales de archivo concretos.

La Variación de Costo en la gestión es la desviación que se puede encontrar entre el presupuestado para el funcionamiento de un Sistema y los costos reales en los que se incurre. Si la diferencia es negativa, significa que el gasto real está por encima de su presupuesto, por lo cual, está costando el Sistema más de lo que se tenía planificado en un principio. De esta forma se puede analizar
el desempeño del costo del Sistema de Archivo ó de un proceso/elemento concreto asociado.

Llegamos aquí a la parte molar, explicar el
Índice de Desempeño para esta fórmula asociada a los archivos.

Índice de Desempeño

Entendemos el Índice de Desempeño como la medición de la costo-eficiencia de los recursos presupuestados con respecto a los beneficios generados en la Consulta o la disponibilidad de los documentos, expresada como el cociente (ratio) del Valor ganado al Costo real.

En la práctica el Índice de Desempeño de costo especifica cuanto se está ganado por la diferencia existente entre el presupuesto ejecutado para el mantenimiento y funcionamiento de un Sistema de Archivos, en relación con el dinero que se está revirtiendo a la organización en virtud de los gastos en los que no se incurren por la disponibilidad de los documentos a los que puede acceder y disponer, y que su ausencia, implicarían gastos extras para subsanar las deficiencias de las situaciones que han generado la necesidad del acceso a dichos documentos. Recordemos aquí que los documentos son testimonio fehaciente de gestiones, hechos, obligaciones y derechos adquiridos por la entidad que los produce.

Es entonces cuando hacemos la siguiente formulación;

Pero es aquí también donde debemos disculparnos por un error que se deslizó en nuestro post anterior, ya que al exponer la fórmula y antes de pasar a aclarar el significado de las distintas variables de la misma deberíamos haber explicado claramente que los gastos de mantenimiento y actividad NO DEBEN SUPONER MÁS DEL 15% DE LOS BENEFICIOS GENERADOS POR LA CONSULTA, y que se prescindió de dicha explicación para exponerla en este post.

Por supuesto que esta frontera del 15% puede variar según la documentación tratada, o el momento y recursos en los que se encuentre el Sistema de Archivo, pero sí que la entendemos como referencia general para un primer escenario al que llegar para luego ir reduciéndola, o generar patrones y escenarios de donde se puedan establecer unos valores a las ratios de los principales procesos de un Sistema de Archivos, valores que por otra parte que nos facilitarían datos objetivos, concretos, pertinentes y comprensibles.