Aceptar

Este sitio web utiliza cookies para obtener datos estadísticos de la navegación de sus usuarios. Si continúas navegando, consideramos que aceptas su uso Ampliar información

Actualidad neodoc

La cuestión de costes no debe ser una excusa para la implementación de un buen sistema de gestión documental


Published 10 de Julio de 2017 08:57

Pedro CabreraSegún Pedro Antonio Cabrera Hernández , director de Gestión Documental y Archivo del Ayuntamiento de Tinajo, "sin una adecuada gestión documental podemos poner en riesgo la propia viabilidad de nuestra empresa". Por ello, desde su punto de vista, "los costes no deben ser excusa para implementar un buen sistema de gestión documental".

1- Buenos días, Pedro. ¿Como de importante es la gestión documental hoy día para las empresas?

Es de máxima importancia, sería del todo inaceptable que en el seno de una empresa no existiera una política de gestión documental. Debemos ser conscientes de que la gestión de documentos no es sólo la incorporación de tecnología sino la implantación de un proceso continuo para el control eficaz de la producción de documentos, que requerirá de un análisis previo que permita una contestación precisa a estratégicos interrogantes: ¿Qué documentos?, ¿en qué momento?, ¿cómo?, ¿en qué entorno? y lo más importante, ¿durante cuánto tiempo?. Las respuestas deberían revelar las necesidades informativas que nos permitan perfilar nuestra estrategia operativa en cuanto a la gestión de documentos. 

2- Por otro lado, no hay que olvidar que el mundo de la empresa debe adaptarse a los nuevos cambios legislativos...

Exacto. Ahora la empresa es sujeto obligado a relacionarse con la administración por medios electrónicos y eso implica un profundo cambio en la forma a la que se tendrá que enfrentar a los nuevos requisitos que implica la realización de su objeto de negocio, que no podrá llevar a cabo sin un sistema de gestión documental que le permita dar cuenta de todas aquellas evidencias que proporcionan valor a la empresa y teniendo en cuenta el contexto donde se inscribe el mundo empresarial, el documento debe entenderse como un activo más de la organización, pues este se producen como reflejo de transacciones de negocio, un término mucho más amplio que tramite y que, por tanto, requiere de un modo distinto de conceptualizar una adecuada gestión documental.

La cuestión de costes no debe ser una excusa para la implementación de un buen sistema de gestión documental

3- ¿Podríamos decir entonces que todas las empresas, grandes y pequeñas, requieren de una gestión documental?

Efectivamente, todas si excepción. Todas ellas producen y reciben documentos, que por otra parte son reflejo, como ya he dicho, de transacciones de negocio, que implican derechos y deberes entre partes. Por supuesto la amplitud del sistema de una pequeña empresa no será el mismo que para una gran organización, pero todas tienen las mismas necesidades y el mercado de software de gestión documental permite que el tamaño de una organización no sea un handicap para una gestión ágil y eficaz de documentos.

4- ¿Qué sale más caro: tener una gestión documental o no tenerla?

La cuestión es simple, sin una adecuada gestión documental podemos poner en riesgo la propia viabilidad de nuestra empresa. La cuestión de costes no debe ser una excusa para la implementación de un buen sistema de gestión documental y para ello podemos optar por el Cloud Computing, una tecnología que nos permite la implementación de un sistema de gestión sin la necesidad de adquirir ni software ni grandes infraestructura tecnológicas lo que se traduce en un ahorro de costes importante, sobre todo para las pymes. Así, la UE ha asumido los servicios en la nube como una solución perfectamente válida para todos los sectores. Por otro lado, no podemos perder de vista que para la utilización de este tipo de servicios deben ser exigibles al proveedor del servicio estrictos requisitos de seguridad puesto que la información no se encuentra en nuestras propias instalaciones. Como contrapartida a la supuesta pérdida de control, obtenemos agilidad, seguridad, eliminación de costes relacionados con el mantenimiento de los sistemas informático, la facilidad para la ampliación de servicios bajo demanda y por último la garantía ante pérdidas de información por motivos de obsolescencia tecnológica, algo que dicho sea de paso, no se suele tener en cuenta.

El futuro del sector reside en la transformación digital

5- Volviendo al tema de la seguridad... ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Un sistema de gestión documental por sí mismo no aporta seguridad, o mejor, no aporta toda la seguridad necesaria que dependerá y mucho de la infraestructura tecnológica donde esté inscrito el sistema. La seguridad de la información va ligada a la gestión, pero se aplica no al sistema de gestión en sí mismo sino a la infraestructura tecnológica que la envuelve y de la cual se alimenta, lo que implica la implementación de fuertes medidas de seguridad no sólo en los servidores, sino además, a cada uno de los terminales que usamos para llevar a cabo nuestras actividades en el seno de la empresa. De todos es conocido los últimos ataques a grandes empresas, al mismo tiempo y lo más asombroso, alrededor de todo el mundo y por medios extremadamente sencillos, como un correo electrónico capaz de encriptar y provocar el caos en el sistema haciendo inaccesible nuestros documentos, dando lugar a la paralización de la organización, pérdida de competitividad y además una merma de la reputación empresarial frente a nuestros clientes que indudablemente podrían verse afectados. Un gestor documental, si va acompañado de un robusto sistema de seguridad aplicado convenientemente, nos debe aportar la suficiente garantías de que nuestros documentos se encuentran a salvo.

6- Si tuvieses que decir sólo una ¿cual sería la mayor ventaja de la gestión documental?

La agilidad en cuanto a la accesibilidad a la información. Un sistema de gestión documental, implementado por profesionales formados en disciplinas informacionales, sean gestores documentales o archiveros, no sólo daría buenos resultados en este sentido, sino que se podría convertir y además sería deseable que así fuera, en base imprescindible para la toma de decisiones, aportando con ello un valor añadido a la gestión.

El principal reto al que tendremos que enfrentarnos será la adecuada conservación de la evidencia electrónica

7- ¿Y el mayor inconveniente?

Como dije al principio el mundo empresarial, como la propia administración, están obligados a producir documentos electrónicos, este hecho implica un profundo cambio cultural en cuanto a lo que hasta ahora se ha tenido por natural en la gestión documental. El hecho de enfrentarse al documento electrónico pasa por profundos cambios, sobre todo en cuanto a la fisicalidad del documento, que ahora deja de existir, obligándonos a pasar de gestionar objetos físicos a gestionar datos. Cuestiones relativamente nuevas como los metadatos o la utilización de firmas electrónicas, el resellado y conservación de las mismas, así como la interoperabilidad necesaria, requerirá de continuada formación de todos y cada uno de los agentes implicados en la gestión documental.

8- ¿Donde crees que reside el futuro del sector?

Sin dudarlo, hacia la transformación digital. Pero para ello es imprescindible entender que no se trata sólo de un cambio de manejo, significa un cambio de concepto, de modelo de funcionamiento, replantear la cuestión de que reproducir en un entorno electrónico los procedimientos utilizados en la convencional gestión de documentos en papel sólo nos llevará a la digitalización de errores, sobre todo conceptuales. Desde luego nos enfrentamos a un gran reto, pero de lograrse, creo que estaríamos tocando el futuro.

La mayor ventaja de la gestión documental tiene que ver con la accesibilidad a la información

9- ¿Y a qué retos habremos de enfrentarnos en ese futuro?

A la adecuada conservación de la evidencia electrónica, ese será el principal reto. Hoy existe un amplio debate en torno a la conservación digital a largo plazo, sobre todo en el seno de la Administración Pública, que obliga a implementar el llamado Archivo Electrónico Único, que por otro lado esta siendo víctima, desde mi punto de vista, de una innecesaria divergencia en cuanto a su definición. Mi posición en cuanto a los requisitos necesarios para la conservación a largo plazo, pasa por entender que sería más prudente pensar, no en el largo plazo, sino en muchos periodos cortos. La tecnología no da indicios de paralización, más bien al contrario, la obsolescencia tecnológica nos obligará a realizar actividades de migración, transferencia entre sistemas, cambios de formatos y todo ello, cada vez, en periodos mas cortos. Un buen modelo de referencia y generalmente aceptado sería un OAIS, bajo la norma ISO 14721, que aunque pone especial énfasis en las necesidades de conservación, en realidad define tanto una estructura funcional como informacional que permite diseñar un archivo digital sobre una base rigurosa y estable cuya reputación conceptual está ampliamente aceptada y fuera de toda duda.

10- Un deseo para el futuro del sector

Que los profesionales de la gestión documental y los archivos nos enfrentemos juntos a la nueva realidad, como es la necesidad de las organizaciones de producir, almacenar y recuperar documentación digital cronológicamente inmediata, que indudablemente implicará nuevas formas de hacer. Creo que debemos analizar ciertos conceptos y adecuarlos a las diferentes realidades archivísticas y ahora que nos encontramos ante la obligación de dar el salto del procedimiento en papel al documento electrónico sería el momento justo para debatir, replantear el estado de la cuestión y orientarnos en la búsqueda nuevos modelos.

  • Neosystems

    Neosystems es un proyecto empresarial que nace a finales del 2004 con el objetivo de convertirse en una ingeniería especializada en la gestión de contenidos empresariales (EMC). La línea definida inicialmente ha sido una máxima en todo momento y, aspectos como la diferenciación, la calidad de servicio y la búsqueda de la excelencia, han permitido que Neosystems sea hoy por hoy, una garantía de profesionalidad.

    Conócenos a fondo

    Aviso legal

  • Twitter

    • Iconhome 8neodoc @neodoc_app

      RT @AdriMedinaC: Aplicación de la gestión documental en un proceso de Recursos Humanos https://t.co/AbXFFGtIKv vía @neodoc_app

    • Iconhome 8neodoc @neodoc_app

      Interesantes noticias en nuestro #newsletter

      • También en las redes sociales

        Contacta con nosotros también a través de Facebook, Twitter, Linkedin, Google Plus o YouTube. Estamos a tu disposición.

        Facebook W  Twitter W  Youtube W  Gplus W  In W

      • Contacta con nosotros

        Para más información sobre neodoc, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Te contestaremos lo antes posible.

        Contacta con nosotros