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neodoc Facturas

Solución neodoc Facturas

Agiliza el proceso de gestión de facturas con la solución neodoc Facturas

El problema

Cuando las empresas generan un gran volumen de documentación la gestión documental se convierte en una auténtica aliada, en un elemento vital a la hora de agilizar los procesos.

Una de las problemáticas más comunes se plantea en un proceso fundamental para todas las empresas: la gestión de facturas de proveedores. Un proceso, en gran parte manual, que acarrea importantes consumos de tiempo y que suele mantener un workflow concreto de validación (visado, conformación, etc.).

neodoc cubre todo el ciclo del proceso de facturas de proveedores, desde la digitalización hasta la entrega, pasando por la captura con OCR y la aprobación

Entre otros problemas, destacan los errores en la recepción y distribución de facturas, los  problemas de espacio, almacenaje y búsqueda de facturas, la  pérdida de tiempo en el proceso de alta manual de facturas, los  errores en la contabilización, la  lentitud en el proceso de verificación, aprobación y recuperación o los  retrasos en el proceso de pago.

La solución

neodoc Facturas

Este proceso de gestión de facturas se puede agilizar gracias a la solución neodoc Facturas.

Automatiza las comunicaciones entre departamentos, evita la pérdida o deterioro de papel y dispón de herramientas de control que aseguren el buen funcionamiento de todo el proceso. Asimismo, gracias al sistema incorporado de digitalización certificada es posible la destrucción física de la factura en papel.

El objetivo de la solución neodoc Facturas es conseguir que los procesos sean lo más automatizados y ágiles posible. Una solución fácil de usar, de evolucionar y de implantar; rápida, con todos los sistemas intervinientes perfectamente integrados y sincronizados; y potente, ya que puede abarcar los procesos presentes y futuros.

Una solución parametrizada para cada empresa, que integra a la perfección los dos módulos de neodoc: neodoc Capture para la digitalización y captura mediante OCR semántico, y neodoc Management para la gestión del ciclo de vida vía web. Éste último, además, se integra con cualquier ERP gracias al uso de su API de integración basada en estándares.

Cómo funciona neodoc Facturas

Cómo Funciona Neodoc Facturas

La solución neodoc Facturas cubre el ciclo completo del proceso de gestión de facturas.

Recepción de las facturas desde diferentes fuentes:

- Recepción de facturas en formato papel: Digitalización certificada. Es el proceso de escaneo de documentos a los que se añade la información de la digitalización a través de un software homologado por la Agencia Tributaria. En este momento las facturas en formato PDF ya tienen validez legal, por lo que se puede destruir el papel.

- Recepción de facturas en formato digital (e-mail). Cada vez son más los proveedores que envían sus facturas en formato electrónico. neodoc cuenta con módulos de integración con correo electrónico (Add-in para MS. Outlook, acceso por IMAP, etc.) que permiten la fácil incorporación de las facturas al proceso. Incluso, cuenta con herramientas para la separación y asignación de archivos adjuntos a facturas como es el caso del Add-in de integración para MS. Outlook.

Captura automática de datos con neodoc Capture: En esta fase se extraen todos los datos de la factura vía OCR semántico (proveedor, nombre, CIF, número de factura, fecha de emisión, totales, fecha y hora de entrada, referencia, líneas de factura, etc.) y se envían a neodoc Management para continuar con el proceso de aprobación o visado.

Workflow de aprobación con neodoc Management: Cuando la información llega al gestor documental ésta se indexa, se archiva, y posteriormente se implementa un workflow de aprobación. En este proceso, es posible activar avisos vía e-mail para informar a los actores asignados al mismo acerca de un cambio de estado. También se pueden definir reglas de negocio para asignar de forma automática a un usuario concreto o a un departamento la función de visado de una.

Envío al ERP para la contabilización: Una vez completado el proceso de aprobación, la factura es enviada al ERP corporativo para su contabilización automática. En algunos casos, el proceso se realiza de forma conjunta entre el ERP y neodoc. Para ello, nuestra gestión documental cuenta con una extensa API de integración.

Ventajas / Beneficios de neodoc Facturas

Sistema completo y potente: neodoc cubre todo el ciclo del proceso de facturas de proveedores, desde la digitalización hasta la entrega, pasando por la captura con OCR y la aprobación. Se puede completar todo el proceso con un único software, optimizando la inversión y evitando engorrosos errores de integración.

Gestión ágil y de fácil uso: La gestión documental neodoc está diseñada para que cualquier usuario se pueda desenvolver con una mínima formación.

Gestión avanzada de permisos: El sistema permite la asignación de permisos de acceso a usuarios y a grupos. También se pueden crear roles para facilitar la gestión.

Motor avanzado de búsqueda: Los usuarios de neodoc pueden buscar documentos filtrando por tipos y campos.

Módulo de etiquetado: El sistema permite el etiquetado de documentos y de cualquier tipología de tipo de datos.

Clasificación lógica: neodoc ofrece gran flexibilidad a la hora de organizar nuestros documentos y de recuperarlos gracias a su estructura de carpetas inteligentes.

Gestión automática de versiones: neodoc permite la gestión avanzada y automatizada de versiones de todo tipo de documentos. Motor de workflow configurable: Es posible tener un workflow para cada tipo de documento. Lo que hace posible un crecimiento futuro de la herramienta hacia otras áreas.

Dashboard configurable por usuario: Los usuarios de la herramienta disponen de un cuadro de mandos que pueden configurar a su gusto. 

Módulo de auditoría: neodoc rastrea y muestra todas las acciones que se realizan sobre un documento, su autor y fecha. La solución neodoc Facturas cubre el ciclo completo del proceso de gestión de facturas.

Módulo de alarmas: neodoc permite configurar alarmas por tipo de dato y por fechas además de poder crear alarmas específicas para un documento individual.

Interfaz ‘responsive’: neodoc Management ofrece un interfaz totalmente adaptado a cualquier dispositivo Smartphone o Tablet. Con neodoc, se pueden aprobar facturas desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.

  • Neosystems

    Neosystems es un proyecto empresarial que nace a finales del 2004 con el objetivo de convertirse en una ingeniería especializada en la gestión de contenidos empresariales (EMC). La línea definida inicialmente ha sido una máxima en todo momento y, aspectos como la diferenciación, la calidad de servicio y la búsqueda de la excelencia, han permitido que Neosystems sea hoy por hoy, una garantía de profesionalidad.

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