“No tener un sistema Compliance es una fuente de conflictos, de riesgos y de pérdida de confianza”

Para la mayoría de los expertos en gestión documental que han participado este mes en nuestra #encuestasneodoc no tener un sistema Compliance es una fuente de conflictos futuros, de riesgos y de pérdida de confianza. Asimismo, los expertos aseguran que con un sofware de Compliance se garantiza la disponibilidad de los documentos, la validez jurídica y la integridad.

Estas han sido sus respuestas:

Montse Nieto asegura que “sin cumplimiento normativo no hay validez jurídica ni integridad en la cadena de confianza”.

Sergio Gómez dice que un sistema Compliance no se enfoca únicamente en gestión de registros. “Va mucho más allá (riesgos, seguridad, continuidad) y garantiza que los registros que son evidencia se mantienen disponibles”. “Creo que es el mismo enfoque de e-discovery”, añade.

MDA Archivos señalan que las ventajas de un sistema Compliance radican en que éste “nos permite identificar y evaluar riesgos asociados al negocio, establecer una guía que identifique deficiencias y formular propuestas de mejora, monitorizar las conformidades (o no), lo que posibilita el reporte de riesgos, proteger la imagen de empresa y darle valor añadido a la marca, permitir un mayor alineamiento de las personas con los objetivos estratégicos y posibilitar que se hagan más y mejores negocios porque se aporta más confianza.

Por su parte, María Jesús Valseca nos comenta que la principal ventaja es poder tener la documentación clasificada bajo normativa y poder encontrarla con eficacia. De igual manera piensa Laura Rosas, quien asegura que “el principal beneficio es tener la información pertinente para toda la organización bien clasificada y controlada”.

Alacaja habla de beneficios incuestionables “la norma nos lleva a cumplir la legalidad y a optimizar recursos a medio y largo plazo”, asegura.

Alfonso Ruiz Cagigal explica que las normas parten del análisis de la función. “En todo caso, el cumplimiento normativo se exige en el sector público, en los pliegos de contratación pública. El cumplimiento normativo (la ley y las normas técnicas como ISO) contribuyen a a estandarizar la oferta de soluciones. Pienso que la Universidad también debe contribuir mediante laboratorios y comparativas, por ejemplo: preocupa la interoperabilidad en el tiempo o perdurabilidad a largo plazo”.

Por útlimo, para Mónica M. Mouton  “Normativo es lo que normaliza un proceso”, por lo tanto, añade, “si los usuarios documentales tienen sistemas normalizados es que tienen un sistema, que es igual a la base”