¿Sabes cuánto cuesta implantar una gestión documental? Te lo contamos

¿Cuánto cuesta implantar una gestión documental? ¡Menuda preguntita lanzamos este mes a nuestros expertos en Encuestas neodoc! Pero es una pregunta que se hacen muchas, muchísimas personas. De hecho, el alto coste del software es una de las leyendas urbanas o mitos que salpican al sector desde hace años. Por ello, en Encuestas neodoc queremos salir de dudas y, para ello, nada mejor que preguntar a los que más saben del tema, a nuestros queridos expertos.

Cierto es que todo depende del tamaño de la empresa y de las necesidades que ésta tenga, porque no es lo mismo implantar una gestión documental en un despacho de abogados que en una multinacional. Pero, ¿A partir de cuánto presupuesto se puede tener una gestión documental en una empresa?, ¿es cierto que se trata de una inversión muy grande a la que pocos pueden hacer frente?, ¿Cuánto cuesta digitalizar un archivo?

Esto es lo que nos han dicho:

¿Cuánto cuesta implantar una gestión documental?

MDA Archivos responde a nuestra pregunta con otra pregunta en la que deja muy clara su opinión y su postura. Dice la empresa y ahí se queda: “¿Y cuánto cuesta no poder recuperar tu propia información a tiempo?. Y es que está claro que la gestión documental es una inversión pero está claro que no hacer dicha inversión puede salir muy caro.

Y precisamente de inversión habla la experta  Susana Verdejo quien asegura que “más que coste, la gestión documental es una inversión”. “Esa es la idea con la que hay que partir”, afirma. Y añade que “Cada proyecto es diferente y no se puede valorar a priori”.

Idea similar tiene también la experta María Jesús Valseca ‏”No debemos hablar de coste, sino de inversión”, explica. “La gestión documental necesita de ella para poder implementarse y funcionar correctamente y con una buena implementación la gestión documental será más factible y a la larga no se verá como un coste, sino como una ayuda”, aclara Valseca.

Desde Jaén nos llega la respuesta de la empresa Alacaja que hace una analogía muy acertada. Dice Alacaja que no son las mismas las necesidades de una familia con tres hijos, que las de una mujer soltera, o las de un equipo de fútbol… Viene a decir que es “imposible valorar el precio sin conocer el volumen de documentos, su workflow y personal disponible y sus capacidades”. Aún así Alacaja de lanza a la piscina y nos da una cifra. Explica la empresa que “lo barato sale caro; pero desde 0.01 céntimos por documentos hasta 7 euros por documento se puede tener una gestión documental”. Todo depende, añade, “del tiempo necesario para una buena planificación, del dinero que cueste la aplicación y del personal y capacitación requeridas”.

 José Luis Carreño también opina que “todo depende de las necesidades de cada organización o entidad”. Explica que “los gastos asociados dependen de las actividades que se vayan a realizar, así como de las cantidades a procesar”.

Por su parte, Sergio Gómez‏ añade otras variantes que también van a afectar al precio de la gestión documental. Estas son: el tiempo, el alcance, el tamaño de la empresa, la infraestructura requerida (desde archivadores hasta sever), las fases… La conclusión de Gómez, sin embargo, como la del resto de los expertos es la misma: “al final sale más costoso no implementar”.

Alfonso Ruiz Cagigal por su parte habla de la implementación en el sector público y explica que en este caso “hablamos de digitalización +exp.electrónico +archivo electrónico, y la inversión está en manos de departamentos TIC”.