El Big Data marcará el futuro del sector de la gestión documental

Hoy hablamos con Felicidad Campal García, Ayudante de Biblioteca en la Biblioteca Pública de Salamanca, coordinadora del Grupo de Trabajo de Alfabetización Informacional del Consejo de Cooperación Bibliotecaria y colaboradora de BiblogTecarios, un espacio colaborativo con noticias y opiniones sobre temas de interés para los profesionales de la Información y la Documentación.

Es Licenciada en Documentación por la Universidad de Salamanca. Sus primeros trabajos en el ámbito bibliotecario los desarrolló en la Fundación Germán Sánchez Ruipérez y en la Biblioteca de la Universidad Pública de Pamplona. Desde 1995 pertenece al Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas, Escala de Ayudantes de Bibliotecas de la Junta de Castilla y León. Ha desarrollado su trabajo en la BPE de Palencia y en la actualidad y, desde hace ya más de 20 años trabaja en la Biblioteca Pública del Estado de Salamanca. Ha impartido cursos y escrito varios artículos sobre: catalogación, servicios de información, formación de usuarios y alfabetización informacional. Desde el año 2000 al 2011 compatibilizó su función de bibliotecaria con la de Profesora Asociada en la Facultad de Traducción y Documentación de la Universidad de Salamanca, donde impartió varias asignaturas como: Servicios Públicos de Información, Formación de Usuarios, Planificación y gestión de Unidades de información. Desde el 2007 coordino el Grupo de Trabajo de Alfabetización Informacional del Consejo de Cooperación Bibliotecaria, cuyo último trabajo ha sido la redacción del Informe: “Integración de las competencias ALFIN/AMI en el sistema educativo: referencias, contexto y propuestas“.

1- Buenos días, Felicidad. Se habla mucho hoy en día de transformación digital. ¿Cuáles son las claves de ésta en las empresas?

Lo único perenne es el cambio, por lo que la transformación digital se escribe con C. C de Cambio en la Cultura empresarial, que nos obliga a Conocer cada vez más a nuestros Clientes (usuarios), Consumidores en cualquier caso. Por otra parte dada la especialización de los sistemas empresariales, es necesario Colaborar con otras empresas para poder dar cobertura a las demandas de los clientes. Es necesario que los responsables de las empresas tengan el Convencimiento de que la transformación digital no es el futuro, es el presente y la implicación de los actores del cambio, es fundamental. Es necesario también que ese liderazgo esté seguido por toda la plantilla de la empresa para lograr el Compromiso individual, considerando que la suma de voluntades comprometidas, genera un compromiso grupal exponencialmente mayor. Para ello es necesario Comunicar a todos los que componen las instituciones lo inevitable del cambio que supone la transformación digital. Además, ese compromiso pasa por dos aspectos no menos importantes: por un lado, la necesidad de; por otro Considerar las nuevas Competencias que el personal debe adquirir, los Conocimientos y las Capacidades que requieren para que se sientan seguros y realmente se impliquen en el cambio y por otro, romper la tendencia de la Continuidad que nos lleva, por nuestra naturaleza humana, a hacer las cosas como se hacían antes o como se han hecho siempre, en la medida de lo posible debemos evitar esa actitud altamente Contradictoria hacia la innovación.

2- A los usuarios de gestión documental les preocupa mucho el ROI de la misma ¿Cómo se puede rentabilizar al máximo la gestión documental?

Cada vez se imponen más los criterios de calidad, eficacia, control de las instituciones y reducción de costos, además, las empresas se pueden servir de los gestores documentales para favorecer el cambio hacia una nueva cultura administrativa y la racionalización de los recursos. Una metodología corporativa y uniforme para organizar los documentos y el uso de unas herramientas normalizadas para el tratamiento documental lleva a la eficacia y rapidez en la consulta y localización de los expedientes, aumentando así la confianza en sus fuentes de información.

Debemos evitar esa actitud altamente Contradictoria hacia la innovación

3- ¿Cómo se sabe cuando necesitamos una gestión documental?, ¿cuáles son los síntomas?

Perder demasiado tiempo en encontrar una información necesaria, que sabes que está, pero ya no sabes cómo llegar a ella, ese es el pistoletazo de salida o al menos la reflexión inicial de que algo (o mucho tiene que cambiar), precisamente para vencer todos esos síntomas (o realidades) que implica la deficiente gestión documental: falta de sensibilidad sobre la importancia de archivos y documentos a la hora de tomar decisiones, falta de conocimientos básicos para la organización, custodia y transferencia de la documentación que se genera. Ausencia de espacios e instalaciones apropiadas, falta de equipamientos y material audiovisual y de recursos informáticos para ello. En ocasiones la preparación académica y práctica inicial de los responsables suele ser bastante precaria.

4- ¿Realmente crees que estamos preparados para la oficina sin papeles?

Personalmente quiero pensar que eso debe ser una realidad, más pronto que tarde. Mucho han cambiado las cosas en los últimos 20 años, pasando de tener que solicitar, por ejemplo, las vacaciones con un papel triplicado, o que por triplicado se tuvieran que emitir las facturas. Hoy todos esos procesos están automatizados, lo que supone que ya no se produzca ni un tercio de la documentación en papel que se generaba antes, pero aún nos queda dar el paso definitivo de hacer realidad esa oficina sin papeles. Además, la administración electrónica con sus documentos, certificados y firmas electrónicas que nos permite en nuevo DNI-e, además de reducir tiempos, reduce papeleo. Se trata, no solo, de una cuestión cómoda, rápida, práctica y de espacio, sino también sostenible y de respeto al medio ambiente.

La oficina sin papeles debe ser una realidad, más pronto que tarde

5- Hay más de una… Pero, ¿cuál crees que es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Una tiene que ver con la pregunta anterior, que se contará con una oficina sin papeles de forma inminente e inmediata. Y otra que el gestor documental va a suponer el fin de todos los males que acechan a la empresa… Me refiero a los repartos de las cargas laborales, a la asignación de responsabilidades, a la falta de procesos claros y de procedimientos bien definidos. Por supuesto que el sistema de gestión documental ayuda, siempre que la organización, preparados sus procesos, estructura y cultura y gestión.

6- ¿Cómo elegir un programa de gestión documental? 

No todos los programas son iguales, ni todos valen para lo mismo, de ahí la variedad. Además de consideraciones técnicas, de precio, de mantenimiento, quizá lo primero que tengamos que definir son las características y las necesidades de la organización que quiera implementar un sistema de gestión documental. Quizá lo que a otros le sirva, aún con características y necesidades similares a las nuestras a nosotros no acabe de encajar, por lo que la customización del gestor sería lo ideal desde el punto de vista práctico, aunque quizá no lo sea desde el punto de vista económico. En este sentido, no debemos olvidar que el software libre, quizá no sea tan gratis como al principio pueda parecer, hay que considerar las tareas y recursos para la digitalización, el posterior mantenimiento y actualización, si disponemos de personal con formación para resolver las incidencias, además del tiempo que hay que invertir para aprender a manejarlo de forma autónoma, por muy natural, intuitivo y fácil de manejar que sea, quizá requiera de una formación inicial. Esos son algunos de los aspectos a sopesar para decidirnos por unos u otros.

Antes de escoger una gestión documental hay que definir las características y las necesidades de la organización que la quiera implementar

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

El trabajo descentralizado, ubícuo, en cualquier momento y en cualquier lugar, el teletrabajo, la posibilidad de acceder a un documento con dispositivo móviles, compartirlos o hacérselos llegar al cliente en cualquier momento, no estar limitados al hardware para el almacenamiento y la recuperación de la información, con el ahorro de costes que eso significa, parecen grandes avances a favor del cloud computing frente a los sistemas de gestión documental. Pero aún quedan preguntas por resolver: ¿Es suficientemente seguro, la información almacenada y recogida no resultará expuesta, dañada o duplicada, los datos están seguros, controlados, organizados y no van a desaparecer al no disponer de la información físicamente, aunque sea en formato electrónico como si sucede con los gestores documentales, qué posibilidad hay de integrarla con el software de negocio?

8- ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Como he comentado antes, es un factor muy importante la posibilidad de tener acceso a la información en cualquier momento y en cualquier lugar y poder compartirla con un cliente, con un colega o de forma generalizada con los usuarios, a través de las redes sociales. Es una forma fácil y sencilla de llegar y de ser visibles. Todo ello sin menoscabo de la protección y seguridad de la información que sea estrictamente de la organización.

Es muy importante poder acceder a la información en cualquier momento y en cualquier lugar y poder compartirla con un cliente

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

El Big Data, los datos de los datos, creo que aunque es uno de los conceptos de moda en este momento, se está hablando de ello mucho más de lo que realmente se está trabajando. El objetivo de Big Data, al igual que los sistemas analíticos convencionales, es convertir el Dato en información que facilita la toma de decisiones, incluso en tiempo real. Y además es una oportunidad de negocio. Las empresas ya están utilizando Big Data para entender el perfil, las necesidades y el sentir de sus clientes respecto a los productos y/o servicios vendidos. Esto adquiere especial relevancia ya que permite adecuar la forma en la que interactúa la empresa con sus clientes y en cómo les prestan servicio. Big data describe una estrategia amplia de gestión de la información que incluye e integra muchos nuevos tipos de datos y de gestión de datos junto con datos tradicionales.