La gestión documental es esencial para el éxito de cualquier negocio

Para Carolina Pons, recién graduada en Información y Documentación en la Universidad de Barcelona, la gestión documental es imprescindible para cualquier empresa, independientemente del tamaño de ésta. Y precisamente sobre las ventajas de la gestión documental y sobre el futuro del sector, charlamos con esta experta que durante su carrera académica ha tenido experiencias en el archivo del Institut d’Estudis Catalans (IEC), en la productora audiovisual CPWorks en Barcelona, en la biblioteca de la Universidad de Zúrich (ETH) y en el departamento de comunicación de la Universidad de Barcelona. Carolina está interesada en la innovación y tiene mucas ganas de emprender y de encontrarse con nuevos retos en el mundo laboral.

1- Carolina, desde tu punto de vista, ¿es necesaria la gestión documental para las empresas?

Creo que la gestión documental es esencial para el éxito de cualquier negocio, ya que proporciona datos que permiten ver el nivel de alcance de los objetivos marcados por la empresa y dar evidencias de ello. Con la cantidad de documentación que se genera hoy en día, un sistema de gestión documental es prácticamente imprescindible para un buen rendimiento de la empresa.

2- ¿Pero tienen que ser empresas medianas o grandes?

Pienso que existen recursos o sistemas para la gestión documental económicos e incluso gratuitos, así que no solo las grandes empresas pueden acceder a este tipo de herramientas. Del mismo modo que la gestión de la documentación es imprescindible independientemente del volumen de datos, ya que siempre es mejor gestionarlo bien desde un principio.

La gestión documental es imprescindible para un buen rendimiento de la empresa

3- ¿Hace falta una gran inversión para tener una gestión documental?

Dependerá de varios factores y necesidades de la empresa y por lo tanto el coste puede ser muy diferente en cada caso. Creo que hay que fijarse más en los beneficios económicos que aportan los expertos en gestión documental, y no solo el ahorro de dinero sino también de tiempo.

4- ¿Y qué opinas del factor “seguridad”?

En cuanto a la seguridad, hay que desarrollar un plan de preservación de la documentación física y digital, según las necesidades de cada organización y el uso que hacen de ella.

Hay que fijarse más en los beneficios económicos que aportan los expertos en gestión documental, y no solo el ahorro de dinero sino también de tiempo

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

La eficacia y la eficiencia en la que llevas a cabo el resto de tareas, es decir, la productividad, el acceso rápido y seguro de la información de la organización.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

La inversión de tiempo y recursos humanos y el mantenimiento de esta.

La mayor ventaja de la gestión documental reside en la eficacia y la eficiencia

7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

Es un sector que se encuentra en constante cambio y evolución en consecuencia a las nuevas tecnologías, y las tendencias se pueden predecir pero realmente el futuro puede darnos sorpresas.

8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Puedo imaginarme retos e innovación en relación a los metadatos
, el lenguaje semántico y la automatización en la gestión documental.

9- ☺ Un deseo para el futuro del sector…

Me gustaría que los perfiles profesionales relacionados con la información y la documentación se dieran a conocer más, así serían más valorados por las empresas.