La gestión documental es una garantía fundamental para asegurar el correcto funcionamiento de cualquier organización a lo largo del tiempo

Hoy charlamos sobre gestión documental con Javi Requejo, actual presidente de la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística y archivero en el sector público, concretamente en el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte.

1- ¿Es indispensable hoy en día la gestión documental en las empresas?

Así es. La gestión documental resulta indispensable. La gestión documental es uno de los principales procesos que ofrece soporte a cualquier organización, ya sea pública o privada, y en el caso de las empresas debe ser entendido como una actividad básica de apoyo al negocio, al igual que lo es el servicio informático, la asistencia legal, la atención contable… Y para llevar a cabo esa tarea, es necesario establecer una metodología o sistema de gestión de documentos que permita llevarlo a cabo, entendiendo como sistema el conjunto de prácticas de gestión documental que, en ocasiones, puede implicar utilizar un software para la gestión de documentos.

2- ¿La gestión documental sólo vale para las grandes empresas?

No. La gestión documental es un proceso de soporte como cualquier otro y, como tal, está presente en cualquier organización, sea grande o pequeña. Afirmar que sólo las grandes empresas pueden disponer de sistemas de gestión documental es como afirmar que sólo las grandes empresas necesitan gestionar su contabilidad, lo cual es totalmente falso. Lógicamente, la amplitud o el grado de implantación de un sistema de gestión de documentos dependerán de la envergadura de la organización o de la empresa, pero siempre será necesario gestionar los documentos.

La gestión documental es un proceso de soporte como cualquier otro y, como tal, está presente en cualquier organización, sea grande o pequeña

3- ¿Cuál es el precio una gestión documental?

La valoración económica de implantar una metodología de gestión documental puede resultar compleja de medir objetivamente, ya que existen múltiples variables a tener en cuenta (posibilidad de contratar personal cualificado, posibilidad de disponer de un software de apoyo, posibilidad de externalizar determinados servicios, posibilidad de garantizar el proceso mediante auditorías de gestión documental, etc.). Aunque si planteamos esa valoración desde una perspectiva basada en los riesgos que se pueden sufrir si no tenemos una adecuada gestión de documentos (por ejemplo, desaparición de datos que impiden el correcto funcionamiento de una empresa, pérdida de ventaja competitiva al no disponer de evidencias documentales que aseguren la calidad de los productos o servicios ofrecidos, sanciones administrativas o judiciales ante la pérdida de documentación con valor jurídico, etc.), entonces la necesidad de disponer de una buena gestión de documentos se hace evidente.

4- ¿Podemos estar tranquilos teniendo nuestros documentos almacenados en una gestión documental?, ¿Es fiable y seguro este sistema?

Disponer de una política de gestión de documentos diseñada y mantenida por personal cualificado en técnicas de gestión de documentos resulta una de las medidas más adecuadas para garantizar el mantenimiento de los documentos que son fundamentales para garantizar la continuidad del negocio en cualquier organización. No todos los documentos merecen ser conservados permanentemente, pero tampoco pueden eliminarse indiscriminadamente, sino que es preciso realizar un análisis detallado y especializado que cristaliza a través de una metodología basada en gestión de documentos.

Disponer de una política de gestión de documentos resulta una de las medidas más adecuadas para garantizar el mantenimiento de los mismos

5- ¿Cuál es la mayor ventaja de disponer de un sistema de gestión documental?

La gestión documental es una garantía fundamental para asegurar el correcto funcionamiento de cualquier organización a lo largo del tiempo. Gracias a ella, se asegura que las evidencias documentales adecuadas permanezcan y puedan ser utilizadas cuando sea preciso.

6- ¿Y existe algún inconveniente?

Asociar exclusivamente la gestión de documentos con los “archivos históricos”. Es cierto que una buena gestión documental garantiza la preservación de los documentos para las generaciones futuras y su conversión en documentación histórica, pero no es su objetivo principal sino que es un factor secundario, derivado de llevar a cabo buenas prácticas de gestión en las organizaciones. Además, limitar la gestión documental a un ámbito estrictamente “historicista” impide que se asocie con el papel de soporte estratégico para el cual es concebida y se tienda a circunscribir exclusivamente a un entorno cultural, desde el que sólo se asimila a los archivos como meros depósitos de documentos para hacer investigación histórica o periodística. Y esto lo digo a pesar de actualmente estoy trabajando en un archivo histórico del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. :-P

El principal reto de los profesionales de la gestión documental es ser capaces de adaptarnos al entorno electrónico

7- ¿Hacia donde va el sector de la gestión documental?, ¿dónde crees que reside el futuro del mismo?

El futuro de la gestión documental pasa por superar la barrera de la visibilidad que todavía nos restringe a ese ámbito cultural. El día en que seamos capaces de superar esa frontera y logremos erigirnos como valedores estratégicos de la continuidad del negocio a través del control de documentos, empezaremos a ver cómo las empresas y las administraciones empiezan a incluir en sus plantillas personas expertas en gestión documentos, como ya hicieron en su momento al incorporar informáticos, abogados o contables que les servían de soporte en sus respectivos ámbitos de actuación.

8- ¿Y qué retos nos esperan?

A medio plazo, el principal reto de los profesionales de la gestión documental es ser capaces de adaptarnos al entorno electrónico en el que los documentos ya no precisan de un soporte físico, sino que se constituyen mediante código binario. La naturaleza de los entornos tecnológicos es radicalmente distinta a la del tradicional documento en papel, pero los procesos de gestión documental siguen precisando de las mismas competencias que poseemos los profesionales de la gestión de documentos.

Ojalá todos los profesionales de la gestión documental seamos capaces de trabajar unidos y eliminar el concepto de Resistencia

9- Si pudieses pedir un deseo para el futuro del sector… ¿Cuál sería?

Que todos los profesionales de la gestión documental, empleados públicos o no, con formación universitaria específica en gestión documental o sin ella, trabajando en un archivo histórico o en uno de oficina, seamos capaces de trabajar unidos para cumplir un mismo objetivo y logremos eliminar el concepto de Resistencia al cambio de nuestros diccionarios.