Los sistemas de gestión documental actuales son seguros y dan seguridad a las organizaciones que los utilizan
Hoy charlamos sobre gestión documental con Laura Rosas. Bibliotecaria y documentalista, su carrera y experiencia profesional siempre ha ido muy ligada al mundo de la empresa y de la información empresarial. Laura forma parte del grupo de Gestión Documental del Colegio Oficial de bibliotecarios y Documentalistas de Cataluña.
1- Laura, siempre decimos que la gestión documental es muy importante para las empresas. ¿Por qué es así?
La gestión documental permite a las empresas una mejor organización de su documentación activa y posterior conservación para elaborar un archivo de su actividad y documentación. En mi opinión, todas las empresas tendrían que disponer de un sistema de gestión de documentos para poder preservar toda su actividad, evitar duplicidades de tareas y de documentos y para disponer de la información interna y externa de forma fácil y ágil.
2- Dices todas las empresas ¿Esto incluye a las pequeñas?
Actualmente las grandes empresas tienen más facilidades para instaurar un sistema de gestión documental pero las empresas pequeñas también empiezan a tener sistemas de gestión de documentos en algunos de sus principales departamentos y a menor escala.
Las encuestas neodoc me parecen una gran iniciativa para poder estar al día de la actualidad en la gestión documental y estar conectado con otros profesionales de la información.
3- Cuando dices que las grandes tienen más facilidades ¿Te refieres al coste?, ¿Es caro implantar una gestión documental?
El coste de una buena gestión documental es elevado en cuanto a software y recursos humanos implicados en su implantación y posterior utilización, pero a la larga este coste puede verse amortizado si el sistema funciona correctamente y no hay duplicidades en los procesos de la organización ni costes añadidos en la conservación de documentos.
4-¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?
La gestión documental permite describir los documentos así como almacenarlos y recuperarlos de diferentes maneras y a la vez hacer copias de seguridad periódica. Los sistemas de gestión documental actuales son seguros y dan seguridad a las organizaciones que los utilizan.
5-¿Cuál es, a tu juicio, la mayor ventaja de la gestión documental?
Para mí la mayor ventaja de la gestión documental es la posibilidad de poder conservar toda la documentación generada de una empresa y poder recuperarla gracias a su categorización y descripción. La gestión documental también nos permite tener todos los procesos de la organización más sistematizados.
Hay que tener involucrada a toda la organización en el gestor documental para que sea un éxito
6-¿Y el mayor inconveniente?
Un inconveniente sería la implantación y utilización por parte de toda la organización. Hay que tener involucrada a toda la organización en el gestor documental para que sea un éxito, y por tanto, se ha de invertir en el proceso de creación, testeo, implantación y formación en el uso del gestor documental. De lo contrario una organización puede encontrarse con un gran gestor documental infrautilizado.
7- Hablemos de futuro. ¿Hacia dónde camina el sector y a qué retos crees que va a tener que hacer frente a medio plazo?
Actualmente la información y la documentación en cualquier ámbito crece exponencialmente, el futuro residirá en tener buenas herramientas para poder gestionar toda esta información que es imprescindible para las organizaciones, para su funcionamiento y para la toma de decisiones de éstas.
8-¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?, ¿Por qué te decidiste por esta profesión?
Decidí estudiar Biblioteconomía y Documentación y posteriormente, la licenciatura, ya que me pareció una profesión multidisciplinar donde había diferentes salidas profesionales y donde se requería una constante formación y era imprescindible estar al día. Soy una persona curiosa y el tema de aprender, buscar, gestionar información me apasiona.
9- Laura, si pudieses pedir un deseo para el futuro del sector, ¿Cuál sería?
Quizás deseo de futuro para el sector es su perdurabilidad. Muchas organizaciones aún no han visto la importancia de tener dentro de ellas una gestión documental o un departamento que gestione la información, el conocimiento y la documentación. La profesión a veces se entiende mucho en sectores como el de educación o bibliotecas pero no se tiene clara su función dentro del entorno empresarial.
Muchas organizaciones aún no han visto la importancia de tener dentro de ellas una gestión documental
10- Antes de despedirnos, ¿qué te parece la iniciativa de encuestas neodoc?
Las encuestas neodoc me parecen una gran iniciativa para poder estar al día de la actualidad en la gestión documental y estar conectado con otros profesionales de la información.
