María Cocera: “Cuando una empresa dedica más de un 20% del tiempo en operativas repetitivas es que necesita gestión documental”

Hoy hablamos con María Cocera Zafra, analista y jefa de Proyectos en Gestión Documental.

¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Considerando que la transformación digital es la reinvención y adaptación de la empresa a la era actual de Internet, las claves fundamentales a considerar por los distintos negocios, teniendo en cuenta que los objetivos buscados son responder de forma más eficiente a las necesidades de los clientes y un incremento en los beneficios, serían: Simplificación de los procesos de negocio con nuevas formas de trabajar, mejorar la experiencia del cliente, modernización de aplicaciones y arquitectura, entorno colaborativo entre empleados y con el propio cliente, innovación con previsión de futuro diferenciándose de la competencia y fomento y concienciación a nivel directivo y departamental de la nueva filosofía con una adecuada gestión del cambio.

¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

Disponer y operar con toda la información y documentación en formato electrónico ofrece un ahorro significativo además de simplificar y enriquecer todos los procesos en los que participan.

La transformación digital es la reinvención y adaptación de la empresa a la era actual

¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental?

En el momento en que el personal dedica más de un 20% de su tiempo en operativas repetitivas y trabajos manuales con documentación física en vez de dedicarlo al propio negocio, es un indicador clave de la necesidad de gestión documental.

¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Cuando la complejidad y las operativas con la información y documentación no aportan un ahorro significativo de tiempo ni ofrecen la funcionalidad demanda no se está haciendo un uso eficiente de la gestión documental.

Si no hay ahorro de tiempo es que no se está haciendo un uso eficiente de la gestión documental

¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Sí. Y con la concienciación y empuje suficiente por parte de los directivos y un desembolso inicial para la preparación de sistemas, adecuación de procesos y formación, se obtendrá un rápido retorno de inversión, incremento de la productividad y ahorro de coste.

Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

En muchos clientes existe la creencia de que la plataforma de gestión documental cubre el 100% de sus necesidades. Existen peculiaridades inherentes al propio negocio que no están disponibles y para los que se requiere realizar desarrollos a medida. Existe también el mito de que una vez montada la plataforma documental ésta se administra y mantiene sola. Toda plataforma de gestión documental requiere de una administración y evolución constante para seguir creciendo de forma efectiva y útil al negocio.

En un futuro no muy lejano la Gestión Documental ha de ser proactiva y predictiva

La oferta de software de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Hay que analizar en detalle cuales son las necesidades y funcionalidades demandadas para asegurarse que la gran mayoría y las más críticas quedan cubiertas a la hora de seleccionar una u otra plataforma documental. El tamaño de la empresa, ubicación centralizada o distribuida, idiomas requeridos, empleados que harán uso de la plataforma, volumen de documentación y operativas con los documentos también ayudarán en la selección de la plataforma. Otro aspecto a considerar es el modo de licenciamiento (pago por uso, por documentos, por conexiones), interfaces intuitivas al usuario, fácil mantenimiento, posibilidad de integración con otros aplicativos. Indiscutiblemente el presupuesto asignado para invertir en gestión documental también influye a la hora de decantarse por una u otra solución.

Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

Totalmente a favor, la empresa se centra exclusivamente en su negocio haciendo uso de los servicios de gestión documental en la nube, con un ahorro significativo de costes al no ser necesaria infraestructura ni software propio y dejando en manos del proveedor que proporciona los servicios en la nube, la administración, el mantenimiento y la actualización de la plataforma.

Hay que analizar en detalle cuales son las necesidades y funcionalidades demandadas a la hora de seleccionar una plataforma documental

En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Las plataformas tienen que estar preparadas no sólo para disponibilizar información y documentación en internet: foros, blog, social media, chats, wikis también han de estar preparadas para recoger la información que se vierta sobre la misma para que tras un posterior análisis se pueda mejorar el negocio con la escucha de esos canales webs. Se tienen que considerar las mismas políticas de responsabilidad, integridad, protección, cumplimiento legislativo, y transparencia que viene aplicándose a la gestión documental.

Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

En un futuro no muy lejano la Gestión Documental ha de ser proactiva y predictiva, de forma que no sea el propio usuario el que siempre recurre a la gestión documental sino que sea la propia plataforma, la que adelantándose a la necesidad del usuario, sea capaz de ofrecer y anticipar distintas opciones extraídas de la interpretación de la información, como por ejemplo:

  • Alertas de duplicidad de documentación con alternativas para toma de decisiones.
  • Avisos de flujos deficientes con propuestas de mejora.
  • Predicción de tendencias de necesidades de clientes.
  • Interpretación de actividad del cliente (documentación aportada, escritos, reclamaciones, compras) con alarmas para para actuar en consecuencia: lanzar oferta comercial, alertar de documentación pendiente de entrega, aviso de puesta en contacto con cliente ante percepción de enfado, análisis de encuestas de calidad con propuestas de mejora…

Para la evolución de la gestión documental en este sentido será requerido incorporar en las plataformas funcionalidades de big data, machine learning…