“Una correcta implementación de gestión documental se amortiza en menos de dos años”

Tenemos el gusto y el honor de entrevistar este mes en neodoc a uno de nuestros expertos. Os presentamos a Sergio Gómez Flórez, analista de Proyectos en ALARCHIVO, miembro de la Junta Directiva de la Sociedad Colombiana de Archivistas

Sergio acumula gran experiencia en administración de archivos, elaboración, actualización e implementación de instrumentos de archivo y, en los últimos años, se ha dedicado a la implementación de software de gestión de documentos electrónicos. Ha recibido capacitaciones en temas relacionados con sistemas de gestión de Calidad, ISO 15489 y gestión de documentos electrónicos, entre otros temas. Asimismo, ha participado como docente y conferenciante en múltiples eventos y cursos relacionados con gestión de documentos electrónicos, seguridad de la información y procesos de gamificación en unidades de información.

1- Sergio, ¿Qué tan importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

La Gestión Documental es la piedra angular de todas las empresas. No concibo una empresa en la que no se generen documentos y por ende, todas requieren pensar en el tema, y no como el cumplimiento de un requisito legal, sino como un proceso pensado en la eficiencia empresarial y la preservación de la memoria de la sociedad. Independiente del tamaño de la empresa, todas deberían dejar un rastro de su historia, quizá en cientos de años a alguien le interese.

2- Así que no depende de tamaños… En tu opinión ¿todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Sí. Pero aquí tengo algo que aclarar: Sistema como conjunto de políticas, procesos y procedimiento y no sistema como software. Cuando digo esto, no quiero decir que no se requiera de un software, sin duda todas las empresas deberían enfilar sus esfuerzos a esto. Pero primero deberían definir claramente sus políticas, procesos y procedimientos en Gestión Documental. Pero en resumen, sí. Todas las empresas requieren de un sistema de Gestión Documental y es que en todas las empresas se producen y reciben documentos.

El reto que afrontamos es La preservación. Mientras este tema no sea solucionado por completo, seguiremos en un limbo tecnológico muy grande.

3- De hecho, muchas veces se piensa que la gestión documental es sólo para las grandes organizaciones. ¿Cuál es tu opinión al respecto?

No hay razón para que la Gestión Documental esté ligada al tamaño de la empresa. Como dije anteriormente, todas las empresas producen y reciben documentos, y esto hace que todas requieran gestión documental.

4- ¿Es caro implantar una gestión documental?

Yo diría que no. Una correcta Gestión Documental quizás requiera de una inversión bastante grande y es ahí donde muchos dicen que es un tema costoso – y exclusivo de grandes empresas- pero la verdad es que así como se invierte -si se hace correctamente-, así mismo se tiene un retorno de inversión. En la mayoría de los casos una correcta implementación de Gestión Documental se amortiza en menos de dos años, así que, de ahí en adelante, es dinero que la empresa ya no está gastando. Yo digo que es más costoso no tener implementada Gestión Documental.

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Eficiencia en los procesos.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

La Gestión del Cambio que implica.

Estamos en un gran momento. Por primera vez en muchos años hay una conciencia colectiva sobre la importancia de los archivos y de la información.

7- ¿Cómo ves el futuro del sector? ¿Hacia dónde va? Imagínate en 10 años… ¿A qué retos crees que va a hacer frente?

Estamos en un gran momento. Por primera vez en muchos años hay una conciencia colectiva sobre la importancia de los archivos y de la información. Esto ha llevado a que en muchos países se fortalezca la normatividad en la materia. Sumado a esto, la oferta de profesionales también se ha hecho más fuerte. Cada día son más escuelas las que forman profesionales y expertos en la materia y eso es bueno. El futuro, sin duda es lo digital. Lo que viene está enmarcado en los procesos de Gestión del Conocimiento y Big Data, que toman lo que la Gestión Documental ha hecho para proveer información veráz y organizada correctamente. Sin embargo, que lo digital siga tomando relevancia, abrirá camino a quienes se quieren quedar con el físico por su clara perdurabilidad en el tiempo, y es que este es el reto de lo digital: La preservación. Mientras este tema no sea solucionado por completo, seguiremos en un limbo tecnológico muy grande.

8- Sergio, una pregunta un poco más personal ¿Por qué te decidiste por esta profesión? Qué es lo que más te atrae del mundo de los archivos?

El gusto por los archivos vino a mí hace aproximadamente 10 años. Desde el principio me encantó la transveraslidad que esta profesión tiene, no solo en las organzaciones sino en la sociedad misma, en la historia incluso. El mundo de lo digital se ha vuelto un foco de muchas dudas, mitos y leyendas y ese tipo de escenarios hacen que me guste cada día más, pues nuestra misión es dar claridad sobre cómo gestionar la información independiente del medio. Eso me gusta de mi profesión.

Encuestas neodoc es una iniciativa muy interesante, sin duda un espacio que permite construir conocimiento en torno a la gestión documental.

9- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Es una iniciativa muy interesante, sin duda un espacio que permite construir conocimiento en torno a la gestión documental. Este tipo de espacios aportan al correcto desarrollo práctico, a aclarar dudas y a romper con mitos que se generan en torno a los documentos. Considero que el espacio podría llevarse a otros escenarios más académicos de forma que permita que de forma colaborativa, se fortalezca y genere nueva teoría sobre la Gestión Documental.

10- Unas palabras para los amigos de neodoc ☺

La Gestión Documental es un tema de bastante importancia en todo el mundo. Con lo que hagamos hoy, estamos impactando en las empresas y en la sociedad a muy largo plazo. Debemos pensar en soluciones muy bien estructuradas y planeadas de forma que la gestión documental sea una solución a largo plazo y no una solución para cumplir con normas y para estar a la “moda”.

Para quienes son colegas Archivistas (archiveros en otros países), animo a que sigamos trabajando en pro del patrimonio documental, a que miremos la archivística más allá de documentos y entendamos que esto es más que un proceso administrativo. En nuestras manos está la posibilidad de que nos recuerden en cientos de años o no. También animo a que todos nos mantengamos actualizados, ya que el mundo está cambiando muy rápido y, como especialistas de la información, debemos evolucionar al mismo ritmo.

Por último, y no menos importante; animo a conformar agrupaciones gremiales que trabajen en pro del fortalecimiento gremial y la defensa de los derechos de los archivistas. En Colombia, llevo un par de años apoyando a la Sociedad Colombiana de Archivistas
, y desde ahí hemos visto lo importante que es contar con un gremio y con la voluntad de trabajar desinteresadamente en pro del beneficio gremial.