Yolanda González Camacho: “Las carpetas de documentación pronto serán sustituidas por documentos digitales”

Hoy charlamos sobre gestión documental con Yolanda González Camacho, actualmente Ayudante de Museo en el ECCO de Cádiz. Licenciada en Historia por la Universidad de Cádiz y con Máster de Archivo y Biblioteca, Libros y Documentos por la Universidad de Sevilla, Yolanda ha trabajado en la investigación genealógica y su mayor campo de trabajo es el de Catalogación de fondos para digitalización.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

La gestión documental siempre es importante dentro de la empresa, debido a que siempre es necesario tener localizada y clasificada con la mayor fiabilidad posible la documentación para poder cumplir con todos los trámites de papeleo que se precisen o los requerimientos solicitados. Si una empresa tiene bien gestionada su documentación, todo su trabajo de cumplimentación documental con el estado en el tema de impuestos o licencias se hace con una gran celeridad y mayor facilidad. Hoy, al ser la documentación mayoritariamente digital es necesario cambiar la forma en la que clasificamos y conservamos los documentos.

¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Todas las empresas requieren un sistema de gestión documental ya sea en soporte papel o digital debido a que toda la documentación que se usa en una empresa debe ser conservada a modo de justificación o prueba de las actividades empresariales que lleva a cabo. El sistema de gestión es importante porque así estos documentos que se conservan son localizables, ya que no sirve de nada conservar los documentos sin una buena gestión de los mismos.

No sirve de nada conservar los documentos sin una buena gestión de los mismos

¿Es sólo apta para grandes empresas?

El sistema de gestión documental es apto para cualquier empresa, ya que lo más lógico es que este sistema se adapte al volumen de documentación que la empresa maneja. Si el volumen es pequeño el sistema es más sencillo y fácil de usar. Lo óptimo para una empresa pequeña es el formar a un trabajador que encaje entre sus ocupaciones la de supervisar la conservación documental, que tengan siempre la asesoría de un especialista. En estas empresas pequeñas es siempre bueno que todos los trabajadores sepan las normas de archivo que rige el sistema de gestión documental y así todos cumplan los parámetros del mismo haciendo la labor más sencilla. En el caso de las grandes empresas lo mejor es que haya un empleado dedicado plenamente al sistema de gestión documental y sobre todo que este tenga una formación idónea para ello.

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

El coste de este trabajo es diferente según el régimen que se busque. En las grandes empresa lo más lógico que el coste sea el de tener a un empleado para ello, así que costaría el puesto de un empleado además de lo necesario para poder llevar a cabo el trabajo del sistema de gestión documental. En el caso de las pequeñas empresas el coste es el de la formación, dependiendo de las horas, además del tiempo que lleve la evaluación de las necesidades del sistema de gestión documental que necesite dicha empresa. Pero siempre todo esto se tiene que ver de forma personalizada.

El sistema de gestión documental es apto para cualquier empresa, ya que lo más lógico es que este sistema se adapte al volumen de documentación que la empresa maneja

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Sí. Es seguro tener la documentación en un sistema de gestión documental siempre y cuando se realicen copias de seguridad del mismo. Un repositorio es hoy lo más común para la conservación documental ya que cada vez hay más documentación digital y menos en papel, en incluso la de papel se puede conservar de las dos maneras, una conservación física y otra digital.

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Si duda la mayor ventaja es la de poder tener toda la documentación en un solo lugar de forma digital y organizada de una forma accesible y sencilla. Cuanto más sencillo y claro este sistema de gestión de mayor valor tiene porque de esa forma es más útil y con una mayor sencillez para tenerlo como una herramienta indispensable.

Con una gestión documental se puede tener toda la documentación en un solo lugar de forma digital y organizada de una forma accesible y sencilla

¿Y el mayor inconveniente?

El mayor inconveniente que tiene son los problemas que nos pueden dar las conexiones. Al ser documentación online podemos tener todos los problemas que se pueden atribuir al servicio de Internet. Porque las webs de gestión documental solo dan problemas en raras ocasiones, y cuando los dan suelen solucionarlos con gran rapidez.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

El futuro del sector está plagado de documentos digitales, de trabajos de digitalización de los que tenemos en formato físico y sobre todo en lo que respecta a lo público hacerlos accesibles a la sociedad. El futuro es el hacer el archivo accesible a todos desde nuestros dispositivos informáticos con una simple conexión a red. En las empresas poco a poco se irán perdiendo esas grandes carpetas de documentación que hoy se conservan, y serán sustituidas por documentos digitales. Esto ayudará a las empresas a no necesitar tanto espacio físico para su labor y al mismo tiempo colaborará en el ecosistema al gastar menos papel.

En las empresas poco a poco se irán perdiendo esas grandes carpetas de documentación que hoy se conservan, y serán sustituidas por documentos digitales

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

El gran reto es la conversión del papel a lo digital y todos los retos que ello conlleva. Siempre pensamos que un documento digital no tiene la misma seguridad que uno impreso. Es necesario dotar de todo lo necesario para dar seguridad a la documentación y así poder conservarla con todo su valor legal.

Un deseo para el futuro del sector…

El mayor deseo es que seamos todos capaces de adaptarnos a los nuevos tiempos que están llegando. Poder aprender las nuevas formas de gestión documental así como aprender sobre la digitalización de los mismos para poder generar el sistema de gestión documental.