Los abogados empiezan a modernizarse

Aunque generalizar implica tratar injustamente a unos por los méritos (o deméritos) de otros no puedo dejar de utilizar a “los abogados” como referencia de un “grupo” de profesionales (odio la palabra “colectivo”) que se caracterizan por ser auténticos trogloditas en el uso de las herramientas informáticas. Debo decir en su defensa que están muy condicionados por los jueces / juzgados que están más allá de la prehistoria en lo que a uso de herramientas TIC se refiere, al menos en España. Para nada sirve a un abogado tener sus documentos archivados en Oracle y firmados digitalmente si el juez le va a pedir una fotocopia compulsada por un notario ¡qué horror! Leer más

Gestión documental en ámbitos médicos

Cualquier organización lleva en su estructura ciertas dinámicas de archivo que perfilan sus dinámicas de trabajo y procedimientos. No obstante, la complejidad de la actualidad administrativa que nos corresponde, hace tiempo que ha rebasado los alcances de estas prácticas y por ende, los archivos físicos se han vuelto obsoletos. Por tal transformación, las oficinas que fundamentan su archivo documental en un soporte físico y procedimientos de archivo anticuados, comprometen notablemente su eficiencia y potencial como organización. Leer más

Problemas más comunes debidos a una mala gestión de la documentación

Pérdida de documentación. (discos duros, copias desactualizadas). Habitualmente los documentos digitales se almacenan en directorios o carpetas dentro de discos duros en equipos de trabajo. Esto plantea muchos problemas de seguridad, debido principalmente al acceso incontrolado a los ficheros, las vulnerabilidades de seguridad de los sistemas informáticos que acceden a dichos ficheros, como son virus, sistemas desactualizados, entre otros. Como resultado, la pérdida de documentos es algo frecuente. Leer más

La caja fuerte de las empresas del Ibex35

¿Dónde guardan los bancos los contratos de sus clientes? ¿Qué hace la Administración con la documentación que demanda para conceder una subvención? ¿Están a salvo los datos personales y confidenciales de empresas y ciudadanos? La respuesta a todas estas cuestiones debería ser “sí”. Leer más

Una mejor gestión documental se traduce en mayores ingresos

El razonamiento es el siguiente: al abordar los vacíos de eficiencia de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El informe de IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos. Leer más

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de documentos en la empresa?

Ya conocemos la gestión documental como una parte importante de la empresa, pero todavía hay muchas personas que no la consideran tan importante ya que no conocen sus beneficios, por eso ¿cuáles son las ventajas de la gestión de documentos en la empresa? Leer más

Historia de la gestión documental

1. Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (por ejemplo, la biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).Posteriormente, el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado.  Leer más

¿Qué es la gestión documental y en qué casos puede ser un beneficio?

La gestión documental consiste en el uso de tecnología y procedimientos que permiten la gestión y el acceso unificado a información generada en la organización: Leer más

¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Si has decidido instalar en tu empresa (o Administración Pública) un programa de gestión documental, ¡enhorabuena! (y ya era hora). Las ventajas de trabajar con documentos digitales en vez de con “papeles” son tan evidentes que ya casi no hay que comentarlas. Pero superado este primer paso, surge un nuevo problema: ¿Qué programa instalo? Porque la elección no es fácil. ¡Hay docenas! y a cual más diferente. Leer más

neodoc, casos de éxito en el sector salud

Gracias a neodoc, una empresa del sector sanitario consigue atender de forma más rápida y eficaz a sus clientes y les garantiza la confidencialidad de su información. Hay que tener en cuenta que en este sector, los documentos son críticos debido al alto coste de mantenimiento y al obligado cumplimiento de regulaciones legales en su difusión. Y es que las garantías de seguridad que hay que ofrecer son máximas por la tipología de documentos gestionados. Hablamos de historiales médicos, historias clínicas, analíticas, cuadros de seguimiento, etc.  Leer más