¿Te imaginas poder procesar el contenido de un e-mail y sus adjuntos sin descargarlos?

El correo electrónico empresarial es una de las herramientas de comunicación más empleadas en cualquier organización. Con la implantación de la oficina sin papel, el correo electrónico ha pasado a ser el principal canal de entrada de documentación en formato digital. A través del e-mail recibimos facturas, albaranes, pedidos, contratos, etc… Es tal el volumen de información que nos entra por este medio que, si queremos gestionarla de forma eficaz y eficiente, vamos a necesitar un sistema que facilite dicha gestión y que la incorpore en nuestros procesos de negocio. Leer más

El desafío digital. Un post de Iván Rodríguez

En estos tiempos de marcado signo digital, debemos afrontar cada dificultad que se nos presente llenos de capacitación y de solvencia profesional en aras de conseguir no sólo la tan cacareada transparencia –institucional y procedimental–, sino sobre todo para tener margen de maniobra de cara a futuras modificaciones e incertidumbres. Leer más

Implementando un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos: antes, durante y después

No podemos negar que la producción documental actual es, en gran medida, en soportes electrónicos. Sin importar si se trata de una entidad pública o privada, este es el común denominador. Así como también lo es, que la Gestión Documental se sigue centrando en los documentos que se producen o reciben en soportes análogos y por ello, la gestión de documentos electrónicos actual, es un camino casi seguro a un alzheimer digital, pero luego hablaremos de ello. Hoy quiero hablar sobre qué hacer antes, durante y después, tal y como el título del post lo sugiere.

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3 propuestas de valor del consultor de gestión documental

Uno de los lamentos más recurrentes entre quienes nos dedicamos a la gestión documental es que no se visibiliza ni valora nuestro trabajo. “¿Archivero? ¿Consultor de gestión documental? ¿Eso qué es?”, son palabras que escuchamos demasiado a menudo. Leer más

¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?

Contar con un buen sistema de gestión documental (y saberlo utilizar de manera correcta), ayuda claramente a mejorar la productividad, consiguiendo mayor eficacia en las gestiones asociadas al uso de la información. Aporta dos tipos de ahorro básicos en el día a día de cualquier empresa, sea del sector que sea: ahorro de tiempo (toda la documentación es más fácil de localizar y se reducen los tiempos de respuesta de manera muy significativa) y ahorro de costes (espacios específicos dedicados al archivo, personal y otras acciones asociadas: reducción papel, toner para imprimir…) Leer más

4 funciones principales de la gestión documental

Nuestro último post ha tenido un gran éxito de visitas y de comentarios. Recogemos, por ello, algunos de ellos en esta entrada a modo de resumen, que nos ha facilitado nuestro amigo y experto en gestión documental Sergio Gómez. Leer más

Lo que Iron Man le aportaría a la Gestión Documental

Pensar en cómo será la Gestión Documental
en un futuro no muy lejano es un ejercicio que deberíamos hacer todos los días. No sólo como ejercicio imaginativo, sino como una forma de visualizarnos como profesionales capaces de brindar soluciones efectivas, independientemente de los cambios tecnológicos que vengan. Leer más

10 Buenas prácticas para la implementación de un software de gestión documental

Cuando hablamos de instalar un nuevo sistema de gestión de documentos electrónicos, nos enfrentamos a una triste realidad: suelen ser más los fracasos que los aciertos. Y esto es, en gran medida, por el cambio cultural que dicho proceso supone. Cambiar el chip y reducir el uso del papel, es un cambio que impacta de muchas formas y a pesar de estar en pleno Siglo XXI, aún cuesta. Leer más