13 Ventajas de la digitalización de documentos

Ya habíamos hablado en alguna ocasión de las ventajas de la digitalización de documentos. De hecho, en las #encuestasneodoc habíamos analizado con nuestro expertos los beneficios de esta práctica. «Sí a la digitalización, sin dudas», nos aseguraron. Un proceso que definieron como «totalmente recomendable y necesario con múltiples ventajas» y como «un proceso importante y necesario que vale la pena y que tiene muchas ventajas».

Hoy en neodoc repasamos estas ventajas, que hemos resumido en 13:

1- Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.

2- Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.

3- Incremento en la productividad del personal.

4- Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

5- Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.

6- Reducción de riesgos por pérdida de documentos.

7- Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.

8- A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

9- Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.

10- Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.

11- Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

12- Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.

13- Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados.