Beneficios de la gestión documental para la empresa
La gestión documental o ECM comprende aquellas estrategias, herramientas y metodología que se utilizan como instrumentos de captura, gestión, almacenaje, preservación y difusión de contenidos. En otras palabras, contribuye a llevar a cabo la gestión del ciclo de vida de los documentos de una empresa, desde el momento en el que se crean, hasta que se gestionan, cuando pasan al archivo, cuando se publican y, finalmente, cómo se deben preservar y eliminar. Alude a cualquier tipo de documento, desde aquellos que llegan en papel, hasta otros que llegan en formato electrónico. En las siguientes líneas vamos a detallar algunas de las ventajas de la gestión documental para tu empresa.
Ventajas De La Gestión Documental
1. Aumenta la productividad
Contribuye a mejorar la eficacia y la eficiencia a la hora de buscar o recuperar cualquier tipo de documento que pertenezca a la entidad. Esto supone una reducción del tiempo de búsqueda y también de respuesta, que se traducirán en un incremento de la productividad y de la satisfacción del cliente.
2. Ahorro económico
Por lo general, con una buena gestión documental se aprovecha mejor el espacio. Al digitalizar los documentos, muchos de ellos no tienen que mantenerse impresos y en muchos casos, ni llegar a imprimirlos. Esto conlleva un significativo ahorro en procesos de archivar, imprimir, buscar, fotocopiar, y un largo etcétera. Además, este ahorro en papel supone una ayuda en la preservación del medio ambiente.
3. Ahorro de tiempo
Si se quiere hacer una búsqueda, los resultados serán mucho más fáciles de encontrar. Los documentos electrónicos se podrán archivar con mucha más facilidad y rapidez que los documentos físicos.
4. Unificación de procesos
En ciertas ocasiones, una determinada tarea se puede llevar a cabo por parte de diferentes personas o departamentos… y esto imposibilitará que se gestione de una forma adecuada. Si se cuenta con un gestor que se encargue de la administración de procesos, podemos unificar los diferentes procesos, creando el mismo modelo para toda la empresa.
5. Contribuye a cumplir con las normas de seguridad
Contar con una empresa especializada en la gestión documental contribuye a que tu negocio pueda cumplir con la normativa vigente, como con la LOPD (Ley de Protección de Datos), con la ISO 15489, 27001, 30300 O 30301, entre otras.
