La gestión documental en el sector logístico

Hoy os queremos hablar sobre uno de los sectores en los que más obvia se hace la unión con la gestión documental: el sector logístico.

Uno de los grandes problemas a los que se enfrentan a diario las empresas relacionadas con el sector logístico, es la correcta gestión del gran volumen de documentación asociada a cada proceso, concretamente la de los albaranes relacionadas con el transporte y distribución de la mercancía. Por eso, su unión se hace tan indispensable. 

Este sector se caracteriza por la gran cantidad de documentación que genera: pedidos, albaranes, códigos de barra en el producto, facturas, seguros, incidencias, papeleo de aduanas… Todo esta cantidad de información facilita enormemente que se puedan cometer errores, y más si todo se hace manualmente, por lo que habrá pérdida de documentos, duplicidades, y generará conflictos entre el personal de distintos departamentos, por no hablar de los transportistas cuando tienen ordenes de ruta erróneas.

La logística se caracteriza por estar compuesta de unos procedimientos muy claros y sistemáticos. Desde que el cliente hace el pedido hasta que les es entregado, pocas veces varían.

El éxito de un proceso logístico está estrechamente ligado a la gestión documental.

La implantación de un sistema de gestión documental, es sinónimo de eficacia. Aumentará la productividad, se ahorrará en recursos materiales y algo muy importante en todas las empresas, habrá un buen clima laboral, se evitarán conflictos entre departamentos.

¿Aún no dispones de un buen sistema de gestión documental para gestionar la logística?

20 Ventajas que no conocías de la digitalización documental

Descubre en este post las 20 ventajas de la digitalización documental.

Los costes asociados al manejo de documentos son uno de los grandes desconocidos y que rara vez se suelen tener en cuenta, a pesar de que no son insignificantes. Para que os hagáis una idea [1]:

  • Más del 90% de la información en papel se guarda en carpetas archivadoras;
  • La media de veces que se copia un mismo documento es de 19 veces;
  • Cada día se hacen 1.000 millones de fotocopias en todo el mundo;
  • Los trabajadores de una oficina que funciona con papel pasan la mitad de su jornada gestionando la documentación y bregando con la entrada o registro de los datos.

Y todo ello sin hablar de otros costes “ocultos” como la pérdida de documentación y/o su posterior recuperación, la seguridad y la gestión de riesgos.

No hay duda entonces de que los beneficios asociados a la digitalización documental, son importantes. Eso sí, la digitalización de documentos no es de ámbito exclusivo de las empresas; también puede ser usada por cualquier persona que quiera archivar la información que sea importante para ellos, como documentación del hogar, facturas de compra, DNI’s o realizar copias de documentos o fotografías.

Dicho esto, hay que ser conscientes de que un escáner nunca podrá dejar de convivir junto a un equipo de impresión, bien sea por el apego que tenemos al manejo de papel o bien porque hay trámites que no pueden hacerse sólo en digital, pero otros sí que pueden hacerlo.

Dejando su espacio a cada tecnología, hemos querido recoger a modo resumen las 20 ventajas de la digitalización documental:

  1. Facilita el acceso a los documentos
  2. Agiliza la búsqueda y consulta de la información
  3. Preserva la memoria física del documento
  4. Garantiza su conservación
  5. Puede mejorar imágenes de documentos deteriorados
  6. A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo
  7. Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden incorporar a cualquier documento electrónico
  8. Podemos compartir instantáneamente originales en papel utilizando servicios online como redes sociales,  cuentas de correo o en la nube.
  9. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier impresora, siendo copias exactas del original
  10. Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y se puede convertir a varios formatos
  11. Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea por varios usuarios a la vez
  12. Agiliza el trabajo cotidiano incrementando la productividad de los empleados
  13. Facilita la difusión online de los documentos de forma inmediata y sin necesidad de enviar copias físicas ni esperar confirmación de su recepción
  14. Permite estructurar la información para una mejor toma de decisiones
  15. Ayuda a depurar documentos
  16. Aporta una mayor seguridad al gestionar el acceso a la información, mediante la posibilidad de usar una clave personal o sistemas de gestión de perfiles. Así, solo pueden ver los documentos las personas que están autorizadas
  17. Reducción del espacio físico que ocupa el almacenamiento de los archivos en papel
  18. Eficiencia. Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado, pues permite acceder a él desde el equipo y mediante un buscador incluso
  19. Sirven de copia de seguridad de los documentos, evitando el desgaste de los originales
  20. Ecología. Contribuye al medio ambiente pues ayuda a disminuir la contaminación ambiental generada por el papel

Conclusión: ¿Merece entonces la pena transformar un documento en papel a soporte electrónico, accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, a través un escáner? Nosotros, creemos que definitivamente sí.

 [1] Según datos de AIIM, Forrester, Star Securities, Departamento de Trabajo de Estados Unidos

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¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

El archivo de documentos, ya sea en formato físico o digital, es en la actualidad en un reto para las compañías que tienen que manipular una gran cantidad de información. Por ello, es muy importante importancia tener sistemas y procesos de gestión documental que pongan a disposición de los usuarios los documentos que puedan serles de utilidad.

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Ventajas de optimizar los flujos de trabajo documentales

Mediante los workflows se consigue la automatización y el control de los procesos que se realizan con los documentos dentro de una empresa, incluida la impresión. El primer paso para mejorar la eficiencia es obtener información sobre los comportamientos de impresión, como, por ejemplo, si son habituales los trabajos de impresión perdidos u olvidados.

Un workflow o flujo de trabajo es un conjunto de secuencias de pasos o actividades que determinan la forma de desarrollar un proceso y la metodología a seguir para lograr un objetivo. Como señala un artículo de Elchico de las fotocopias.com, el principal objetivo de los flujos de trabajo consiste en reducir el tiempo y agilizar la realización de un trabajo mediante el acercamiento de procesos, personas y máquinas, incluso permitiendo que se trabaje en equipo desde diferentes lugares.

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Consejos para mejorar la gestión documental

La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.

¿Cómo podemos mejorar la gestión documental?

  • Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
  • Centralizar todos los documentos de la empresa.
  • Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
  • Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.

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Feliz Navidad ?? y Feliz 2020

Todo el equipo de neodoc te deseamos una muy feliz Navidad y un próspero año nuevo. Que en 2020 todos tus deseos se hagan realidad ?? Leer más

Cumple con las exigencias de las normas de calidad con un gestor documental

El certificado ISO es garantía de calidad, por ello atrae a más clientes y es una buena forma de posicionarse en el mercado.  Pero ¿Cómo se pueden cumplir las exigencias de una norma de calidad? ¿Cómo se consigue entonces esta certificación?, ¿es obligatorio para todas las empresas?, ¿Qué significa el término ISO?. Para despejar todas las dudas, hemos preparado este post. Vamos paso a paso a explicar cómo puede ayudar un gestor documental con la certificación ISO.

¿Qué son las normas ISO?

Las normas ISO son unos estándares o normativas internacionales, elaboradas por la Organización Internacional de la Normalización y creadas para la optimización de los procesos de la empresa. 

Normativas ISO y gestión documental

Alcanzar estos certificados ISO es el objetivo que buscan la mayoría de las empresas por las ventajas internas que obtienen. Un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir las condiciones mínimas que se requiere para alcanzar una norma determinada ISO.

La aplicación de las normas depende de lo que quiera conseguir la empresa: por ejemplo, si es sobre gestión en medio ambiente, necesita la certificación ISO 14001, si es gestión de calidad, sería ISO 9001, la gestión de seguridad de información, la ISO 27001… Todas necesitan un buen gestor documental donde se pueda describir la estrategia ISO.

Por qué es tan importante un gestor documental

Por las empresas circula gran cantidad de información que a menudo queda dispersa en distintos formatos y, por ello, difícil de analizar. El sistema de gestión documental lo que hace es almacenar toda esa información en un archivo único al que se puede acceder desde cualquier lugar. Esos documentos se digitalizan y se archivan. Pero la mayor preocupación de las empresas es que con las nuevas tecnologías el acceso a documentos privados como nóminas, estado financiero y otros papeles estratégicos puedan llegar a manos de la competencia. La seguridad de los documentos es una prioridad.

Un sistema de gestión documental favorece la seguridad de la información, evitando que se pierda parte de esos datos y contribuyendo a la que la información sea confidencial. Para ello el gestor documental debe establecer copias de seguridad de toda la información y protegerlas con un cortafuegos, además de crear un acceso, pero con controles. Como, por ejemplo, identificar a aquellas personas autorizadas para consultar algunos documentos.

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7 ventajas de una correcta gestión documental para la empresa

Descubre en nuestro post de esta semana 7 ventajas de una correcta gestión documental para la empresa.

  1. Menor gasto en impresión, en el propio papel y en el lugar necesario para guardar los documentos.
  2. Mayor seguridad y confidencialidad.
  3. Menor ocupación del espacio, sea en la oficina, en ficheros ad hoc o en almacenes.
  4. Al no estar la información almacenada en un lugar físico, puede ser compartida por varios usuarios a la vez y de forma remota. De esa manera, la compañía gana en productividad.
  5. Como derivada del punto anterior, un administrador de archivos es de lo más práctico para tener el conjunto de la información digitalizada de la empresa centralizada y localizable en cualquier momento.
  6. Posibilidad de realizar búsquedas personalizadas gracias a los metadatos de los archivos, asignar roles, indexar los archivos con otras herramientas de la empresa (CRM, correo electrónico o ERP, entre otros), automatizar los flujos de trabajo, etc.
  7. Uso racional de los recursos. La gestión documental en empresas ayuda a evitar duplicidades de archivos o de grabación de datos, fotocopias de los mismos de forma innecesaria, etc.

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España, segundo país europeo en automatización de procesos y sexto en digitalización documental

¿Están las empresas europeas preparadas para la era digital? ¿Qué conocimientos tiene la industria en torno a las herramientas existentes? ¿En qué posición se encuentra España?

Para dar respuesta a todo ello Kyocera Document Solutions presenta Digitalización Empresarial en Europa 2019, un informe que estudia la evolución, retos y oportunidades del mercado europeo en el empleo de soluciones digitales orientadas a la Transformación Digital de los negocios.

El análisis, llevado a cabo entre más de 1.750 responsables directos e indirectos en los procesos de digitalización y gestión de soluciones software, arroja significativas cifras no solo en cuanto al grado de digitalización documental, que se afirma completado en el 18,6% de las empresas encuestadas, sino también en la madurez de la automatización, de la que un 19,2% de la muestra sostiene generalizada a todos sus procesos.

El informe Digitalización Empresarial en Europa también profundiza sobre cómo se lleva a cabo la innovación en los procesos de negocio, quiénes son los implicados en la toma de decisiones a la hora de incorporar nuevas tecnologías y el uso que hacen las empresas de las soluciones de gestión documental, con las que, según reconocen los encuestados, solo están familiarizados un 47,5%.

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Un tercio de las empresas europeas ya utiliza un gestor documental

El 30,6% de las compañías ya tiene sistemas de gestión documental en sus oficinas. Esta ha sido una de las conclusiones a las que se ha llegado después de hacer un análisis a nivel europeo entre más de 1.750 responsables de procesos de digitalización y soluciones software. En este informe se afirma que el 18,6% de las empresas encuestadas ha completado su digitalización documental, y el 19,2% ha generalizado la automatización de sus procesos.

Es evidente que la transformación digital está ganando protagonismo en el día a día de las organizaciones; el 72% de las grandes empresas automatiza ya la mitad de sus tareas. Aun así, como ya avanzamos en una de nuestras noticias, un 11% no considera la automatización como prioridad, y menos de la mitad de las compañías saben cómo implementar las soluciones de gestión documental del todo.

España es el sexto país europeo en digitalización documental, empatado con Francia y por detrás de Holanda, Italia, Reino Unido y Turquía. Asimismo, es la segunda nación en cuanto a la automatización de procesos de negocio. Únicamente Holanda está más avanzada.

Cabe destacar que el 20,5% de la empresas europeas utiliza soluciones BPM, y el 12,7% tiene ECM. Del mismo modo, los autónomos son mucho más reacios a la implementación de soluciones tecnológicas relacionadas con los documentos. En Biton ofrecemos la gestión documental más inteligente, con soluciones destinadas a optimizar todos los procesos de negocio de las compañías.

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