Encuesta: ¿Necesita tu empresa una gestión documental? Responde

¿Te estás preguntando si necesitas una gestión documental pero tienes dudas y no estás seguro? Hoy neodoc analiza los síntomas. Si respondes que «SÍ» a estas cuatro preguntas el diagnóstico está claro: tu empresa necesita una gestión documental ya.

1- ¿En tu mesa y en la de tus compañeros compañeros hay montañas de papeles y muy poco sitio libre?

2- Analicemos tu archivo. ¿Cuando entras en él sientes cierto miedo a que una avalancha de papeles y archivadores te sepulte?

3- ¿Tardas horas o días en encontrar un documento que sabes que tienes?

4- ¿A veces no llegas a encontrarlo?

¿Cómo ha ido la encuesta? ¿Has respondido que sí a estas preguntas? Pues tenemos un pequeño problema 😉 Está claro que necesitas urgentemente una gestión documental. Y es que son muchas las ventajas.

¿Cuáles son exactamente las ventajas de la gestión documental?

1- En primer lugar, el ahorro de espacio al eliminar gran parte de los documentos en papel.

2- Luego hay un grupo de ventajas asociadas a la seguridad: controlar quién accede a los documentos, hacer copias de seguridad de toda la documentación a diario de una forma muy sencilla, saber quien elimina o modifica un documento concreto.

3- Por último, pero no menos importante, el acceso inmediato a la documentación sin importar el tiempo que hace que la archivamos, sin tener que recurrir a una memoria prodigiosa y sin depender de ese compañero de trabajo que justo hoy no ha venido.

¿Hay empresas que no necesitan gestión documental?

Cuando el número de usuarios que accede a la información es reducido (menos de tres o cuatro personas) y el número de documentos que manejan es de unos pocos cientos. En estos casos un sistema de gestión documental quizás no les resulte suficientemente rentable como para amortizar la inversión.