Lo que Iron Man le aportaría a la Gestión Documental

Pensar en cómo será la Gestión Documental
en un futuro no muy lejano es un ejercicio que deberíamos hacer todos los días. No sólo como ejercicio imaginativo, sino como una forma de visualizarnos como profesionales capaces de brindar soluciones efectivas, independientemente de los cambios tecnológicos que vengan.

La gestión documental del futuro

Hace unos años, cuando vi la película de Iron Man empecé a imaginar todo un escenario de la gestión documental del futuro. La cual, debo decir, que cada vez veo más cerca.

El sistema J.A.R.V.I.S. haría realidad en cuestión de segundos la transparencia y acceso a la información pública

El asunto sobre lo que Iron Man podría aportar a la Gestión Documental se basa principalmente en su sistema de Inteligencia Artificial J.A.R.V.I.S. el cual, de entrada debo decir, que me ha hecho alucinar en más de una ocasión con las infinitas posibilidades que un sistema como éste podría aportar al mundo empresarial y claro, al mundo político – básicamente la transparencia y acceso a la información pública sería una cuestión que este sistema haría realidad en cuestión de segundos – garantizando una eficiencia impresionante en muchos frentes.
Ahora bien, imaginando el escenario de que dicha tecnología fuera totalmente a la Gestión documental tendríamos más o menos los siguientes escenarios:

Quizás con el tiempo, el mismo sistema nos sugiera una forma más eficiente de organizar la información

– Un sistema capaz de centralizar toda la información corporativa – esto dependería obviamente de la infraestructura que se tenga para tal – y no solo centralizarla, analizarla y conocerla.

– En referencia al punto anterior, un humano le diría a dicho sistema cómo “debería” organizar la información y esto sería cuestión de segundos, para que toda la información digital se organizase. Ahora bien, como estamos hablando de inteligencia artificial, quizá con el tiempo, el mismo sistema nos sugiera una forma más eficiente de hacerlo. Entonces ya no sólo tendríamos la información centralizada, sino que también estaría organizada. Ahora, con un asistente digital, eficiente, rápido y multitarea, toda la nueva información estaría organizada tan pronto como se generase. Algo que difícilmente logramos en la actualidad.

El sistema sería lo suficientemente autónomo como para decidir si un documento debe ser eliminado o no

– Y si hablamos de definir tiempos de retención y procesos de disposición final, no sería una excepción. Dicho sistema podría hacer una valoración mucho más objetiva al poder consultar todas las variables posibles. Por un lado, se conectaría a todas las bases de datos que sirvan como referente legal, tendría estadísticas de uso y demás y podría formular una sugerencia de retención y disposición; y porque no, podría hacer todo el proceso de forma autónoma. Eliminando con ello la subjetividad humana en los procesos de valoración documental.

– Y ni qué decir de la eliminación. Un sistema no tiene la necesidad de decir “guardémoslo por si acaso”, en determinado momento el sistema será lo suficientemente autónomo como para decidir si un documento debe ser eliminado o no. Y si requiere eliminación, el sistema ejecutará el proceso de forma autónoma. Finalmente, la decisión vendrá precedida de un sinnúmero de cálculos que permitirán llegar a dicha decisión. Sí señores, el Big Data permitirá predecir casi cualquier cosa, incluso la disposición final de los documentos.

Un asistente como J.A.R.V.I.S. recuperaría eficientemente el documento que necesitamos y nos traería absolutamente toda la información

– En la actualidad, nos maravilla Google, con sus búsquedas avanzadas
y las cuales se pueden refinar tanto como queramos para obtener un resultado de lo más acertado posible. Muchos sistemas de información corporativos procuran tomar el modelo Google e implantarlo en sus soluciones. Pero se imaginan que las búsquedas sean mucho más eficientes. Un asistente como J.A.R.V.I.S. no solo recuperaría eficientemente el documento que necesitamos, sino que nos traería absolutamente toda la información – a la que tengamos acceso, claro – relacionada con el mismo. Entonces ya no sería tedioso y complejo saber si se le dio respuesta a una comunicación y con qué oficio se le dio respuesta, y cuándo, y quien…. Todo sería presentado eficientemente y sería cuestión de preguntarle a nuestro asistente digital y se encargaría de traer todo. Ahora, recuerden que tenemos la información centralizada, entonces estamos hablando de búsquedas integrales que involucran no solo una fuente de información.

– ¿Y qué pasa si quieres un informe?, pues nuestro amigo no tendría ningún inconveniente. Recordemos que tendría incluido todo el poder del Big Data, y sería únicamente cuestión de que le dijeras qué y cómo y en cuestión de segundos ya tendrías la información a la mano.

Cuando esto pase ¿ cuál será el rol del Archivista?

Quizá algunos me dirán que estoy loco y que es, en extremo, futurista e irreal lo que planteo. Y quizá así sea. Estamos apenas viendo como la IA empieza a ser parte de nuestras realidades y pasarán unos cuántos años para que lo que Iron Man plantea como asistente, sea una realidad en escenarios como la Gestión Documental. Pero… Cuando esto pase ¿ cuál será el rol del Archivista?

Autor:

Sergio Gómez Flórez

Archivista
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