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Implementando un sistema de Gestión de Documentos Electrónicos: antes, durante y después

No podemos negar que la producción documental actual es, en gran medida, en soportes electrónicos. Sin importar si se trata de una entidad pública o privada, este es el común denominador. Así como también lo es, que la Gestión Documental se sigue centrando en los documentos que se producen o reciben en soportes análogos y por ello, la gestión de documentos electrónicos actual, es un camino casi seguro a un alzheimer digital, pero luego hablaremos de ello. Hoy quiero hablar sobre qué hacer antes, durante y después, tal y como el título del post lo sugiere.

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Definición de políticas, responsabilidades, formación e instrumentos de gestión de documentos, permite un entorno organizativo y tecnológico

Hoy charlamos sobre gestión documental con Nani Forte.
Consultora free lance experta en implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos en el sector privado y en la administración pública. Leer más

3 propuestas de valor del consultor de gestión documental

Uno de los lamentos más recurrentes entre quienes nos dedicamos a la gestión documental es que no se visibiliza ni valora nuestro trabajo. “¿Archivero? ¿Consultor de gestión documental? ¿Eso qué es?”, son palabras que escuchamos demasiado a menudo. Leer más

Tener controlada y localizada la documentación es fundamental para el mundo empresarial

Hoy charlamos sobre gestión documental con Rafael Cid Rodríguez, presidente de la Asociación Andaluza de Profesionales de la Información y la Documentación (AAPID) y profesor de Nuevas Tecnologías en el Acceso y Uso de la Información Bibliográfica y Documental en el Máster Universitario en Documentos y Libros, Archivos y Bibliotecas, de la Universidad de Sevilla. Leer más

La mayor ventaja de la gestión documental es el ahorro de tiempo en la búsqueda de documentos

Hoy charlamos sobre gestión documental con Miguel Aparisi de Lorenzo, Gerente de Docunecta (Marca Digital de C.R.I. DEL HENARES S.A).Desarrolló su carrera profesional, entre otras, en empresas como: Océ España (actualmente Canon España). Director regional y director de cuentas Internacionales, Minolta Business Equipment: Managing Director, Olivetti: Director Comercial, Agfa Gevaert (Grupo Bayer): Director Comercial, Airtel (actualmente Vodafone): director de ventas Directas y director de control de créditos y Revenue Assurance. Leer más

Uno de los próximos retos será el Big Data aplicado a la gestión documental

Hoy charlamos sobre gestión documental con Omar Rojas Herrera, especialista en Gestión Documental y Archivos en el Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería-OSINERGMIN, y ex funcionario directivo del Archivo General de la Nación en Lima-Perú. Leer más

Una correcta gestión documental consigue una empresa eficiente y transparente

Poder cumplir los objetivos fijados, ser más eficiente y transparente, mejorar en la planificación de los recursos y en la seguridad de la documentación, tener todos los documentos necesarios siempre al alcance, ganar en inmediatez, productividad y cumplir las normativas, reducir tiempos de gestión y, en definitiva, ganar en agilidad y en organización. Estas son sólo algunas de las ventajas de implementar una gestión documental en la empresa, según nuestros expertos. Eso sí, como siempre, existen algunos peros… Hay que contar con los recursos adecuados y planificar bien los recursos. Leer más

¿Cómo cambia el día a día de una empresa gracias a la gestión documental?

Contar con un buen sistema de gestión documental (y saberlo utilizar de manera correcta), ayuda claramente a mejorar la productividad, consiguiendo mayor eficacia en las gestiones asociadas al uso de la información. Aporta dos tipos de ahorro básicos en el día a día de cualquier empresa, sea del sector que sea: ahorro de tiempo (toda la documentación es más fácil de localizar y se reducen los tiempos de respuesta de manera muy significativa) y ahorro de costes (espacios específicos dedicados al archivo, personal y otras acciones asociadas: reducción papel, toner para imprimir…) Leer más

4 funciones principales de la gestión documental

Nuestro último post ha tenido un gran éxito de visitas y de comentarios. Recogemos, por ello, algunos de ellos en esta entrada a modo de resumen, que nos ha facilitado nuestro amigo y experto en gestión documental Sergio Gómez. Leer más

Hablar de conceptos como interoperabilidad o metadatos es como hablar en klingon

Para Javi Requejo‏ hemos alcanzado un punto de no retorno con la supresión de los soportes, ya que la Administración electrónica ha traído consigo la desestructuración física de los documentos, pero, según Requejo, “no debemos olvidar el ámbito tradicional y su valor”, entendiendo por ámbito tradicional precisamente a la gestión documental que todavía se hace con documentos físicamente palpables. Leer más