Repasamos los mitos y leyendas más extendidas asociadas a la gestión documental

Algunos dicen que es muy cara… otros que no es apta para pequeñas empresas, que es muy difícil de usar y que en ella los documentos no están seguros… Mitos, mitos y más mitos… Y es que son muchos los mitos y/o leyendas asociadas a la gestión documental. Hoy en neodoc los repasamos…

La gestión documental no es útil

Uno de los mitos más extendidos del sector tiene que ver con la utilidad. Muchas empresas creen que se trata de un servicio prescindible y no siempre ven los beneficios que aporta. El problema, según la experta María Jesús Serrano es que, como a primera vista no se ven los resultados de forma inmediata, parece que no es útil.

Es muy difícil de usar

El miedo a quedarse sin papel es otro de los mitos más extendidos según Gabriel Herrainz quien además añade la leyenda de que la gestión documental suele ser de difícil uso. Francisco Ricau también opina que la mayor mentira que se cuenta sobre gestión documental es que ésta supone la total eliminación del papel y que los beneficios económicos vendrán a corto plazo.

Es carísima y no apta para pymes

Otra leyenda asociada a la gestión documental tiene que ver con el precio. Así opina por ejemplo Laura Rosas: “La alta inversión, sin ninguna duda, y la poca visibilidad y dificultad en el retorno de la inversión”, señala la experta. La empresa Proyectos Archicom es de la misma opinión. Ellos creen que “el mito más importante es el de la alta inversión en la implementación de la gestión documental”.

Los documentos no están seguros

Por su parte Luz García indica que “el mito que mas he oído es que con la gestión documental se pierden demasiados documentos y se destruyen”. Algo con lo que la experta no está de acuerdo e insiste en la necesidad de contar con profesionales para que esto no pase.

De igual modo de expresa la empresa ADABI de México y José Luis Muñoz, quienes aseguran que el mayor mito es decir: “en los archivos no se encuentra nada” y nos enseñan este vídeo de YouTube. Un expediente importantísimo no aparece por ningún lado, ¿será capaz el archivero de encontrarlo…?