4 historias de miedo sobre Gestión Documental 🎃

Hoy es Halloween 🎃 !!! por ello, en neodoc vamos a hablar de historias de miedo ;) Hoy os traemos cuatro leyendas urbanas sobre gestión documental que hacen que, aún hoy en día, muchas empresas teman decir adiós al papel.

Son minoría, pero todavía hay algunas compañías, y sobre todo pymes, que son, en cierta medida, reacias a la implementación de una gestión documental. ¿Por qué? Pues seguramente es, debido fundamentalmente a ciertos mitos y leyendas urbanas que todavía hoy en día circulan sobre la oficina sin papel y que, sin duda, dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental.

4 historias de miedo sobre gestión documental:

– Que el software de gestión documental es difícil de usar. Muchas empresas han estado trabajando con papel durante años y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Por ello miran con recelo la gestión documental. Sin embargo, la realidad es que el software es muy intuitivo y fácil de usar y se encuentran los documentos en pocos segundos.

– Que la gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el acceso restringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, al permitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso.

La seguridad es básica y primordial en cualquier sistema, por ello la gestión documental neodoc implementa los elementos tecnológicos más avanzados con el objetivo de velar por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos, tres características que todo sistema debe de cumplir. Por ejemplo, neodoc permite establecer en detalle los permisos de acceso de cada documento o contenido.

– Que los beneficios del uso de la gestión documental se obtienen únicamente a largo plazo. ¡Mentira! Lo cierto es que las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente. Es decir, este mito se desvanece, ya que la adopción de un buen sistema de gestión documental dará como resultado un gran ahorro de costes, casi de forma inmediata.

– Que el papel debe eliminarse totalmente para lograr una “oficina sin papel”. La realidad es que el traspaso de un sistema tradicional a una oficina sin papeles es un proceso gradual. No cabe duda que reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, la empresa obtendrá los mayores beneficios de la propia gestión electrónica de sus documentos y de la automatización de sus procesos. Siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesarios conservar en papel.