Los expertos debaten: Que el formato sea “digital” no significa que sea electrónico ni mucho menos interoperable

Nuestra última entrevista ha generado un gran debate en las redes y eso, por supuesto, nos encanta. Nuestro objetivo, como sabéis es ser precisamente un foro de opiniones (siempre desde el respeto y la diversidad de puntos de vista). Los que más saben de gestión documental, nuestros queridos expertos han debatido en esta ocasión sobre los restos que le esperan próximamente al sector.

Nuestro entrevistado de esta semana, Javi Requejo
nos decía que “a medio plazo, el principal reto de los profesionales de la gestión documental es ser capaces de adaptarnos al entorno electrónico en el que los documentos ya no precisan de un soporte físico, sino que se constituyen mediante código binario. La naturaleza de los entornos tecnológicos es radicalmente distinta a la del tradicional documento en papel, pero los procesos de gestión documental siguen precisando de las mismas competencias que poseemos los profesionales de la gestión de documentos”.

La experta Pilar Campos‏ se mostró de acuerdo con Requejo aunque opinó que “no es un reto que nos espere, sino que es un reto que ya empezó hace años”. Ante esto Javi matizó: “Aunque lo electrónico lleva mucho tiempo, todavía es necesario que muchos archiveros se adapten y lo afronten como lo que es: una realidad”. Y aquí entró en la conversación nuestra querida María Jesús Serrano‏ quien aseguró que “No es el futuro, es el presente”.

Seguidamente Carmen Guardia entró en la conversación asegurando que “es necesario que se obligue a todas las Administraciones Públicas (AAPP) a utilizar el expediente electrónico. Insisto: no hay sanción, ergo no hay obligación”. Guardia quiso además matizar la palabra: expediente electrónico, ya que, a su juicio, “algunas (muchas) interoperan mediante meras digitalizaciones de expedientes en papel ¡Y eso no vale!, explicó. En este punto,
María Jesús Serrano‏ le preguntó a Guardia si acaso no consideraba como un documento electrónico al documento digitalizado… A lo que respondió el experto Iván Rodríguez quien aseguró que “en ese caso no hablaría de digitalización sino de simple escaneo”. “Pues eso, conceptos equivocados. Que el formato sea digital no significa que sea electrónico ni mucho menos interoperable”, explicó Serrano.

Carlota Bustelo‏ quizo aportar su grano de arena en la discusión asegurando que la legislación obliga a las AAPP a crear documento y expediente electrónicos originales. Bustelo aseguró que “hacerlo en papel y cuando interopero digitalizarlo ¿trampa?”. En este punto volvió a intervenir Carmen Guardia quien aseguró que “A veces, incluso imágenes de pdf que no permiten ni búsquedas de texto… Todo vale mientras ORVE se lo trague. ¡Interoperabilidad de pacotilla!”. Guardia se preguntó: “¿Tan difícil es aplicar la NTI de copiado auténtico y conversión de documentos? Pero las AAPP receptoras siguen aceptándolo todo”, explicó. Ante esta cuestión intervino Ascen de la Horra‏ quien explicó que “los responsables de registros están saturados porque muchos no entienden ni el porqué ni el cómo de lo que tienen que hacer. Existe una gran falta de formación”. A lo que María Jesús Serrano respondió “ni ellos ni muchos responsables jerárquicos, que es peor. ¡Así no hay impulso!”.

Jose García‏ intervino para ponerse del lado de Carmen Guardia asegurando que “lo que dice Guardia es el pan nuestro de cada día en los ayuntamientos pequeños en donde por electrónico entienden escaneado y punto”. Por su parte,
Pedro Cabrera añadió que “la mayoría de los que dicen que generan documentos electrónicos tienen sus sedes atestadas de documentos digitales con firma manual y tampón. ¡Pura realidad!. Y a pesar de todo se atreven en varios congresos a decir que son los mejores, los primeros, que tienen archivo único cuando no es así”. Seguidamente Cabre
ra quiso matizar sus palabras explicando que no en todos los lugares ocurría lo mismo: “Esto en Tinajo no ocurre. De eso me encargo yo y además hemos dado buena cuenta de ello mostrando el sistema en vivo. Todavía estoy esperando que alguien más se atreva a hacer lo mismo”, aseguró.

Carmen Guardia respondió a Pedro Cabrera indicando que “esa será la verdadera sanción: cuando las AAPP judicial, la estatal y autonómicas rechacen cualquier expediente que no llegue con formato ENI”. Por su parte, Pedro Cabrera indicó que “lo que está pasando hoy es más bien al contrario: se están rechazando y pidiendo papel con foliado a mano, ¡sí sí eso es lo que hay!. Vamos, que si envías un ENI la llevas clara… Decir que en este país la interoperabilidad existe es una broma”.

Ante esta afirmación volvió a intervenir Pilar Campos explicando, por un lado, que “la interoperabilidad de datos ya funciona en muchos servicios aunque hay que seguir trabajando” y, por otro lado, que “el ciudadano no debería sufrir las consecuencias de la falta de medios de eadmin de algunas AAPP” Carmen Guardia le dio la razón a Campos pero hizo hincapié en la falta de medios. Por su parte, Cabrera que también se mostró de acuerdo con Campos a cerca de la interoperabilidad de datos,no cree que el problema sea la falta de medios, sino “la aptitud de políticos y de algunos técnicos imposibilistas”.