Los expertos en gestión documental dan un SÍ rotundo a la digitalización de documentos

Un sí rotundo a la digitalización. Nuestros queridos expertos han hablado y en esta ocasión lo han tenido muy claro. “Sí a la digitalización, sin dudas”.

Los especialistas en gestión de contenidos, archivos y digitalización, Enuvole explican que, aunque son “amantes del papel, de su olor y su tacto… hay que tener en cuenta la ardua tarea de la organización, el exceso de documentos y el caos”. Por ello, son partidarios de un archivo físico pequeño con material administrativo, contratos y presupuestos, correspondencia, etc. “Pero, después, debemos pensar qué hacer con ellos. Como muestra el ciclo de vida de un documento, llega el momento en el que su uso pasa a ser inactivo: ahí es donde o lo destruimos o lo digitalizamos y guardamos”. Leer opinión completa de Enuvole.

Desde México nos llega la opinión de la empresa PaperEnd quienes afirman que la digitalización es un proceso “totalmente recomendable y necesario con múltiples ventajas”, sobre la que destacan la ventaja de disponer del documento que buscas en segundos (de otra forma pierdes tiempo y recursos buscando). “Son innumerables las ventajas. Las empresas digitalizadas ganan más y dan mejores resultados“, asegura esta empresa.

De la misma opinión es María Jesús Serrano, que se define a sí misma como “ArchiGeekcaria”, quien explica que “antes de iniciar proyectos digitalización hay que valorar qué se conserva según su valor documental, jurídico, su uso, etc.” Dice María Jesús que “digitalizar no debe ser sólo cambiar soporte papel por uno digital, ya que podemos acabar intoxicados de datos inútiles” e insiste en la necesidad de tener en cuenta el factor humano.

De un término medio nos habla el archivero de Guadalajara José Luis Muñoz quien asegura que “no se puede digitalizar todo, igual que tampoco se debe conservar todo” y nos ofrece esta interesante noticia como ejemplo. Similar opinión expone Luz García. La experta explica que digitalizar es “necesario para preservar ciertos documentos y vale la pena si el archivo es de calidad“. Añade que la ventaja radica en el ahorro de espacio y el orden.

Leer opinión completa de Alacaja.

La archivera y bibliotecaria Karina Reyes asegura que la mayor ventaja de la digitalización es la ”
conservación y accesibilidad de los documentos con el fin de difundir y salvaguardar nuestro patrimonio documental”. De igual modo se expresa la experta María Jesús Valseca, quien nos comenta que “es muy importante la digitalización para la
conservación del documento” y la documentalista Susana Verdejo añade además otras ventajas como ”
consultas simultáneas, reducción de pérdidas de documentos, aumento de la seguridad a nivel de usuario, aumento de la productividad, eficiencia en las consultas…”

Alfonso Ruiz Cagigal, profesional archivero suma a esta completa lista otros beneficios:
Planificación + control + recuperación on line + eliminación controlada. Y no podemos olvidar, nos lo recuerda la experta Mónica M. Mouton, “la accesibilidad que le proporciona al documento, abriendo más vías de investigación y de conocimiento”.

Desde neodoc queremos reiterar nuestro agradecimiento a los expertos que comparten con nosotros sus valiosas opiniones. En esta ocasión ha habido unanimidad: Un sí enorme y rotundo a la digitalización documental.

Nos seguimos leyendo en #Encuestasneodoc :)