“No estamos preparados para la oficina sin papeles”

Los expertos han hablado, han discutido y han valorado… Tras varios días debatiendo sobre cuál será el futuro que nos espera en el sector de la gestión documental, por fin hemos alcanzado algunas conclusiones de gran valor. Los expertos coinciden en que la gestión documental será imprescindible y clave en un futuro que definen como “halagüeño” y en donde la información aumentará a gran velocidad. Será un futuro marcado por los profesionales, por los metadatos y, por supuesto, por la movilidad. Sin embrago, son varias voces las que aseguran que en los próximos años no diremos un adiós definitivo al papel, ya que “aún no estamos preparados” todavía para la oficina sin papeles.

Nube y movilidad

María Valseca, archivera, desconfía en que la nube sea el futuro de la gestión documental. “¿Quien se arriesga a subir documentos confidenciales? Yo no lo haría, lo veo arriesgado. Nunca sabes quién puede ver tus documentos y quizás a ciertas empresas no les interesa que se vean”, asegura Valseca quien cree que el futuro de la gestión documental estará en los profesionales, en saber gestionar y en contratar profesionales titulados.

Sin embargo, Francisco Ricau, documentalista en el mundo de las TIC, sí que destaca la nube (también híbrida) como futuro inmediato de la gestión documental y la
movilidad.

Y también de movilidad habla Doc Quijote, una empresa que desarrolla aplicaciones innovadoras en el campo de management empresarial. Doc Quijote asegura que la movilidad será la clave en unos años. “La gestión documental estará marcada por el poder acceder desde cualquier lugar”, explica.

Imprescindible y clave

Montse Nieto dibuja un futuro en el que ve “mucho poder para los metadatos, como núcleos conectando información”.

El archivero Alfonso Ruiz Cagigal está de acuerdo con esta apreciación pero añade que en el sector público, “también es necesaria la preservación digital y la interoperabilidad“. Es decir, añade, “que el concepto de gestión documental también ha de comprender la solución TIC de e-Archivo y un plan frente a obsolescencia”.

Según Alacaja, consultoría de gestión documental, de archivos y contenido, la gestión documental será imprescindible a todos los niveles dadas las cifras de producción digital.

Por su parte, la empresa E-Nuvole, especialistas en gestión de contenidos, archivos y digitalización, explica que en el futuro habrá dos pilares fundamentales que marcarán los próximos años. “La gestión documental acompañada de la gestión del conocimiento será la clave”, aseguran.

Laura Rosas Gonzalez, bibliotecaria y documentalista, también opina que la gestión documental será clave en los próximos años, ya que la información aumentará a una gran velocidad y la documentación en papel irá disminuyendo.

José Luis Muñoz, que se define a sí mismo como archivero en constante búsqueda del principio de procedencia y la innovación en los archivos, habla también de un futuro halagüeño, “siempre y cuando los responsables den visibilidad al trabajo realizado”.

Lejos de la oficina sin papeles

Mónica M. Mouton, archivera tecnológica autora del blog Docufilos, opina que, a su juicio “hoy en día ya estamos frenando la revolución virtual y estamos asentando cambios en la gestión de documentos”. Aún así añade que sigue “echando de menos es la falta de cultura documental”. Mónica es de las que opina que “no estamos preparados todavía para oficina sin papeles”.

De la misma opinión, son Laura Reyes, quien asegura que ve “la política papel fuera bastante lejana”, Juan Aº Fernandez, archivero, geógrafo y administrador del grupo “Archiveros, Documentalistas” quien comenta que “no estamos preparados para la oficina sin papeles ni lo estaremos en los próximos años” y también José Luis Carreño. Carreño cree que el futuro está en los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA). Básicamente se trata de una aplicación para documentos electrónicos que puede ser usada en documentos físicos.