En la mayoría de las empresas se reconoce la necesidad de una gestión documental, pero “da pereza” realizar el trabajo

Noemí Herrera se acaba de incorporar recientemente a nuestra lista de expertos en gestión documental. Con ella hemos charlado sobre el sector, precios, seguridad, ventajas e inconvenientes y también sobre el futuro del mismo. Noemí, que trabaja actualmente como auxiliar de biblioteca, define nuestras encuestas como “una gran iniciativa ya que da la posibilidad a profesionales a compartir sus opiniones y mostrar hacia dónde se está moviendo el sector” y nosotros nos alegramos de que ella forme ya parte de nuestra gran comunidad. ¡Bienvenida Noemí!

1-¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

Las empresas son tanto receptoras como productoras de documentación que alberga un alto volumen de datos e información, que forma parte del capital de la empresa. Si se desea gestionar correctamente dicha información de forma que la empresa no se vea perjudicada, es necesario el uso de una coherente y eficiente gestión documental. Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos, ya que todas las empresas generan documentación que debe ser organizada y custodiada de forma correcta para su futura recuperación.

Todas las empresas requieren de un sistema de gestión de documentos, ya que todas generan documentación que debe ser organizada y custodiada de forma correcta para su futura recuperación

2- ¿Pero es sólo apta para grandes empresas?

Considero que es necesario para todas las empresas, ya que hasta la pyme más pequeña genera una documentación. Evidentemente el gestor documental debe adaptarse al tamaño y las necesidades de la empresa.

3- ¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Carezco de ese dato, pero creo que a la larga sale rentable tener implantada una gestión documental eficiente.

4-¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Sí, ya que al utilizar un sistema de gestión documental se está implantando un procedimiento de normas de organización, almacenaje, recuperación, digitalización, preservación y conservación… Es decir, estamos poniendo en valor la documentación y por eso es más sencillo evitar su deterioro, pérdida o destrucción accidental.

Gracias a la gestión documental es más sencillo evitar su deterioro, pérdida o destrucción accidental

5- Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental? 

La recuperación.

6-¿Y el mayor inconveniente?

Implantar el sistema de gestión documental. Me explico: en la mayoría de las empresas se reconoce la necesidad de un sistema de gestión documental, pero “da pereza” realizar el trabajo, se buscan excusas de su precio, o simplemente los empleados no desean adaptarse a él. Sin embargo si se vencen estos obstáculos y se implanta la gestión documental, las empresas reconocen la mejora que se ha producido.

7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector? ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

El futuro está sin duda en la digitalización, en el documento electrónico. Los retos: un almacenaje seguro (posiblemente en la nube) y la seguridad de dichos datos almacenados electrónicamente.

El futuro está en la digitalización, en el documento electrónico

8- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Qué es lo que más te atrae del mundo de los documentos y de los archivos?

Si he de ser sincera no fui yo quien escogió la profesión, sino al revés. Estudié Biblioteconomía sin vocación, pero cuando empecé a trabajar en el sector, me enganché y supe que eso era lo que quería hacer.

9- Un deseo para el futuro del sector… 

El que llevo escuchando desde que empecé con esto: que nos tomen en serio de una vez.

10- Y para acabar, no podemos dejar de preguntarte por las encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Es una gran iniciativa ya que da la posibilidad a profesionales a compartir sus opiniones y mostrar hacia dónde se está moviendo el sector. Muchas gracias por invitarme a participar.

Gracias a ti :)