La mayor ventaja de la gestión documental es poder localizar los documentos en segundos sabiendo que son auténticos, fiables, íntegros y usables

Hoy charlamos sobre gestión documental con Montserrat Garcia Alsina, directora académica del Postgrado en Implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS) de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Montserrat es doctora en sociedad de la información y del conocimiento y profesora agregada de la UOC, donde imparte asignaturas vinculadas con la gestión documental y archivos. Forma parte del grupo de investigación KIMO (Knowledge and Information Management in Organisations) de la UOC, donde entre otros aspectos investiga la contribución y las prácticas de la gestión de documentos en las políticas de transparencia y reutilización de la información en las administraciones públicas.

1- ¿Es importante la gestión documental hoy en día para las empresas?

La gestión documental hoy en día es tan importante como lo es evitar perder un juicio por no haber localizado pruebas, o perder una subvención porque no se ha localizado a tiempo la documentación que se nos requería, o; pero aún, tenerla que devolver porque no encontramos los documentos que nos piden para probar acciones hechas, o incluso pagar una multa a hacienda porque no se han localizado las evidencias que nos solicitaba el inspector.
Es tan importante como preservar nuestro tiempo y evitar perderlo buscando evidencias en lugar de dedicar nuestros esfuerzos a las actividades enmarcadas en los procesos de negocio, que son las que realmente nos dan ingresos.

2- ¿Y lo es para todas las empresas o sólo para las más grandes?

Todos gestionamos documentos, por tanto, todas las empresas, necesitan tener definido un sistema de gestión documental (SGD), independientemente de su tamaño – micros y PYMES, por tanto, incluidas. La diferencia entre gestionar documentos con SGD o sin él, es la misma que hacer las cosas bien o mal. Es sinónimo de encontrar los documentos en segundos, o después de horas o días de búsqueda. O en el caso extremo, la diferencia está en encontrar o no encontrar los documentos porque los hemos eliminado, porque desconocemos cuál es el valor de los documentos que amontonamos. Y es que… ¿Sólo las grandes empresas gestionan documentos? ¿Sólo las grandes empresas han de aportar evidencias en juicios, subvenciones, concursos públicos, inspecciones de hacienda? El mito de que solo las grandes empresas disponen o deben disponer de un SGD viene de la creencia de que un sistema es una aplicación informática. Esta falsa creencia lleva a inversiones en tecnología con la que después no sabemos que hacer. Un SGD es ante todo un conjunto de elementos, tecnología también. Pero antes que tecnología, sistema se refiere a pautas, personas, políticas, instrumentos y sistemática de trabajo. El SGD de cada empresa es a medida, está hecho de acuerdo al contexto organizativo, y puede ser adaptado a medida que la organización crece. Por tanto, todas las empresas si quieren gestionar sus documentos precisan diseñar su sistema de gestión documental, a su medida.

La diferencia entre gestionar documentos con SGD o sin él, es la misma que hacer las cosas bien o mal

3- ¿Y esto cuánto cuesta?

Cuesta más voluntad que dinero. ¿Cuánto cuesta no tenerlo? En realidad ya se invierten esfuerzos en “gestionar” los documentos, aunque de una manera intuitiva, no sistemática, con todos los riesgos que conlleva, amontonando papeles en mesas, cajones, o en repositorios. Por otro lado, la mayoría de las empresas españolas tienen implantado un sistema de gestión de la calidad, y ello conlleva gestionar evidencias para poder pasar las auditorias. Por tanto, tener un sistema de gestión documental cuesta tanto como incorporar unas sistemáticas de trabajo a los procedimientos definidos en los sistemas de calidad.

4- ¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Evidentemente es mucho más seguro que tenerlos amontonados en rincones o en repositorios sin orden. En serio, es seguro gestionarlos porque en un sistema de gestión documental se definen los procesos para recuperarlos cuando es preciso. Esto vale tanto si nos referimos a documentos en papel, como de documentos electrónicos. Y seamos realistas, aún se trabaja mucho con papel (incluso los nacidos electrónicos se imprimen). En el caso de los documentos electrónicos, el SGD ya incluye procesos para preservar los documentos a corto y largo plazo.

Una gestión documental cuesta más voluntad que dinero

5- ¿Cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Localizar los documentos que se necesitan en segundos, sabiendo que son los auténticos, fiables, íntegros y usables.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Ah! ¿pero existen inconvenientes? Bueno, vamos a buscar uno, el inconveniente es que hemos de ser sistemáticos, y no anárquicos que es cómo nos gustaría gestionar ;)

Creo que aún nos queda mucho trecho por recorrer, y la gestión documental tiene mucho por aportar

7- ¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

Donde ha estado siempre, en el convencimiento por parte de las empresas que gestionar documentos es un proceso de soporte más, junto a la gestión de recursos humanos o contabilidad. Las empresas cuyos procesos de negocio están muy regulados y requieren aportar evidencias, como por ejemplo las farmacéuticas, hace tiempo que gestionan los documentos de manera sistemática. O los hospitales, deben gestionar las historias clínicas, y sobre todo las electrónicas, y ello requiere de una sistemática muy clara.

El futuro del sector también está en el potencial de los documentos, en su valor secundario, y en la explotación que podemos hacer de ellos: la gestión del conocimiento. Gestionar los documentos además de facilitar emplearlos como evidencia, también nos sirve en los procesos de gestión del conocimiento. Estos procesos aún no están implantados de manera general en nuestro país, y choca. Desde hace décadas decimos que el conocimiento es la materia prima del tiempo en que vivimos: la sociedad y la economía del conocimiento. En la Conferencia de Lisboa en el ya lejano 2001, los representantes de los países de la Unión Europea dijeron que gracias al conocimiento Europa se iba a convertir en potencia mundial. Creo que aún nos queda mucho trecho por recorrer, y la gestión documental tiene mucho por aportar, en tanto los documentos almacenan información susceptible de convertirse en conocimiento para la acción, es decir, para decidir, para innovar, para diseñar nuevos productos y servicios.

Soy consciente que el término de la gestión del conocimiento ha dejado de estar de moda. Durante años, gestionar cocimiento fue equivalente de tecnología (intranets, bases de datos) a lo sumo comunidades de práctica. Fueron pocas las empresas que supieron sacar partido. La falta de proyectos bien definidos condujo al fracaso muchos de los intento de gestionar conocimiento. Sin embargo, ello no resta valor a la gestión del conocimiento, como fuente de ventaja competitiva.

8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

A los que ya tiene delante, como mínimo. Los documentos solo electrónicos con validez electrónica cada vez son más frecuentes. Las relaciones con las administraciones públicas cada vez son más exclusivamente mediante el canal electrónico. Las licitaciones, las facturas electrónicas, la declaración de sociedades, liquidación del IVA, pagos de la seguridad social … todo está en un entorno electrónico. Ello significa gestionar documentos electrónicos, y sus firmas, más allá de tenerlos en repositorios,

Las empresas del sector cuyo objeto de negocio es la consultoría en el sector público, tienen tres retos, y diría que líneas de negocio claras. La primera es seguir implantando SGD teniendo en cuenta el requerimiento del expediente electrónico y registro único, en la línea indicada por la Ley 39/2015, y las normas técnicas de interoperabilidad. El segundo reto, y línea de negocio es el diseño e implantación de proyectos de gestión de documentos y datos al servicio de la reutilización en cumplimiento de la ley de reutilización de la información pública (Ley 18/2015). Al decir datos, estoy pensando en los datasets que encontramos en los portales de datos abiertos, y también en la gestión de grandes volúmenes de datos, el big data. Poner orden y garantizar la calidad de los datos pasa por metodologías y sistemáticas a las que la gestión documental no es extraña.

Además, la certificación de sistemas de gestión de documentos, en base a la serie ISO 30300, también es un reto, puesto que supone entrar en el ámbito de la certificación, y vincularse con los otros sistemas de gestión que precisan gestionar evidencias (ISO 9000 o ISO 14000 por poner dos ejemplos).

Por último, desde el punto de vista de gestión del conocimiento, el reto a medio plazo es encontrar el camino para integrar la gestión documental en los procesos de gestión del conocimiento y sistemas de gestión (calidad, medio ambiente, sistemas informáticos)… En este ámbito, la reutilización de la información, aunque es una línea de negocio para las empresas del sector infomediario, es una oportunidad a nivel interno para todas las empresas, al explotarla para la optimización de sus procesos de negocio, y para innovar.

El reto a medio plazo es encontrar el camino para integrar la gestión documental en los procesos de gestión del conocimiento y sistemas de gestión (calidad, medio ambiente, sistemas informáticos)

9- Un deseo para el futuro del sector…

Deseo que encuentre el camino para hacerse entender e integrarse en las funciones de la empresa, de modo que las empresas entiendan por fin el mensaje que hace décadas está lanzando el sector, para explicar su función y el servicio que prestan en la aportación valor para la misma empresa en la que desempeñan su función. Y ello pasa por adaptarse a los nuevos tiempos y actualizar conocimientos: reutilización de la información, big data, y documentos electrónicos (firma, metadatos, interoperabilidad…)