Luis Guillermo Venegas: “El futuro del sector reside en el Big Data, el Internet de las Cosas y la realidad aumentada”

Hoy charlamos con Luis Guillermo Venegas Bernal, profesional gestión documental de la Red de Bibliotecas Públicas de Bogotá (Colombia). Luis es Licenciado en Ciencias de la Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística por la Universidad del Quindío y tiene más de 15 años de experiencia en Proyectos de Gestión Documental en empresas del sector privado y público.

Luis, como experto y conocedor del sector, ¿crees que la gestión documental es algo vital hoy en día para las empresas?

La Gestión Documental en el sector empresarial tiene gran importancia porque gracias a ella se pueden gestionar todos los recursos y llevar con éxito los proyectos designados en el momento adecuado. Sin una gestión documental una empresa está, digamos, como remando contra corriente, sorteando obstáculos, miedos, luchas y un mar de problemas que podrían llevar a dicha empresa al limite. Gracias a la gestión documental las empresas mejoran sus procesos y procedimientos, lo cual se reflejará a nivel documental, donde la trazabilidad de la información será más óptima y eficaz a toda la empresa.

Entonces, en tú opinión, ¿cualquier empresa requiere de un sistema de gestión de documentos?

Considero que sí porque, hoy en día, todas las empresas necesitan preservar y conservar su memoria personal, institucional e histórica a nivel documental.

Sin una gestión documental una empresa está remando contra corriente

¿También las pymes o es sólo apta para grandes empresas?

Es para todas: la pequeña, la mediana y la grande tienen unas necesidades de gestión que encuentran su solución en el mercado tecnológico, que hoy en día ofrece diversas opciones según sus necesidades.

¿Cuánto cuesta tener una gestión documental?

Depende. Desde una cifra muy moderada se puede tener una gestión documental. Obviamente el precio dependerá de muchos factores: infraestructura, recursos humanos, tecnología, etc. Pero más que en el precio hay que pensar en los beneficios que reporta la inversión, ya que una gestión documental garantiza la conservación y la protección del patrimonio documental de un país, de una empresa, de una familia, etc. Y es que, sin archivos no hay memoria.

Desde una cifra muy moderada se puede tener una gestión documental

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Por supuesto. Siempre y cuando esos documentos estén ligados a procesos y procedimientos donde la gestión documental vea reflejada su trazabilidad en cuanto a calidad y acceso a la información en todos los soportes y documentos afines.

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

La posibilidad de recuperar y difundir cualquier tipo de información, con su respectivo formato, con el apoyo de las nuevas tecnologías que permiten innovar en la calidad y acceso a datos y otras características de información relevante.

La mayor ventaja de la gestión documental es la posibilidad de recuperar y difundir cualquier tipo de información

¿Y el mayor inconveniente?

En muchas ocasiones, la falta de interés y de apoyo inicial por parte de las empresas a la hora de organizar y prestar mejores servicios de gestión documental, con el fin de cambiar la imagen del archivista, archivero, archivólogo, en definitiva, de quien gestiona y ayuda en todos los campos de la información.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

En el Big Data, el Internet de las Cosas, la realidad aumentada, la digitalización de microfilms, en el hecho de poder preservar archivos en el ártico… En fin… Hay múltiples opciones que el sector ofrece y que pone a pensar a los profesionales de información en cómo ser protagonistas de estos cambios y no pasar a un segundo plano.

El futuro del sector reside en el Big Data, el Internet de las Cosas, la realidad aumentada

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Un reto será el de buscar estrategias para el uso, acceso y consulta de información digital para incentivar la consulta de archivos digitales y/o electrónicos. Aprender a administrar fondos documentales digitales.

Un deseo para el futuro del sector…

Mi deseo para el sector y para los colegas que ponemos nuestro grano de arena en esta profesión, es que sigamos formándonos, capacitándonos, estando a la vanguardia frente a nuevos retos que se avecinan y que tengamos las herramientas y soluciones para enfrentarlos, porque podemos dar mucho más sin esperar nada a cambio.