María García: “Demasiado acelerados en implantar Sistemas Integrados de Gestión de Información”

Hoy hablamos con María García, Licenciada y doctora en Ciencias de la Información y Documentación por la Universidad de Murcia. María es directora y consultora de proyectos para la empresa Pandora Gestión Documental y profesora asociada de la Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia. María acaba de publicar su libro “e-Administración: realidad encontrada tras la aplicación de un método descriptivo de gestión de procesos administrativos en entidades locales españolas” y por ello hemos querido charlar con ella en neodoc.

1- Buenos días, María. Para empezar, cuéntanos qué te has encontrado al hacer esta investigación. ¿Cómo está la administración en nuestro país?

Pues depende de la perspectiva desde donde se mire. Los niveles más altos de la administración aprueban en cuanto a la implantación de la Administración Electrónica, pero los niveles más bajos, es decir, las Administraciones Locales, no llegan ni al aprobado. También depende de la visión política con la que se visualice el procedimiento de implantación.

Tras las experiencias vividas, diremos que las secuelas de la implantación de la Administración Electrónica en cuanto a las directrices marcadas por las Normas Técnicas de Interoperabilidad NTI de “Politica de gestión de documentos electrónicos” radican en varias fases definidas que debían haberse solucionado por parte de las Administraciones antes de llegar a la implementación de metadatos, donde muchas de las Administraciones Publicas de nuestro país ni siquiera han superado la primera fase –nos referimos a las Administraciones Locales–.

Estas secuelas han dado lugar al diseño de la hoja de ruta (normativas y legislaciones) para su efectiva implementación. Aunque hoy en día, en la mayoría de los casos, la relación con la Administración a través de medios electrónicos no puede ser todavía una forma especial del procedimiento, sino que debe convertirse en habitual por imperativo legal. Si hacemos valoración general, las líneas de reforma de las Administraciones Públicas siguen sin tener en cuenta una realidad tan fundamental como es la disparidad entre algunas Administraciones- Ayuntamientos (los grandes) y la mayoría de los Municipios.

Una vía de escape para poder estar a la altura sería la implicación efectiva de los niveles superiores de las Administraciones, hablamos de Comunidades Autónomas y Diputaciones provinciales, las cuales tienen una gran oportunidad de demostrar realmente el rol de colaboración que pueden llegar a jugar si están dispuestas a hacerlo.

2- ¿Cuáles son los problemas más comunes a la hora de desarrollar la Administración Electrónica?

En primer lugar, el problema más común, es entender la Administración Electrónica única y exclusivamente como una única prestación de servicios al ciudadano a través de medios electrónicos en lugar de concebirse como un sistema integrado de información donde todos los procesos de las Administraciones Públicas deben estar automatizados como una solución de gestión entre las mismas para la búsqueda y recuperación de información, permitiendo así la Interoperabilidad en todos los niveles de la administración y con los ciudadanos.

Por otro lado, el modelo de Administración que deseamos implantar precede a los requisitos tecnológicos que se han dado en las NTI. Solucionar los aspectos organizativos tienen que ver con la estructura orgánica y funcional de las instituciones, por lo que es necesario alinear todos los procesos y procedimientos efectuados en ellas para poder aplicar las Normas Técnicas de Interoperabilidad, en beneficio de esa Administración Electrónica.

Finalmente, como ya he mencionado anteriormente, se debe observar la capacidad de autosuficiencia de cada uno de los niveles de nuestras Administraciones Públicas, pues no todas pueden asumir estas competencias. La falta de recursos materiales y humanos, así como la falta de conocimiento especializado y cualificado en procesos de gestión de documentos electrónicos y cuanto menos en la implementación de metadatos, hacen que este cometido sea una tarea casi imposible, sobre todo para las Administraciones Locales.

La falta de recursos materiales y humanos y de conocimiento especializado en procesos de gestión de documentos electrónicos y de metadatos hacen que desarrollar la Administración Electrónica sea casi imposible

3- ¿Qué nos falta para ser una sociedad “digital”?

Es imprescindible no seguir manteniendo la misma forma de actuar del siglo pasado, es decir, evitar la misma práctica que se estaba llevando a cabo hasta ahora con la gestión papel del procedimiento administrativo aplicando tecnologías de la información. Ante esta situación, es necesaria la participación de expertos que conozcan la estructura organizativa y funcional de las Administraciones Locales (secretarios, interventores, administrativos), de profesionales expertos en la documentación-descripción de procesos administrativos (documentalistas), de informáticos, de ciudadanos. Esta participación nos dará las claves para que antes que implantar la gestión electrónica, sea necesario simplificar la gestión administrativa en sí, porque la Administración Electrónica no es solo trabajar “en digital”.

4- ¿Qué beneficios prácticos puede aportar a los ciudadanos la Administración electrónica?

No podría dar opinión sobre los beneficios que aporta. Los pocos métodos de evaluación del grado de implementación de la Administración Electrónica y de sus beneficios se limitan a unas evaluaciones de carácter global, como su propio nombre indica, garantiza la evaluación genérica a niveles de Administración Estatal pero no profundiza de una manera mas pormenorizada en el carácter específico y a otros niveles de las Administraciones Públicas como pueden ser las Locales. De esta manera los elementos de medición siempre arrojarán resultados favorables, dónde sabemos que las Administraciones Estatales pueden cumplir sobradamente (sin garantizar una operatividad efectiva) las expectativas reglamentarias.

Para ser una sociedad “digital” es imprescindible no seguir manteniendo la misma forma de actuar del siglo pasado

5- Para acabar María, en el libro propones un método de diagnóstico ¿en qué consiste?

Se adopta un enfoque por procesos, siendo el principal objeto de estudio un expediente administrativo real de una Administración Local a partir del cual estudiamos el ciclo completo de ese procedimiento. Entonces se diseña y aplica un modelo de descripción de procesos institucionales para simular cómo sería su gestión electrónica. Y después se diseñan los metadatos, las instrucciones que se deben programar para que el ordenador realice las funciones del proceso. Esta fase es muy importante.