Reducir tiempos de implantación, simplificar el interface y la integración con otras aplicaciones, los grandes retos de la gestión documental

Lleva meses colaborando con neodoc, opinando y debatiendo en nuestros foros y encuestas. Hoy charlamos largo y tendido con Francisco Ricau, diplomado en Biblioteconomía y Documentación por la Universitat de València, Licenciado en Documentación por la Universitat Politècnica de Valencia y Experto en Gestión de Documentos Digitales en empresas e instituciones por la Universidad Camilo José Cela. Con una amplia experiencia relacionada con el diseño y mantenimiento de servicios de información de valor añadido en diferentes sectores, Francisco ha participado en numerosos proyectos de ámbito nacional relacionados con el despliegue de sistemas Inteligencia Competitiva, así como en proyectos de consultoría y desarrollo de metodologías de gestión documental (ECM) y e-administración. Actualmente, es responsable de la línea de negocio IMS (Information Management Services) en el Instituto Tecnológico de Informática. Además, nuestro experto es profesor asociado de la Universitat de València y ha impartido docencia en diferentes másteres de la Universitat Politècnica de València relacionados con la gestión de información.

1- ¡Menudo Currículum, Francisco! :) Muy buenos días y bienvenido. Como experto en el sector, ¿dónde crees que reside la importancia de la gestión documental para las empresas?

La gestión documental es fundamental para el propio funcionamiento e incluso la supervivencia de cualquier empresa. Es un proceso intrínseco a todas ellas. Toda organización, con independencia de su tamaño y naturaleza, genera y recibe documentos y contenidos digitales que son compartidos, organizados y almacenados en el ejercicio de sus actividades. En estos documentos y contenidos se plasma la información y el conocimiento del negocio necesario para la toma de decisiones y la ejecución diaria de tareas a lo largo de toda la estructura organizativa. La eficiencia en estos procesos de gestión documental pasa por el establecimiento de políticas y metodologías y, por supuesto, por el uso de sistemas de software especializados que permitan apoyar esos procesos, más teniendo en cuenta el nivel de digitalización actual de las empresas, donde el volumen de documentos digitales crece de manera permanente en detrimento del papel.

2- ¿Resulta caro implantar una gestión documental?

Depende en gran medida del tamaño de la empresa y de sus necesidades en materia de gestión documental. No obstante, el desarrollo de sistemas cloud y SaaS, ha abaratado sustancialmente la inversión en sistemas ECM con modalidades de pago por uso. También es bastante amplia la oferta de soluciones software de código abierto, que suponen un ahorro de licencias, aunque en algunos casos los costes de mantenimiento pueden ser altos dependiendo del fabricante. Otro factor para valorar el coste de un proyecto de gestión documental es su nivel de éxito. Si invertimos una cantidad importante de dinero en un sistema que acaba siendo infrautilizado por parte de los empleados, el coste será alto por el bajo ROI.

3- Entiendo. Pero lo cierto es que no debemos centrar exclusivamente un proyecto de gestión documental en la compra de un software ¿Verdad?

¡Exacto! También es necesario contar con consultores expertos que ayuden a la empresa a establecer su política de gestión documental y sus metodologías asociadas y que estas se vean correctamente reflejadas en la herramienta sin que supongan un cambio radical o una carga administrativa adicional en la manera de trabajar con los documentos y contenidos por parte de los miembros de la empresa u organización. Una correcta “gestión del cambio” es fundamental en este aspecto.

La mayor ventaja de la gestión documental es el acceso inmediato y ubicuo a la documentación requerida en un momento dado

4- Hablemos de seguridad ¿Está garantizada en una gestión documental?

Más allá de la seguridad de infraestructura (https, encriptación, autenticación, copias de seguridad, etc.), una aplicación de gestión documental garantiza la seguridad e integridad de la documentación física (previa digitalización) evitando su extravío, duplicación o deterioro por uso. Asimismo, la seguridad está garantizada con la posibilidad de definir de permisos y roles (tablas de seguridad y acceso) que permiten restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas, ayudando también el cumplimiento de normativas como la protección de datos. Y también es importante resaltar la importancia y necesidad de extender la gestión documental más allá de los límites de la empresa, es decir, con proveedores, clientes, partners, etc. Hoy en día, algunas soluciones de gestión documental ya ofrecen la posibilidad de colaborar y compartir documentos con usuarios externos de una manera segura y controlada.

5- Y si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

Me decantaría por la que más redunda en la eficacia empresarial: el acceso inmediato y ubicuo a la documentación requerida en un momento dado. La pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos es uno de los puntos de mejora más visibles que resuelve un sistema de gestión documental.

6- ¿Y el mayor inconveniente?

Una de los mayores inconvenientes de la gestión documental es el coste de inversión que, dada la actual situación económica, es el primer elemento que valora una empresa. Otra cuestión, ya citada antes, es la gestión del cambio: como conseguir que la inversión realizada se rentabilice a través del uso intensivo de la herramienta por parte de los miembros de la empresa.

El coste de inversión y la gestión del cambio son los dos mayores inconvenientes de la gestión documental

7- ¿Cómo valoras la situación actual del sector?

El mercado de software de gestión documental o ECM se considera maduro y continuará en constante crecimiento porque las necesidades de las empresas en esta materia van a seguir existiendo, cuando no directamente aumentando.

8- ¿A qué retos crees que va a hacer frente?

Hay una serie de retos a los que, en mi opinión, el sector tendrá que hacer frente en los próximos años. Uno de ellos es la necesidad de reducir los tiempos de implantación de software de gestión documental haciendo más fácil la configuración del mismo por parte del cliente ofreciéndole más autonomía. Es necesario que los ECM simplifiquen sus interfaces y reduzcan todo lo posible la curva de aprendizaje para que su uso sea lo más sencillo posible. En este sentido, el auge de las herramientas EFSS (Enterprise File Sync and Share) como Box o Dropbox está marcando la pauta. Por otra parte, el archivo digital, o los módulos de Records Management de los ECM, siguen siendo herramientas para especialistas difíciles de concebir para el usuario medio. Replantear su diseño será también una necesidad a corto y medio plazo para que su uso se extienda entre las empresas. También supondrá un reto la introducción de tecnologías Big Data en los softwares de gestión documental para avanzar en los componentes de analítica. Veremos qué ofrecen los fabricantes en esta línea en los próximos años. Y por último, aunque ya se han hecho avances importantes este sentido, facilitar la integración del ECM con el resto de aplicaciones de negocio (CRM, ERP, CMS, gestión de proyectos, etc.) tiene que continuar siendo un área de trabajo fundamental para los fabricantes de software al ser un aspecto clave en la buena marcha de los proyectos de gestión documental.

Es necesario que los ECM simplifiquen sus interfaces y reduzcan todo lo posible la curva de aprendizaje para que su uso sea lo más sencillo posible

9- ¿Por qué te decidiste por esta profesión? ¿Ha sido vocación?

En mi caso no hablamos de ninguna vocación. De hecho, al plantearme el acceso a la universidad, entre mis prioridades no estaba la de formarme en Información y Documentación, pero por circunstancias de la vida terminé mis estudios y la propia experiencia profesional me llevó al mundo de la gestión documental.

10- ¿Qué es lo que más te atrae de este mundo?

Lo más atractivo de esta profesión es que supone un reto permanente con la rápida evolución de la tecnología y la publicación y actualización constante de normativas técnicas de gestión documental que, como consultor, es necesario estudiar y conocer. Por otra parte, la posibilidad de ayudar a las empresas a ser más eficientes a través del establecimiento de políticas de gestión documental y la implantación de soluciones de software es muy gratificante. El cumplimiento de objetivos y satisfacción del cliente es uno de los principales atractivos del desarrollo de proyectos de consultoría de este tipo.

11- Llevas meses colaborando en encuestas neodoc, ¿qué te parece esta iniciativa?

Un auténtico referente en el sector de la gestión documental. Como experiencia de comunicación y creación de una comunidad de profesionales es todo un ejemplo. Os felicito por la iniciativa y os animo a continuar impulsándola como hasta ahora. Es un placer formar parte de esta comunidad que espero siga creciendo. Vuestras aportaciones en las encuestas son muy interesantes y espero poder seguir colaborando y aprendiendo con vosotros. Gracias.

Gracias a ti, Francisco. Nosotros también lo esperamos