Un gestor documental debe garantizar la fiabilidad e integridad de los datos y planificar la preservación digital

Pilar Campos es técnica de gestión documental en la Oficina de Administración Electrónica y Gestión Documental de la Universidad de Barcelona. Diplomada en Bilioteconomía y Documentación, Licenciada en Documentación y con formación especializada en archivística, Pilar tiene gran experiencia como consultora en gestión documental. Actualmente trabaja en la Universidad de Barcelona implantando procesos de administración electrónica y gestionando el archivo tanto electrónico como en suporte papel. Asimismo, colabora con el Máster de Gestión Documental e Información en la Empresa (MGDIE).

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Es difícil dar “las claves” cuando la “transformación digital” no la tenemos definida. Desde mi punto de vista, un factor importantísimo es analizar los procesos y hacer la reingeniería para optimizarlos. Seguir con prácticas obsoletas en digital, igual que hacíamos en papel, puede que para algunos sea “transformación”, pero yo considero que solo es un cambio de formato.

2- ¿Cómo se puede sacar partido y rentabilizar una la gestión documental?

A través de un trabajo profesional en el que estén implicados todos los agentes de negocio, la dirección, el departamento TIC y, por supuesto, el equipo de archiveros. Las compras impulsivas de software sin analizar las necesidades son un ejemplo de prácticas a evitar.

Hay que evitar las compra impulsiva de software ECM sin antes analizar las necesidades

3- Osea, que no debemos nunca precipitarnos, pero… ¿Cómo se sabe si necesitamos o no una gestión documental?

Todo aquel que genere documentos o -en el entorno en el que estamos inmersos- que genere datos, necesita gestión documental. Si es una pequeña empresa o institución que genera poco volumen o poco variado, será una gestión documental más sencilla, pero la gestión documental la necesitamos todos.

4- Vale, pero ¿cómo sabemos si nuestra gestión documental es deficiente?

Hace unos años hubiera contestado que una deficiente gestión documental es aquella que no permite la recuperación de la información, pero en el contexto digital esto ha cambiado. Recuperar un dato empieza a ser cuestión de habilidad a la hora de aplicar filtros al caos. Creo que lo difícil ahora es la recuperación del contexto (funciones, actividades, actores, productor…), garantizar la fiabilidad e integridad de los datos y, sobretodo, planificar la preservación digital.

La gestión documental la necesitamos todos los que generamos documentos, aunque sean pocos

5- ¿Estamos concienciados y preparados actualmente para la oficina sin papeles?

No realmente. En las oficinas ya existe el hábito de trabajar contra bases de datos y tecnológicamente se ha avanzado mucho pero el problema es que no estamos preparados para lo que hay más allá. ¿Qué pasará mañana con estos datos y cómo dotar esas evidencias electrónicas de autenticidad, integridad, contexto…? Se han suprimido los papeles pero estamos tardando en implementar las respuestas a los retos del entorno digital.

6- ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

“Esto se hará en la fase 2”. Se acostumbra a asociar la gestión documental como algo que se hará “después” o que se completará más adelante. En esa fase 2 (desengáñate, nunca llegará) se dice que se simplificarán procesos, se informarán todos los metadatos que actualmente no se informan, se invertirán recursos, etc. Considerar al archivo como un proceso del final hace que nunca se vea como prioritario aunque la gestión documental se haga, precisamente, en la fase 0.

Tecnológicamente hemos avanzado mucho pero el problema es que no estamos preparados para lo que hay más allá

7- Seguro que nuestros lectores se preguntan cómo acertar a la hora de elegir un software de gestión documental. Lo cierto es que la oferta es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?

No vale cualquiera y muchos presuntos “gestores documentales” no lo son, a pesar de que se vendan así o de que incorporen algún módulo de “archivo”. Los requisitos deben responder a las necesidades documentales de la institución, sin pedirle más de lo que seremos capaces de utilizar ni que se escape a nuestro presupuesto el parametrizarlo. Siempre, por tanto, es necesario hacer el análisis de necesidades antes de mirar programas.

8- Cloud computing y gestión documental. Muchos están a favor, otros están en contra. ¿Tú qué opinas, Pilar?

La pregunta no debería ser “a favor o en contra” sino “cómo”. La gestión documental da respuestas a la organización de la documentación, dónde esté “físicamente” el servidor no debería ser tan importante siempre y cuando tengamos bien claro a quién, cómo y con qué condiciones le hemos cedido la custodia de la documentación.

El paso de gestionar documentos estáticos a gestionar bases de datos interoperables marcará el futuro del sector

9- Vivimos en un mundo muy “social” en donde está de moda el “compartir”… ¿Cómo afecta esto a la gestión documental?

La captación de esta información para su posterior explotación y preservación supone, sin duda, un gran reto.

10- Para acabar: una tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector.

El paso de gestionar documentos estáticos a gestionar bases de datos interoperables.