Las ventajas de la gestión de documentos en la empresa

Sabemos bien en neodoc que la gestión documental es una parte importante de la empresa, pero lo cierto es que todavía hoy ne día hay muchas personas que lo ponen en duda y que no la consideran tan importante. Quizás sea porque estas personas no conocen sus beneficios… Por ello, hoy vamos a escribir un post sobre las ventajas de la gestión de documentos en la empresa. A ver si convencemos a esos pocos escépticos… :)

La gestión documental tiene una función principal y ésta es controlar los documentos que entran y salen en la empresa. Hay que tener en cuenta que en las empresas existen muchos papeles y datos personales, por lo que una buena gestión de éstos es vital y para ello es necesario contar con un software de gestión documental.

Los expertos en gestión documental lo saben y, de hecho, en muchas ocasiones nos lo han comentado en nuestras encuestas: una de las principales ventajas de la gestión documental es el ahorro de tiempo, que incide también en ahorro de dinero. Asimismo, una gestión documental es muy importante para la toma de decisiones en la empresa, ya que obtener la información que se requiere cuando es necesario ayuda a la toma de decisiones.

Contar con un sistema de gestión documental implica las siguientes ventajas y beneficios:

Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información
Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa
Mejor uso compartido, recurso para todos
Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
Ahorro de tiempo y dinero
Reducción de espacio de almacenamiento
Menor necesidad de trasladar los documentos
Uso racional de los recursos
Mayor control de la gestión
Mayor productividad
Mejora en los procesos
Mayor seguridad de los documentos

Aunque inicialmente la gestión documental tiene un coste asumido por la empresa, supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se nota en las ventajas y beneficios que supone la gestión de documentos para la empresa, lo que hace que sea una acción necesaria en todas las empresas.