5 formas de ahorrar tiempo con la gestión documental

Para las organizaciones, es indispensable sacar el mayor rendimiento posible a las tácticas que sirven para aumentar la eficiencia y la productividad, especialmente cuando son aplicables de manera general y no apenas en un departamento o proyecto. 

La gestión documental supone muchos beneficios en términos de eficacia y, como sus sistemas pueden estar completamente conectados con el resto de la estructura de TI (tecnologías de la información), existe un enorme potencial para ahorrar tiempo en las varias áreas de tu empresa.

A continuación, te presentamos 5 ideas para ahorrar tiempo con un sistema de gestión documental:

  1. Búsqueda de documentos: ¿sabías que, en media, un colaborador o colaboradora pierde 3,5 horas todas las semanas buscando documentos que, al final, acaba por no conseguir encontrar? Con una gestión documental eficiente, el tiempo gastado disminuye para apenas algunos minutos, especialmente si el sistema permite indexaciones automáticas de gran calidad. De esta forma, no será necesario preocuparse con la pérdida de documentos y de recordar dónde los pueden encontrar.
  2. Flujo de trabajo automatizado: hacer la gestión del papeleo de manera meramente física puede dar lugar a que se cometan muchos errores. No obstante, un flujo de trabajo digital (lo que se conoce en inglés como workflow) permite combinar documentos electrónicos y definir reglas que automaticen el proceso. Por ejemplo, puedes crear una regla que garantice que todas las facturas superiores a 5000 € sean dirigidas automáticamente a un o una responsable con mayor experiencia, y que la gestión de las facturas menores sea adjudicada a personas con menos responsabilidad. El resultado será una disminución de los errores, un nivel mayor de transparencia y un proceso mejor de eficiencia.
  3. Aumenta la velocidad procesual del negocio: ya estés preparando una factura para su aprobación, procesando candidaturas o haciendo revisiones para un preciario, estos diferentes proyectos requieren colaboraciones secuenciales o simultáneas en documentos, así como un sistema para enviar el documento final para su aprobación, lo que supone pasar por varios departamentos. Con un proceso de gestión documental y automatización adecuado, pueden reducirse los pasos y tiempos significativamente, ya que las personas responsables del proceso podrán ver inmediatamente dónde se encuentran los documentos y proceder conforme sea necesario.
  4. Reducir el trabajo improductivo: las personas pierden mucho tiempo haciendo cosas que no son realmente productivas, como puede ser formatear documentos. En media, un colaborador o colaboradora invierte 2,5 horas semanales en cambiar el formato de los documentos y 3,8 horas en pasar varios formatos a un único modelo. La documentación digital va a ayudar, en gran medida, a ahorrar tiempo, pues uniformiza la documentación de acuerdo con tus preferencia. Por ejemplo, puedes decidir si pretendes convertir automáticamente en PDF todos los documentos o mantenerlos en sus formatos originales (documentos Word, hojas de Excel, correos electrónicos). Esto solo dependerá de la forma en que pretendes usar dichos documentos. Si el contenido necesita ser editado posteriormente, es preferible mantener los archivos originales; mientra que si lo que necesitas es un registro estable, normalmente se opta por convertirlos en PDF y distribuir la información en este formato.
  5. Mejorar la colaboración entre departamentos: integrar todos los tipos de documentos va a facilitar en gran medida el trabajo en equipo de todo el personal, especialmente en lo que se refiera a compartir la información. Por ejemplo, si estuvieras en una empresa de ingeniería, tus propuestas pueden incluir un documento Word, un boceto CAD y una ficha en Excel. Antes de enviar una propuesta para el cliente o clienta, es esencial juntar estos documentos y enviarlos a los diferentes departamentos para que los revisen. Tu programa de gestión documental podrá posibilitar, por ejemplo, que varios miembros del equipo vean el archivo en formato CAD, aunque no tengan acceso a dicha aplicación.

Estas solo son algunas de las formas en que tu empresa puede ahorrar tiempo utilizando un sistema de gestión documental, para tareas más comunes y procesos empresariales. Estos sistemas también van a permitir que los documentos queden almacenados de manera mucho más segura y de forma que no se pierdan. Como la gestión documental tiene una mayor optimización cuando se integra con la infraestructura IT de la empresa, los potenciales beneficios son aún mayores.

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