6 Beneficios de automatizar con un sistema de gestión documental

Todos los negocios, por pequeños que sean, tienen en común el árduo proceso de pago de facturas de productos, servicios, suministros, etc. Independientemente del tamaño de la empresa lo normal es que usted haga uso de alquileres, utilice luz, agua, servicios públicos de su ayuntamiento o comunidad, etc. Y como casi seguro que usted no es autosuficiente también necesitará utilizar productos y servicios que le proporcionarán otras empresas. El inclumplimiento de la fecha de pago de estas facturas puede llevar asociada una sanción o en el peor de los casos, el corte de alguno de estos suministros vitales para su empresa.

El proceso de aprobación de facturas y la resolución de incidencias puede requerir mucho tiempo. Sin llegar al caso de una sanción o corte de suministro, estas ineficiencias pueden impedir que las organizaciones aprovechen descuentos por pronto pago, o incluso tener que hacer frente a recargos o pagos de intereses. Incluso esto puede afectar a la reputación de la empresa.

La digitalización de facturas de proveedores y los workflows automáticos pueden ayudar a afrontar estos desafíos. Estos dos conceptos juntos pueden proveer de información precisa y oportuna, agilizando el procesamiento de información y ahorrando tiempo de su personal que podrá dedicarse a asuntos más importantes.

Las cuentas a pagar en el mundo del papel

Las facturas llegan a su empresa en diferentes formas, colores y tamaños. Con los datos estructurados o no estructurados y ubicados en distintos lugares. Esto hace que sea difícil revisar y transmitir información rápidamente. Es necesario un tiempo considerable para extraer los datos, hacer coincidir estos con pedidos y albaranes y recoger las aprobaciones y firmas de los responsables de su empresa. Cuando esto se hace en papel, a menudo se llega tarde para beneficiarse de un descuento por pronto pago.

Además, si usted recibe grandes volúmenes de facturas, la posibilidad de errores se multiplica y el tiempo de entrada de datos en los sistemas se vuelve considerable. Incluso es posible que pague dos veces una factura o que alguna factura sea archivada mal y cuando necesite buscarla sea imposible encontrarla.

La digitalización y puesta a disposición en un sistema de gestión documental con workflows automatizados garantiza que la información correcta estará disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado. Se reducen los errores, se hace accesible la información y se aumenta la seguridad. Esta automatización ahorra recursos de personal y asegura el pronto pago, proporcionando además los detalles necesarios para realizar fácilmente auditorías, cumplir con todas las leyes que afectan a la documentación y mejorar los procesos.

Como ve hay muchas formas en que su empresa puede beneficiarse de estas herramientas. Vamos a ver con algo más de detalle 6 de estos beneficios.

1. Información disponible al instante

La captura digital de facturas, incluyendo las que contienen datos no estructurados, allana el camino hacia una gestión fácil de las mismas. El escaneo y el OCR de facturas ahorra tiempo y dinero. Los sistemas de captura de alta calidad proporcionan la capacidad de localizar y capturar datos independientemente de la ubicación y el tamaño del papel. Estos robustos sistemas proporcionan reglas que van más allá del mero hecho de un reconocimiento de datos. Son capaces de ofrecer validación de los datos comparándolos con los incluidos en otras bases de datos de su organización como puede ser su ERP. Comprueban las operaciones matemáticas incluidas en las facturas para asegurarse de su corrección. Marcan las líneas de factura que necesitan revisión o aprobación, etc.

Aunque la factura sea nueva, estos sistemas son capaces de aplicar reglas para localizar los datos, y una vez hecho esto, el sistema la almacenará y recordará de forma que la próxima vez que llegue, la velocidad de captura será mayor.

2. Toma de decisiones más rápida y mayor seguridad

Una vez recibida una factura esta debe ser aprobada para el pago. Y para esto puede ser necesario “casarlas” con órdenes de pedido y obtener firmas de los responsables. Puede que algunas facturas haya que dejarlas suspendidas hasta que se cumpla una condición o se reciba un acuse de recibo del producto al que hace referencia. Y puede que otras facturas deban ser rechazadas.

Con un flujo automatizado de trabajo, las facturas pueden ser casadas con sus órdenes de pedido durante el proceso inicial de captura y luego enviadas a una cola para entrar inmediatamente en el proceso de aprobación, suspensión o negación. Los usuarios afectados pueden revisar, comentar o firmar las facturas desde su ubicación remota por lo que las decisiones sobre los posibles pagos son casi inmediatas.

No solo se evita el retraso provocado por el uso de correo electrónico sino que también se elimina la necesidad de que las personas autorizadas tengan que llegar a la oficina para realizar las aprobaciones.

Además, los datos de las facturas se pueden utilizar para establecer alertas automáticas que se notificarán a las personas necesarias para que tomen una acción determinada. Y sobre todo, las organizaciones tienen la seguridad de conocer en todo momento el estado de una factura en particular y de la totalidad de deudas en proceso.

3. Ahorro de dinero por descuentos por pronto pago y evitando recargos

A pesar de que esto no suele ser el incentivo más importante para la mayoría de las organizaciones, aquellas con flujo de efectivo positivo pueden tomarse muy en serio intentar aprovechar estos descuentos por pronto pago. Para ello la información de la factura debe de ser introducida en el sistema de cuentas a pagar rápidamente para que los pagos puedan hacerse antes de la fecha de vencimiento del descuento. Con un sistema de captura adecuado y una solución de flujo de trabajo automatizado, no hay problema para manejar grandes volúmenes de facturas así como la información de descuentos y recargos que incluyen. Esto puede hacerse en pocas horas desde su recepción. Y la suma de los euros ahorrados en muchas facturas puede ser una cantidad considerable al cabo de un año.

4. Integración de diferentes sistemas de cuentas a pagar

Con mucha frecuencia las organizaciones tiene información valiosa en sistemas diferentes que no pueden comunicarse entre sí por lo que la gestión de esta información se hace difícil, incluso aunque todo esté almacenado electrónicamente. Sin embargo puede programarse la integración de workflows con las diferentes aplicaciones de forma que sea posible que puedan extraerse datos de todas ellas para después compartirse entre las diferentes líneas de negocio. Esto hace que puedan hacerse más cosas con los datos que ya se tienen almacenados.

5. Auditorías más fáciles

¿Cuántas veces nos ha pasado que un acreedor nos dice que no hemos pagado una factura cuando nosotros estamos seguro de que si lo hemos hecho? Probar que si lo hemos hecho nos puede llevar un tiempo, incluso horas dependiendo de nuestro sistema de trabajo, sobre todo si no se ha archivado o se ha hecho en un sitio equivocado. Cuando se utiliza un sistema de gestión documental las personas autorizadas tienen una visión rápida de todo. Se puede ver el estado de cualquier factura al instante. Quien es el responsable, en qué momento de su ciclo de vida está, etc.

Además, la posibilidad de ver los ficheros logs de los sistemas permite realizar informes que muestran todas las acciones relacionadas con una factura. Quién autorizó el pago, qué autorizó, cuando se autorizó y pagó, y como fue hecho el pago o porqué se denegó. Todo eso puede ser justificado de forma inequívoca. Se puede realizar una auditoría electrónica en cuestión de minutos en lugar de horas.

6. Maximización de la productividad

Una vez que se implementa de forma eficaz la captura digital de facturas y los workflows necesarios para que todo funcione de forma automática, el tiempo que el personal utilizaba anteriormente para procesar las facturas puede ser redirigido a trabajos más provechosos. Tanto la dirección como el personal de gestión puede dedicarse a tareas de estrategia, revisión y análisis de los pagos efectuados y de los que están por venir, costes de los proyectos, tendencias, etc. La información que hay en el sistema es ahora consistente y permite un análisis a fondo que ayude a la dirección a tomar decisiones con rapidez y seguridad.

Los informes relacionados con los flujos de trabajo permiten obtener datos acerca de la productividad y le permite la mejora continua de los procesos. Los cuellos de botella causados por grandes volúmenes de datos o por la ineficiencia de algunos individuos pueden ser descubiertos antes de que se conviertan en un problema y pueden realizarse cambios en los flujos de forma que se enruten los documentos de forma diferente. El personal de administración también puede ajustar la carga de trabajo cuando los volúmenes aumentan y si hay problemas para cumplir plazos.

Conclusión

La captura de facturas facilita la precisión y coherencia de la información y asegura la finalización de las tareas asociadas a tiempo. Los workflows aseguran que la información llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado para que puedan realizar las acciones necesarias. La empresa trabaja sin necesidad de parones, independientemente del lugar donde se encuentren los empleados, siempre que tengan un acceso a Internet. No se pierde tiempo y los pagos salen de forma puntual. Y finalmente los informes detallados y los análisis posibles contribuyen a un proceso de mejora continua dejando más tiempo a tareas más importantes.