Ahorra 12.000 euros desde la implantación de un sistema de gestión documental
El Ayuntamiento de Utebo, en Zaragoza, acaba de hacer público que ha ahorrado 12.000 euros desde que implantó en agosto 2014 un sistema de gestión documental.
En estos doce meses, ha habido unas 7.000 entradas en el registro municipal y se han tramitado más de 3.800 expedientes, siendo una gran parte de ellos de forma electrónica, según leemos en el diario digital 20Minutos.
Desde el ayuntamiento afirman que con la gestión documental «además del evidente ahorro de coste económico y en papel, con el consiguiente beneficio para el medio ambiente, se ha significado como un instrumento muy útil para el trabajo diario del personal municipal, al disponer en una única herramienta de toda la documentación relativa a los distintos expedientes». Han sentado así las bases para comenzar a reducir las cargas administrativas y aumentar la rapidez a la hora de prestar servicios municipales.
El concejal responsable de Nuevas Tecnologías, Rubén Estévez, ha subrayado que «esta herramienta ha supuesto un importante cambio en la forma de trabajo de los empleados municipales, permitiendo que desarrollen su trabajo en mejores condiciones«.
El ayuntamiento ha ganado en:
SEGURIDAD. Se evita la pérdida de documentos. Además, acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada. Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
EFICIENCIA. Se evita la pérdida de tiempo buscando información.
COLABORACIÓN. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
ORGANIZACIÓN. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
CICLO DE VIDA. Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
AHORRO. Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…
