Alicia López: "La gestión documental en una empresa es necesaria"

Hoy charlamos sobre gestión documental con Alicia López González, Técnico de Archivo del AUAH. Alicia posee un Grado en Biblioteconomía y Documentación y Máster en Documentación por la UCM y Máster en Documentación Audiovisual por la UC3M. Además, tiene más de 10 años de experiencia en gestión de bibliotecas, archivos y centros de documentación, llevando a cabo proyectos de extensión bibliotecaria, fomento a la lectura, gestión documental y atención al usuario.

¿Cómo de importante es la gestión documental hoy en día para las empresas?

La gestión documental en una empresa en la actualidad es totalmente necesaria. El correcto tratamiento y descripción de la información y documentación de una empresa, grande o pequeña, ayudará enormemente al éxito de la compañía. Claro está que se necesita profesionales de la información que saquen el máximo partido a ese gestor documental.

¿Todas ellas requieren de un sistema de gestión de documentos?

Sería muy beneficioso que poseyeran un sistema de gestión de documentos, aunque es cierto que muchas de ellas no podrían afrontar el coste de una herramienta potente y con todas las cualidades necesarias para una descripción y análisis correcto de la información.

Es cierto que algunas empresas no pueden afrontar el coste de una herramienta potente de gestión documental

¿Es sólo apta para grandes empresas?

Si en un principio las pequeñas empresas no pudieran acceder por tema económico, la inversión en este tipo de herramientas se reflejaría positivamente en el ROI de la empresa a corto o largo plazo sin ninguna duda.

¿Es seguro tener los documentos en una gestión documental?

Procedemos de una época en que la tranquilidad de la conservación del papel, garantizaba la recuperación de la información. Pero las nuevas tecnologías, el big data, la web semántica, los metadatos, etc., han producido un enorme cambio en el acceso y el uso de los datos. Además, no hay que olvidar los problemas de espacio físico, humedad, temperatura y otros que afectan al documento en formato físico. Por ello, tenemos que ver el potencial que nos ofrece toda la tecnología disponible y cambiar el planteamiento a la hora de la conservación y preservación de los documentos, aunque esto suponga el cambio a lo digital. Teniendo en cuenta todo lo anterior, creo que es más seguro la conservación y preservación de los documentos en un gestor documental. En este sentido, tengo como referentes la Biblioteca Digital Hispánica y la Hemeroteca Digital de la Biblioteca Nacional de España. En ellas, se puede acceder a la documentación digitalizada que además se conserva con todas las garantías de preservación.

Las nuevas tecnologías, el big data, la web semántica, los metadatos, etc., han producido un enorme cambio en el acceso y el uso de los datos

Si tuvieses que decir sólo una ¿cuál es la mayor ventaja de la gestión documental?

El rápido acceso a la información exacta que se necesita en un momento determinado.

¿Y el mayor inconveniente?

La continua mejora de la normalización de las palabras clave y descripciones realizadas para conseguir el acceso a la información pertinente sin ruido documental.

¿Dónde crees que reside el futuro del sector?

En herramientas que sean capaces de indizar y describir someramente documentos digitalizados. El volumen que se alcanzará de documentos digitalizados en la próxima década crecerá exponencialmente gracias a las tecnologías y el profesional de la información deberá gestionar todos esos documentos y parametrizarlos por paquetes o de forma automática sin llegar al análisis individual.

El futuro del sector reside en herramientas que sean capaces de indizar y describir someramente documentos digitalizados

¿A qué retos crees que va a hacer frente a medio plazo?

Indicaría varios:

La rapidez en la recuperación y producción de los sistemas de gestión documental con gran volumen de documentos digitalizados asociados en él.
La mayor calidad posible al visualizar dichos documentos sean del tipo que sean: texto, audio, vídeo, etc.
La implementación con otros softwares para la introducción de metadatos, certificados digitales y otros parámetros.

Un deseo para el futuro del sector…

Que todas las empresas tengan un departamento específico de documentación con profesionales valorados y especialistas en esta materia, con gestores documentales potentes y actualizados, para que se ponga en valor el poder la información y su gestión adecuada, que facilitará el trabajo, mejorará la actividad de dicha compañía y sin duda aportará un beneficio económico.