Conoce los 4 casos típicos en los que la gestión documental es la solución
Quizás alguna vez se te ha presentado alguno de estos cuatro problemas o casos típicos y no has sabido cómo solucionarlos. Hoy en neodoc te contamos los beneficios de la gestión documental en los mismos.
CASO 1: Cuando la empresa gestiona y mantiene información del Cliente.
Con una gestión documental el cliente tendrá acceso a toda su información de forma inmediata, desde su móvil o tablet, en tiempo Real y de forma completamente segura y confidencial. Y es que dicho cliente podrá acceder a través de Internet. (gestión documental en la nube). Asimismo, podrá integrar el sistema de gestión documental en sus procedimientos de trabajo y disponer de un aplicativo que le permitirá utilizar, buscar, gestionar y compartir la información dentro de su empresa de modo ágil.
CASO 2. En la gestión de Expedientes.
Imaginaros el caso de expedientes que incluyen información multiformato y multifuente. Por ejemplo: fax, talones, fotocopias, recibos, documentos ofimáticos, pedidos, albaranes, estadísticas. Todos ellos generados electrónicamente, escaneados o en papel. En este caso, el beneficio de la gestión documental reside en la definición lógica del expediente asociado al cliente, el acceso unificado al conjunto de información y la posibilidad de definir workflows de gestión y operaciones entre departamentos, entre empresa y clientes y entre clientes y empresa.
CASO 3. Cuando es difícil mantener copias de seguridad, duplicados y verificación de integridad del conjunto de información gestionada.
La gestión documental permite el establecimiento en tiempo real de copias sincronizadas del conjunto de información gestionada en distintas ubicaciones físicas. Permite también delegar las tareas de almacenamiento, backup y mantenimiento de repositorios a un «data center» gestionado.
CASO 4. Cuando un mismo documento pertenece o está en uso por diferentes expedientes o clientes.
La herramienta de gestión documental permite la creación de versionado sobre un mismo ítem. Incluso el establecimiento de relaciones jerárquicas entre versiones.
