Conoce los 5 retos del archivo de empresa

Un artículo escrito por Carmen Menchero de los Ríos en www.aunclicdelastic.com.

Menchero habla sobre la situación actual y describe 5 retos que las empresas deben superar. Son los siguientes:

1- La imbricación de las políticas de gestión documental con la estrategia de calidad y seguridad.

2- la integración en los procesos de negocio desde una estrategia trasversal que permita identificar la presencia de activos de información en las distintas operativas, junto con las responsabilidades asociadas a su captura, custodia y consumo.

3- La automatización y control de los procesos de captura. La automatización es vital en términos de eficiencia, casi tanto como la integración de silos de información como pueden ser los registros de entrada y salida de documentos en las organizaciones.

4- La gestión a largo plazo del fondo documental, desde la fase activa de los documentos (con toda la problemática de control de versiones, flujos de aprobación, etc.) hasta la política de retención de evidencias, una vez que el documento adquiere el valor de “record” (integridad, fiabilidad, no repudio, etc.). En resumen, debe determinarse qué conservar, quién debe acceder en cada momento, qué tratamiento corresponde a cada etapa del ciclo de vida, hasta cuándo se custodia y cómo se elimina.

5- La integración con otras soluciones tecnológicas promovidas por los departamentos de TI como las plataformas de firma digital, almacenamiento en cloud, sistemas de autenticación y reutilización de records en fines ajenos a los que se encontraban en su creación.

Podéis leer el post completo aquí.