¿Cuánto vale su información? ¿Cómo le afectan las pérdidas de la misma?
Febrero del 2007: la Oficina Federal de Investigación (FBI) reconocía haber perdido 160 ordenadores portátiles en los 44 meses previos. Al menos diez de ellos contenían información calificada de confidencial, como nombres y datos personales de su personal y otros con información del departamento de lucha contra el terrorismo. Este año en los medios de comunicación hemos conocido casos como el de Wikileaks, el de Snowden…y tiempo atrás, en España, pudimos ver como el incendio de la torre Windsor de Madrid se llevó por delante la documentación de numerosas empresas. ¿Cómo afectan este tipo de pérdidas?, ¿cuánto vale la información de su pyme?
Es Nuria San Servando Hernández, autora de la novena publicación de la Fundación Riojana para la Innovación (FRI), quien trae a nuestra memoria muchos casos y nos hace recapacitar sobre el valor de los datos que se manejan en las empresas. Su libro ‘Gestión documental para pymes. Herramientas y recomendaciones’ quiere «acercar la gestión documental a pequeñas y medianas empresas». «La información es clave, es un intangible y no tiene precio», dice.
Una adecuada gestión documental «optimiza la cuenta de resultados, permite el ahorro de costes, de recursos humanos -en el sentido de que se invierte el tiempo justo en la búsqueda de la información- y ayuda a la toma de decisiones», recalca San Servando.
Como explica la documentalista, posgrado Experto en Gestión de la Innovación y DEA en Metodología de investigación en Biblioteconomía y Documentación: «para tomar una decisión hay que tener todos los datos, recordar errores que se cometieron en el pasado para no repetirlos, recuperarlos de forma rápida y poder consultarlos. Es una necesidad». «Gestionar la información con la que contamos de forma desestructurada dificulta la operatividad», puntualiza.
Consejos y pautas
‘Gestión documental para pymes’ contiene pautas, normas básicas para la gestión documental y su innovación. Acerca al lector a un recurso «clave en el desarrollo de la competitividad y la apuesta por la innovación».
Las Tic’s han multiplicado el volumen de documentos y algunas empresas han implantado aplicaciones para su gestión «de coste exagerado porque no han contado con asesoramiento», apunta la experta. «No se necesitan grandes aplicaciones, sino el estudio del caso de cada pyme y responder a sus necesidades concretas. Para ello hace falta el asesoramiento de una empresa especialista, previo y posterior, que prepare a los trabajadores para que puedan aplicarlo en su día a día», detalla.
¿Sabía que un CD puede tener una vida útil máxima de 40 años?, ¿Y que cerca de las ondas de un ordenador podría perder su contenido en 5? ¿Sabía que muchos de los textos que hoy admiramos, papeles legales y otros escritos podrían no existir sin los cuidados necesarios en unos años? ¿Qué será de las fotos que guardamos en nuestros discos duros?
La innovación en la gestión documental quiere ayudarnos a conservar incluso algo tan básico como nuestra historia.
