Digitalización masiva de papel. Tres procesos a realizar antes de empezar.

Muchas empresas que están pensando actualmente en decir adiós al papel estarán planteándose también cómo pueden digitalizar la enorme cantidad de documentos que tienen en formato papel de la forma más rápida y eficiente posible. Y es que cuando se trata de un volumen grande hay que buscar la solución que mejor se adapte a sus circunstancias.

Procesos de digitalización

Lo primero que hay que plantearse es si es mejor dotarse de los medios técnicos y humanos apropiados o contratar a una empresa especializada en digitalización de grandes volúmenes. La respuesta en este caso dependerá del tamaño y especialidad de la empresa.

Antes de comenzar a diseñar un proceso de digitalización masivo os recomendamos realizar estos tres procesos:

-Preparación y digitalización: Implica un análisis completo de los documentos existentes y de los procesos necesarios para que estos se puedan digitalizar. Es el momento más crítico del proceso y el que más tiempo consume. La extracción de los documentos de las carpetas, la eliminación de grapas, clips, notas pegadas, post-it, y la limpieza general del documento se produce durante esta etapa.

-Clasificación e indexación: La indexación de los documentos es imprescindible para que su localización, una vez convertidos a formato electrónico, sea sencilla y efectiva. Se puede pensar en indexar un documento por un “Título”, y añadirle después otros campos clave de tipo texto, fecha o numérico, para poder localizarlo de una forma sencilla dentro del sistema de Gestión Documental. El software de captura debe incorporar ciertas tecnologías de captura
concretas.

-Almacenamiento y consulta: Ahora debemos decidir en qué plataforma lo vamos a poner a disposición de los usuarios que necesitan consultarlo: ¿en un sistema de gestión documental dentro de nuestra Organización o en la nube
?

Conclusión

La clave para implementar con éxito una solución de digitalización comienza en la etapa de planificación. Si no se planifica bien esta parte los resultados pueden ser decepcionantes. En caso de no disponer de los conocimientos y/o los recursos adecuados, siempre habrá profesionales dispuestos a ayudar con el proceso completo.