Gestión documental en el sector de la construcción

Las empresas de la construcción tiene frente a sí varios retos que se pueden hacer frente con un gestor documental ágil.

Retos de las empresas del sector de la construcción

Las empresas de la construcción tiene frente a sí varios retos que se pueden hacer frente con un gestor documental ágil. Por ejemplo, muchas de ellas, al trabajar en muchas obras diferentes y de forma simultánea, tanto fuera como dentro de España, requieren de un sistema ágil de gestión que les permita la carga masiva de documentos, establecer ciclos de vida de éstos, permisos, gestionar versiones, un sistema de búsquedas potente y acceso web desde el móvil o tablet. Es decir, necesitan una gestión documental que se integrare con sistemas como Presto y Auto CAD para la edición online en ambos.

Son muchas las empresas que aún hoy en día gestionan y controlan todos los procesos documentales de la organización a través de carpetas compartidas, correo electrónico y papel. En estos casos es imperiosa la necesidad de implantar una estrategia de gestión de contenidos empresariales que controle el proceso de las obras desde las primeras tramitaciones hasta los últimos certificados pasando por planos, facturas, e-mails y otros documentos vinculados.

Realizar una obra genera gran cantidad de documentación, tanto técnica (planos, memorias, pliegos…) como administrativa ( ofertas, contrataciones, resoluciones…). Una documentación que las empresas gestionan en muchos casos a través de carpetas de red, papeles e e-mails con el consiguiente riesgo de pérdidas y equivocaciones.

Soluciones específicas para el sector de la construcción

Las empresas de la construcción necesitan soluciones que no les hagan perder ni un ápice de operatividad y que respeten el repositorio de la empresa. La mejor opción es una gestión documental que se integre con su sistema de compartición de archivos, de manera que, a través de ésta, los trabajadores puedan acceder, cumpliendo las políticas de seguridad establecidas, a todas las carpetas, realizar cargas masivas, acceder a ficheros, etc. Asimismo, si el gestor debe incluir un módulo basado en metadatos para la creación de plantillas para las diferentes obras, esto les ayudará a una mejor gestión y reutilización de su conocimiento así como la automatización en el proceso de creación de contenidos.

Para muchas la solución pasa por tener un gestor completo e integrado con su ERP que conste de un servicio de intranet, gestión de correo y gestión documental. A nivel de gestión documental, la solución debe controlar todo el proceso vinculado a la construcción a través de un workflow. La integración del módulo de correo debe permitir la gestión de los correos electrónicos como un elemento más. Asimismo, la aplicación debe hacer posible el acceso vía web a todos los miembros de la empresa (clientes y proveedores) con diferentes perfiles de usuario y que se puedan vincular acciones con todo el ciclo de vida productivo de la empresa, es decir, sus construcciones. El sistema ha de gestionar el nivel de subcontratación, contratos de empresas en obras, contratos de trabajadores en empresas y obras, y todo lo relacionado con los diferentes documentos que deben aportar trabajadores y empresas para cumplir con lo que la ley estipula.

Casos de éxito

Bonifacio Solís con la gestión documental ganó en operatividad, agilidad y comodidad en su día a día gracias al acceso web y móvil, a la edición online con Presto y con Auto CAD y gracias a la carga masiva de documentos. Además, la empresa vio incrementados sus niveles de seguridad, ya que, a través de neodoc, los trabajadores pudieron acceder a sus carpetas respetando todos los niveles de seguridad establecidos previamente.

SEDES era consciente de la necesidad de implantar una estrategia de gestión de contenidos empresariales que controlase el proceso de las obras desde las primeras tramitaciones hasta los últimos certificados pasando por planos, facturas, e-mails… La gran aceptación de neodoc viene determinada principalmente por la optimización en los tiempos de implantación y una importante reducción de los costes asociados al proyecto que permite el ahorro de muchísimas horas de trabajo al personal administrativo y un gran automatización de los procesos.

OCA
consigue con neodoc la automatización de los procesos, la optimización de los tiempos y, sobre todo una mayor accesibilidad, gracias a la cual el acceso a la información es más ágil y óptimo.