La mejor manera de elegir un gestor documental es pensando en lo que se necesita, mirando lo que no os ofrece el mercado y escogiendo lo que se adecue a nuestra circunstancias

Hoy hablamos con Carlota Bustelo Ruesta, consultora independiente especializada en gestión de la información y la documentación con más de 30 años de experiencia en la consultoría. Ha dirigido numerosos proyectos de consultoría en el campo de la gestión documental, la organización de contenidos y diseño de sistemas de información tanto en España, como en otros países (especialmente Latinoamérica), temas sobre los que ha publicado diversos artículos en congresos y revistas profesionales. Desde 2011 emprendió su tercer proyecto empresarial como Consultora independiente. Se ha especializado en la aplicación de tecnologías informáticas al tratamiento de la información y la documentación y en integración de los requisitos documentales y de gestión de la información en los procesos de negocio y actividades habituales de las organizaciones, ofreciendo también asesoría sobre estructuras organizacionales, y planes de formación y de gestión del cambio. Desde el 2003 es miembro del Comité Técnico Nacional de AENOR para Información y Documentación (CTN 50), de cuyo Subcomité 1. “Gestión de Documentos y aplicaciones” es actualmente la Presidenta. Actúa también como jefe de la delegación española en las reuniones del TC46/SC11 Archives/Records Management de ISO y es coordinadora del grupo de trabajo que desarrolla la familia de normas ISO 30300 Sistema de gestión para los documentos.

1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?

Salvo en algunos sectores, como el bancario o en el transporte, donde en las relaciones con los clientes se vieron rápidamente las ventajas de la transformación digital, en nuestro entorno, es la administración pública la que lidera en gran parte el proceso de transformación digital. Las relaciones con la administración, que ya no pueden ser más que por medios electrónicos, serán una de las claves de la transformación digital en el sector privado. Otra de las claves, si hablamos del sector privado será la eficiencia que puede aportar para conseguir mayores márgenes o beneficios.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

Hacer las cosas con visión estratégica, planificando y evaluando los resultados conseguidos. Es imprescindible también el liderazgo de la alta dirección, pues cambiar la forma de trabajar nunca es fácil en ningún entorno.

Las relaciones con la administración serán una de las claves de la transformación digital en el sector privado

3- ¿Cuál es el indicador clave de que una empresa necesita una gestión documental? ¿Cuáles dirías que son los síntomas de una deficiente gestión documental?

Todas las organizaciones tienen una “gestión documental”. Las organizaciones no saben otra forma de guardar evidencias de sus acciones y decisiones. Lo que pasa es que esta gestión puede ser regular, mala o incluso malísima. Todas las organizaciones pueden mejorar su gestión documental. Los síntomas dependen de cada organización, pero a mí hay uno, que aunque común, no deja de sorprenderme: cuando la organización utiliza ordenadores para crear sus documentos que luego imprime cuidadosamente para luego escanearlos y volverlos a meter en el sistema informático. Si además el escaneo se produce en varios puntos del proceso sobre el mismo documento se está haciendo una gestión documental muy deficiente.

4- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?

Sin duda. Personas que utilizan el ”Smartphone” para todo y han aprendido a hacerlo en muy poco tiempo están perfectamente preparadas para trabajar en un entorno de oficina sin papel.

La gestión documental en las empresas puede ser regular, mala o incluso malísima. Todas las organizaciones pueden mejorarla

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Que consiste en escanear documentos.

6- La oferta de softwares de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Cómo elegir un programa de gestión documental?

Cada caso y cada organización tienen sus necesidades, sus circunstancias y su presupuesto. Por lo tanto teniendo en cuenta esto tendrán que elegir la mejor solución. La mejor manera de elegir un programa es pensando en lo que se necesita, mirando lo que no os ofrece el mercado y escogiendo lo que se adecue a nuestra circunstancias.

Cuando uno contrata un servicio cloud debe leer la “letra pequeña del contrato”

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

Es una modalidad que tiene sus características y sus ventajas e inconvenientes, pero que sin duda se está imponiendo pues las organizaciones por si solas no son capaces de tener la capacidad de procesamiento que requieren. Cuando uno contrata un servicio cloud debe tener muy claro que es lo que contrata, el nivel de servicio que se ofrece y haber previsto las posibles circunstancias y riesgos. Lo que en lenguaje de la calle se llama la “letra pequeña del contrato”. Hay ya mucha literatura de buenas prácticas en este sentido sobre el cloud en general y la gestión documental no es una excepción.

8- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?

Las habilidades adquiridas en los medios sociales deberían poder aplicarse en los entornos de trabajo internos de las organizaciones. Todavía hay una barrera importante, pero también algunas iniciativas que tratan de romperla.

9- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

Tendremos que aprender a usar las técnicas y procesos de gestión documental en la gestión de los datos.