No todos podemos ni estamos preparados para conseguir la oficina sin papel
Hoy hablamos con Jesus Cabañas Moreno Director General IBERIA, PFU (EMEA) Fujitsu. Más de 20 años ligado al mundo de la gestión documental y siempre asociado a las tecnologías de digitalización. Con una cuota de más del 50% en la venta de escáneres y un claro dominio del mercado en facturación e innovación, ha dotado de escáneres, a través de su canal de distribución, a la mayor parte de las entidades públicas y privadas de España.
1- ¿Cuáles son las claves de la transformación digital de las empresas?
La clave está en hacer una adecuada gestión del cambio, nosotros hablamos siempre del “mind the digital-gap” para poner el énfasis en las tecnologías que son necesarias para poder cubrir la brecha digital entre aquellos clientes anclados en el uso del papel y los nuevos procesos digitales. Si no hacemos una adecuada gestión del cambio, nos podemos encontrar con el problema de desconectar de nuestros clientes e incluso poner en peligro la subsistencia del negocio.
2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?
Muchas veces, en el mundo de la Gestión Documental, se busca simplemente cumplir con los requisitos legales, perdiendo de vista que el mayor beneficio de ésta reside en su eficiencia operativa. Un ejemplo muy claro lo encontramos en las oficinas bancarias, donde muchas de ellas utilizan escáneres Fujitsu en las mesas de atención para digitalizar todo tipo de documentación proveniente de los clientes (Talones, DNIs, Nóminas, escrituras, etc). Así, con sistemas de reconocimiento e indexación automática, se agiliza la labor del personal y se mejora la experiencia del usuario, lo que se materializa en una reducción del coste y un incremento de los clientes.
El mayor beneficio de la gestión documental reside en su eficiencia operativa
3- ¿Estamos preparados para la oficina sin papeles?
No todos estamos preparados, volviendo al concepto del “mind the digital-gap” nos encontramos ejemplos de pymes y despachos profesionales donde todavía algún abogado tiene “Máquina de escribir”, sí ha leído bien. En este caso, es la figura del procurador la que cubre este “GAP- DIGITAL”. No tengo la menor duda de que casos como el descrito nunca llegarán a vivir de primera mano la oficina sin papel ya que, entre este extremo y una empresa digitalizada, hay mucho camino por recorrer. Es por ello que, en lugar de considerar la oficina sin papel como un objetivo, veo mucho más realista entenderlo como un concepto de “Less Paper VS Paperless” (Menos papel frente a sin papel) que es el más extendido en los foros.
En lugar de considerar la oficina sin papel como un objetivo, veo mucho más realista entenderlo como un concepto de “Less Paper VS Paperless”
4- ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?
Muchas mentiras me he encontrado a lo largo de la vida pero voy a mencionar las más recurrentes: “Todos podemos conseguir la oficina sin papel”: no debemos olvidar que actualmente vivimos en un mundo muy orientado al proceso en papel y su legitimidad. “Digitalizar te ahorra tiempo”: esta frase no es una mentira en sí pero sí lo es en un entorno donde no se tienen las herramientas adecuadas. Voy a poner dos ejemplos de empresas que no han conseguido ahorrar tiempo porque no han utilizado la tecnología de captura adecuada.
– LEXNET: por Ley, todos los procuradores se ven obligados a digitalizar. La mayoría piensa que con cualquier multifuncional pueden realizar esta tarea y se encuentran con herramientas que son lentas, no garantizan la integridad e incluso obligan a presentar los archivos de forma presencial porque no cumplen con los requisitos de la herramienta. A estos procuradores no les digas que digitalizar ahorra tiempo.
– BANCA: cuando se obliga a digitalizar y no se proporcionan los medios necesarios, esta tarea no supone ningún beneficio para el operario y, como consecuencia de ello, genera rechazo. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, se puede ganar eficiencia operativa e invertir lo que a priori se presentaba como una situación negativa. Cuando vea un escáner Fujitsu en alguna oficina bancaria, sólo tiene que preguntar a los empleados de la misma si están contentos, los mejores agentes comerciales de nuestros productos son, sin duda, nuestros clientes.
5- ¿Qué tenemos que pedirle a una gestión documental? ¿Qué debemos tener en cuenta para elegir el software adecuado?
Lo primero que necesitamos es realizar un análisis de qué es lo que pretendemos conseguir, el alcance de la solución que estamos buscando. Muchas veces lo que se necesita es cubrir un determinado proceso de negocio y no se requieren grandes despliegues. En otras ocasiones, las empresas necesitan una gran plataforma que cubra workflows, versionado, gestión multicanal de la captura, etc. Pero es muy importante tener claro lo que se espera de la plataforma y no matar moscas a cañonazos, he visto grandes empresas invirtiendo muchísimo dinero en licencias que nunca fueron amortizadas. Nuestro canal de distribución está plagado de partners de confianza que pueden asesorar a la hora de elegir la solución, mi recomendación es que acudan a ellos. La otra recomendación que hago es revisar las mejores prácticas en su sector y ver que están utilizando compañías similares.
Para elegir bien una gestión documental hay que tener claro lo que se espera de la plataforma y no matar moscas a cañonazos
6- En un mundo cada vez más social y en donde se lleva el compartir… ¿Cómo afecta lo social a la gestión documental?
Lo que no está indexado no existe… ésta es la consigna básica en la transformación digital, en la medida que esta información esté disponible, podrá ser compartida. Por lo tanto, la primera vertiente de la pregunta está asociada a la generación de documentación y su disponibilidad. Por otro lado, los documentos o la información que proviene de las redes sociales deben pasar a formar parte de los documentos corporativos enriqueciendo el ecosistema documental. A modo de ejemplo, Twitter se ha convertido en un medio válido para la gestión de reclamaciones y son las plataformas las que deben incorporar toda esta información, lo que aumenta sensiblemente la cantidad y la riqueza del contenido en los
sistemas de gestión documental.
7- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector
Todo a la nube, hiperconectividad e hiperaccesibilidad.
