Para rentabilizar gestión documental hay que evitar la doble gestión: en papel y digital

Hablamos con Miguel J. Jiménez (@mjim79), desarrollador y analista orgánico en Aytos, compañía de referencia en el desarrollo e implantación de soluciones de gestión y administración electrónica para las entidades públicas que forma parte del Grupo Berger-Levrault, multinacional dedicada a ofrecer software, servicios, consultoría, formación y libros de referencia, destinados a las AA.PP. y los sectores de la Sanidad y Educación. Con más de 45000 clientes y cerca de 1400 empleados, está presente en Francia, Canadá, Bélgica, Marruecos y en España a través de Aytos.

Pequeña Bio:  Miguel es Ingeniero Técnico en Informática de Gestión (Universidad de Málaga), Diplomado en Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto (Fundación de las Ciencias de la Documentación), y Oracle Professional, Java SE 6 Programmer. Diez años de experiencia en Aytos en el desarrollo de soluciones de gestión documental, administración electrónica y BPM para la administración pública local. Ha realizado colaboraciones técnicas puntuales con el colectivo ciudadano OpenKratio, que se esfuerza en inculcar en la sociedad los principios del Gobierno Abierto y del Open Data.

1- Buenos días, Miguel ¿Cuáles crees que son las claves de la transformación digital en las Administraciones Públicas?

A diferencia de la empresa privada, donde cada organización, dependiendo de su cultura y su tamaño, irá avanzando a un ritmo u otro en el proceso de transformación digital, en las AA.PP. el camino está bastante dirigido a través de la legislación. La Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos fue muy importante para poner el foco en la administración electrónica y marcar un objetivo claro: facilitar al ciudadano y a las empresas la relación con la Administración. En este mes de octubre de 2016, esta ley deja paso a otras dos que acompañarán a las AA.PP. en el proceso de transformación digital: la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público. Ambas leyes apuntan hacia el funcionamiento interno de la Administración y, desde mi punto de vista, es un acierto ya que es requisito indispensable tener unos procesos internos bien definidos, eficaces y eficientes para poder ofrecer al ciudadano y a las empresas unos servicios electrónicos sencillos y de calidad. Además de la obligación legal, hay que destacar también que existe una demanda ciudadana, una presión social y un entorno global que empujan a muchas entidades a profundizar en este proceso de transformación digital.

2- ¿Cuál crees que es la clave para rentabilizar al máximo la gestión documental?

La clave es evitar la doble gestión: en papel y digital. Y para ello será necesaria la implantación, en todos los procesos y a todos los niveles, de la entidad. Es un camino complicado en el que la gestión del cambio asumirá un papel fundamental y donde puede ser de gran ayuda el BPM. Hacer el esfuerzo de desgranar al detalle los procesos internos de una entidad para automatizarlos con un sistema BPM puede ser una buena manera de, por un lado, ir implantando procesos en varias etapas y, a la vez, implicar a las personas vinculadas a cada uno de los procesos progresivamente.

Existe una demanda ciudadana, una presión social y un entorno global que empuja a muchas entidades a profundizar en el proceso de transformación digital

3- ¿Consideras que en las Administraciones Públicas, al igual que en la empresa privada, es necesaria la gestión documental?

Como he comentado antes, desde la Ley 11/2007 y ahora con las leyes 39 y 40/2015, se obliga a las entidades a ofrecer servicios a través de la administración electrónica y para ello es necesaria la gestión documental. Además de esto, la Ley 19/2013 de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, junto con la creciente demanda por parte de la ciudadanía de una gestión pública más transparente y participativa, también condiciona a los organismos públicos a tener una gestión documental implementada, ya que es la base sobre la que cimentar cualquier política de publicación de información, ya sean los documentos propiamente dichos o datos asociados tanto a documentos como a los procesos de los que forman parte (datos abiertos).

4- ¿Están nuestras Administraciones Públicas preparadas para la gestión “cero papel”?

Sí. Técnicamente sí. Es, sin duda, uno de los grandes objetivos de las leyes 39/2015 y 40/2015, que obligan a que todo trámite con la Administración Pública sea electrónico. Veremos en los próximos meses cómo nuestras entidades públicas recorren el camino hacia el funcionamiento íntegramente electrónico. El gran reto, o la mayor dificultad, la encontraremos en la gestión del cambio para que las entidades sean capaces de adaptar sus estructuras y su funcionamiento interno. Hay mucho trabajo por hacer: pedagogía, recursos que destinar, y un liderazgo firme serán fundamentales.

Para llegar a la oficina sin papel hay mucho trabajo por hacer: pedagogía, recursos que destinar, y un liderazgo firme serán fundamentales

5- Vamos a contar mentiras… ¿Cuál es la mentira más extendida sobre gestión documental?

Mentira nº 1: que se implanta fácilmente, en poco tiempo, como cualquier otro software vertical. No se tiene la conciencia del alcance y del carácter estructural y horizontal a toda la organización. Mentira nº 2: que te revuelve los problemas internos de funcionamiento por no tener los procesos bien definidos y acotados. Seguramente una buena herramienta de gestión documental, junto con un buen proyecto de implantación, te ayude a detectar esos problemas, pero arreglarlos por sí misma…

6- La oferta de software de gestión es amplia y variada, pero… ¿Vale cualquiera?, ¿qué tenemos que pedirle a una gestión documental?

A un buen software de gestión documental tenemos que pedirle que sea interoperable. La capacidad de integración de una plataforma de gestión documental con otros sistemas es un elemento clave para la total implantación del mismo y para la obtención de un valor añadido en los procesos de una entidad. Cualquier software “vertical” de la entidad necesitará buscar documentos, almacenar los documentos que el propio programa genera, obtener copias, firmarlos, etc. Un software de gestión documental deberá facilitar estas relaciones con cada uno de los sistemas de la entidad, y deber proveer características que permitan la conectividad con cualquier servicio, interno o externo, sea cual sea la tecnología con la que esté implementado. También puede ser un factor decisivo la flexibilidad para la gestión de archivo y la incorporación de cuadros de clasificación.

A un buen software de gestión documental tenemos que pedirle que sea interoperable

7- Cloud computing y gestión documental ¿A favor o en contra?

A favor. Cada entidad tendrá que valorar, atendiendo a diversos factores clave (tamaño de la entidad, volumen de documentos que gestiona, capacidad técnica, etc.), si decide contratar servicios en la nube para la gestión total o parcial de sus documentos. En cualquiera de los casos, nuestro software de gestión documental tendrá que adaptarse para ofrecernos todas sus características y ventajas delegando en la nube parte de su tarea, pero manteniendo toda la potencia con respecto a la gestión diaria de cada usuario y las integraciones entre los diferentes sistemas de la entidad. Un buen ejemplo de cloud computing y gestión documental que cada vez más entidades públicas están usando es Archive, un servicio de archivo electrónico de documentos y expedientes electrónicos que ha desarrollado la Administración General del Estado.

8- Dime una sola tendencia de futuro que crees que marcará el camino del sector

Software as a Service (SaaS). La Administración Pública, y concretamente la local, que es la que mejor conocemos en Aytos, va un paso por detrás con respecto a la empresa privada en lo que a oferta y demanda de software como servicio se refiere. Junto con el cloud, pueden suponer un importante ahorro. También hay que destacar, que especialmente en entidades locales pequeñas que no disponen de capacidades de personal o de infraestructuras, pueden suponer el acceso a servicios tecnológicos avanzados y de calidad que por la vía tradicional serían inalcanzables para este tipo de entidades.