¿Pensando en implantar una gestión documental? 5 claves para elegir

Hoy en día existen multitud de opciones en el mercado relativas a la gestión documental y es importante saber cuál nos será de más utilidad en el día a día de nuestra empresa. Para ayudarte a elegir, te damos estas 5 claves.

-El gestor documental ha de ser completo. Algunos gestores documentales ofrecen sólo la parte de captura (digitalización) y otros la parte de gestión (ECM). Lo ideal es que realice todo el ciclo de vida del documento: capturar, gestionar y entregar.

-Que disponga de un buscador potente te permitirá encontrar un documento introduciendo múltiples criterios de búsqueda. Introducir etiquetas o tags, en los documentos te será de gran utilidad en la búsqueda y organización.

-Otro de los requisitos importantes es el sistema de versiones, que nos ayudará a mejorar el uso que hacemos de un documento mientras está vivo, en creación. Muchas veces pensamos en el gestor documental como algo que nos ayuda para el archivo y organización, pero también debemos aprovechar sus funcionalidades cuando estamos trabajando el documento, y las partes implicadas realizan cambios en el mismo, de manera que podamos comparar versiones, ver los cambios de forma sencilla, etc.

-Es importante que se puedan establecer flujos de trabajo (workflow) a través de los cuales se definan acciones. Es decir, si a través de este gestor podemos incluir la solicitud de vacaciones debería llegarle un correo electrónico a nuestro responsable del departamento que debe autorizarlas avisándole de la solicitud. Poder definir los flujos de trabajo ayudará a amortizar rápidamente la inversión realizada en el gestor documental puesto que mejora mucho la productividad. (aprobar – rechazar – revisar – etc.)

-Ha de ofrecer comentarios y avisos, que es una parte crucial para aligerar la comunicación en nuestra empresa. Los comentarios que se añadan llegarán a los interesados o responsables del documento.