¿Qué es la gestión documental y para qué sirve?
La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización (emails, PDFs, Words, planos, audios, vídeos, etc.). No existen dos organizaciones idénticas, por lo que la gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:
- Recuperar la información
- Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
- Eliminar los que ya no sirven
- Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
Con toda esta documentación en el sistema, podemos hacer que éste reparta las tareas a los diferentes usuarios, con flujos de trabajo digitales, que permiten una mayor rapidez, eficiencia y seguridad en los procesos de la organización.
La gestión documental digital replica digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad, eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. Con este sistema conseguimos hacer los procesos de nuestra oficina automáticos y digitales.
La gestión documental digital no sólo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y ofrecer a sus clientes un mejor servicio. Aumenta la productividad y reduce costes. Algunas de las tareas que la gestión documental puede hacer más eficientes son la importación y almacenamiento de documentos, las búsquedas de información y los flujos de trabajo.
Varias son las ventajas de integrar un sistema de gestión documental en los procesos de trabajo habituales de una empresa, aunque algunas de las más destacables son:
- Reduce y ahorra tiempo
- Optimiza recursos
- Seguridad, rapidez y agilidad
- Mejora la imagen corporativa de la empresa
- Contribuye a la conservación del medio ambiente
