RATIOS DE ARCHIVOS 2. Búsqueda de valores

Jano Archivos y Gestión nos trae la fórmula para controlar el funcionamiento del Sistema de Archivos de forma global, detectar desviaciones, y defender de forma clara y transparente la rentabilidad económica de los documentos que lo forman.

¿Cómo fijamos los valores? Tenemos la solución

En el post anterior estuvimos comentando la necesidad y oportunidad de fijar unos valores a las ratios de los principales procesos de un Sistema de Archivos y las ventajas que eso nos podría reportar de cara a terceros, valores que por otra parte que nos facilitarían datos objetivos, concretos, pertinentes y comprensibles. Pero inmediatamente nos surge la siguiente cuestión a definir; ¿Cómo fijar esos valores?, dicho de otra forma, ¿Cómo podemos establecer de forma objetiva un límite para admitir que los valores son aceptables o dejan de serlo para el funcionamiento del Sistema de Archivos (SA)?

Podríamos abordar este problema por partes, asignando valores límites admisibles a los distintos procesos. ¿Pero bajo qué criterios?, ¿consensuados?, ¿arbitrarios de parte?… Por ejemplo, ¿podemos establecer que el tiempo límite de servir la documentación en consulta es de 6 minutos? En principio podemos asumir este valor de 6 minutos en base a que en un archivo concreto, bajo unas circunstancias concretas este es el tiempo medio requerido para sacar la documentación del depósito y dejarla en la mesa del usuario o su terminal por correo electrónico.

¿Pero qué pasa si cambia la ubicación del depósito?, ¿y si los usuarios cambian de edificio o van a una planta más alejada del archivo? y lo peor que puede ocurrir, un “responsable autorizado” nos marca arbitrariamente un cambio a la baja de valores claramente inalcanzables inferior a los 6 minutos.

Nos encontramos en el día a día escenarios que pueden de continuo variar o evolucionar, y que implican una actualización continuada de los valores para cada proceso del SA.

En contra de una solución parcial, que puede ser perfectamente válida, nosotros apostamos en su día por una solución global de referencia para el establecimiento de valores límites del modelo de gestión, y que vamos a intentar brevemente a explicar su justificación.

Nuestros argumentos

Hacer el archivo más eficaz y efectivo

Se entiende que los Sistemas de Archivos en los que estamos trabajando son un sistema de activos y procesos orientados a la guarda, conservación y acceso de la documentación de una o varias entidades. Los fines de un archivo no pretendemos analizarlos aquí en profundidad, pero sí que nos vamos a centrar en uno de ellos, que es el más inmediato y visible para los usuarios y que es un elemento crítico que justifica la existencia misma de la gran mayoría de los archivos actuales, esto es el acceso a los documentos del mismo. Si en todos los procesos del SA definimos sus valores para el cumplimiento óptimo de este objetivo, estaríamos orientando y alineando todos los actores y activos al núcleo crítico y que justifica el mantenimiento del archivo, para hacerlo más eficaz y efectivo conforme a las necesidades de sus usuarios o, como se define en los sistemas de calidad, sus clientes.

Hacer más visible la rentabilidad

Pero tenemos otra razón para tomar esta decisión, desde nuestra experiencia y a la hora de dar debida cuenta de nuestras actuaciones y gestiones realizadas, se hace más visibles y comprensibles la rentabilidad resultante de nuestros servicios tanto en entidades públicas como privadas, incidiendo especialmente en los beneficios que ha supuesto la disponibilidad de los documentos consultados para la organización, mejoras en la eficiencia del trabajo y ahorros económicos que ha supuesto la inversión en nuestros servicios. Todos entendemos que los documentos son la salvaguarda de derechos y gestiones de la entidad que los produce y posee, lo único que debemos hacer en descubrir el valor que ha supuesto para su titular.

Nuestra propuesta: una fórmula

Estos dos argumentos, expuestos aquí muy sucintamente y con las naturales limitaciones que se dan en cada caso concreto, son los que nos hacen proponer el empleo de una formula en la que basar el modelo de operaciones para el tratamiento de los documentos de un Sistema de Archivos, y que nos permite establecer prerrequisitos y valores de operatividad y eficacia para los distintos procesos y activos, adaptándolos a los recursos disponibles y a la importancia de los documentos que sean tratados.

Con dicha fórmula, que a continuación vamos a avanzar, nos permite controlar el funcionamiento del Sistema de Archivos de forma global, detectar desviaciones, y defender de forma clara y transparente la rentabilidad económica de los documentos que forman el archivo.

Queremos desde aquí compartir nuestra propuesta a todo profesional de la archivística que quisiera emplearla, y que la expresamos de la siguiente manera;

En otras palabras, los costes asociados al archivo un deben ser mayores en un 15% a los beneficios que reporta la documentación consultada.

Siendo:

CD; Los costes asociados a la descripción de la documentación, adquisición de software y sus licencias, digitalización, mano de obra, etc.

CC; Los costes asociados al acceso a los documentos, tiempo empleado, costes de personal y recursos, etc.

CCT; Los costes que a lo largo del tiempo se puedan repercutir a la conservación de los documentos, alquileres, mobiliario, costes de mantenimiento de locales, climatización, medidas de seguridad, etc.

VDc; Valor de los documentos sacados por los usuarios para su empleo, es decir, el beneficio que ha reportado a la organización o el daño que le ha evitado por el simple hecho de disponer del mismo y esgrimirlo para salvaguarde de sus derechos y testimonio fehaciente de gestiones realizadas.

NOTA del autor; A fecha de hoy desconocemos si por alguna organización o particular se ha llegado a estas mismas conclusiones o parecidas, pero sí podemos afirmar que llevamos más de diez años aplicando esta fórmula para definir nuestro modelo de operaciones de manera muy satisfactoria.