¿Sabes cuántas horas se dedican en tu empresa a una tarea concreta? Gestión documental de proyectos
La gestión documental de proyectos sirve para poner en marcha y gestionar el ciclo de vida completo de un proyecto así como el de los documentos que los componen. Se trata de una solución específica a una problemática concreta que afecta en especial a empresas que trabajan por proyectos: empresas de la construcción (gestión de obras), ingenierías, empresas de consultoría, etc.
En definitiva, la gestión documental de proyectos es ideal para aquellas empresas que gestionan grandes depósitos de conocimiento, ya que les proporciona un asistente de creación de proyectos en el que se archivan todos los datos de trabajos pasados que, más adelante, al elaborar un nuevo proyecto, se pueden reutilizar y aprovechar. Se trata de un paso muy importante hacia la gestión eficiente del conocimiento, ya que hace que el Know-how individual y a veces tácito, pase a ser estructurado, almacenado, rescatable y por tanto reutilizable por cualquier persona.
La gestión documental de proyectos te permite realizar la gestión de tareas y de subtareas de un proyecto y la gestión de recursos (personas, presupuestos, materiales, etc), gracias a lo cual podrás saber en todo momento cuántas horas has dedicado a una tarea concreta (incluye un interfaz de imputación de horas), cómo se encuentran los plazos de entrega, el presupuesto, etc. Por otro lado, te permite establecer los estados (workflow) de un proyecto (preventa, ejecución, aprobado, etc) y generar plantillas con una estructura personalizada para cada tipo de proyecto que, más tarde, podrás reutilizar y estandarizar. Y, por último, podrás generar roles y permisos para las personas que participan en un proyecto concreto.
Que el conocimiento de una empresa se comparta y fluya es uno de los objetivos principales de la gestión documental de proyectos, ya que el sistema busca un reaprovechamiento y una gestión eficiente del conocimiento, es decir, que se puedan reutilizar y estandarizar tanto los documentos utilizados en un proyecto así como las estructuras de gestión del mismo.
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