¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental en las empresas?
A estas alturas, muchos ya sabemos que la gestión documental es una parte importante de la empresa, pero aún hay un muchas empresas que no la consideran tan vital, y además lo ven cómo un coste añadido no necesario. Esto se debe a que aún no conocen sus beneficios, por eso, en este post de hoy, explicamos cuáles son las ventajas de la gestión de documental dentro de una empresa.
La gestión documental consiste principalmente en:
– Controlar los documentos que entran y salen y su gestión dentro de la empresa.
Ya sabemos que dentro de una empresa se trabaja con muchos documentos y datos personales, por este motivo, una correcta gestión documental de todo este “papeleo” es sumamente importante. Toda esta gestión se puede hacer fácilmente gracias a un software de gestión documental, con el que conseguiremos cambiar el día a día de la empresa, con un ahorro de tiempo y dinero importante, además de las múltiples ventajas que supone.
Ahorro de tiempo, supone ahorro de dinero para las empresas, por eso el tiempo es tan importante, si se ahorra por un lado, se puede utilizar para otras cosas más útiles. Al tener todos los documentos controlados dentro de un software, permite una recuperación selectiva y rápida de los mismos. De esta manera, se consigue tener el documento que se quiera en el momento en que se necesita. Además, al estar dentro de un mismo sistema, permite la posibilidad de utilización, difusión e intercambio cuando sea necesario.
Otra de las ventajas de la correcta gestión documental, es la influencia que tiene en la toma de decisiones, obtener la información que se requiere cuando se necesita, ayuda a decidir sobre un tema mucho más rápido. No se necesita que una persona autorizada se desplace hasta dónde tengamos archivados los documentos y busque el que se requiere cada momento.
Para un mayor detalle, a continuación, os enumeramos las ventajas y beneficios
que implica trabajar con un sistema de gestión documental:
• Facilidad de recuperación y rápido acceso a la información
• Mayor accesibilidad a la documentación de la empresa
• Uso compartido, recurso para todos
• Ahorro en copias, duplicados: Ahorro de tiempo y dinero
• Menos espacio para el almacenamiento
• Menor necesidad de traslado de los documentos
• Uso racional de los recursos
• Mayor control de la gestión
• Mayor productividad
• Mejora en los procesos
• Mayor seguridad de los documentos
La gestión documental puede parecer un coste, pero, a medio plazo, supone una inversión más que un gasto, ya que pasado algo de tiempo se ven las ventajas que supone para la empresa, por eso lo convierte en una acción necesaria en todas las empresas.
